Công văn 9940/TPHCM-QLDN3 vừa được Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 24/7/2026, đề nghị người nộp thuế thực hiện nộp các loại hồ sơ khai thuế qua phương thức điện tử thay vì nộp trực tiếp bằng giấy. Văn bản ra đời trong bối cảnh Luật Quản lý thuế 2025 和 Thông tư 89/2026/TT-BTC vừa có hiệu lực, thiết lập khung pháp lý mới cho toàn bộ hoạt động giao dịch thuế điện tử tại Việt Nam.
Đây là bước cụ thể hóa chủ trương số hóa công tác quản lý thuế của ngành thuế TP.HCM, tác động trực tiếp đến hàng trăm nghìn doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh đang có nghĩa vụ kê khai trên địa bàn. Theo góc nhìn từ MAN – 会计师大师网络, đơn vị tư vấn thuế với hơn 30 năm kinh nghiệm thực tế tại Việt Nam, việc nắm đúng nội dung công văn này giúp doanh nghiệp tránh bị chậm trễ hồ sơ và giảm thiểu rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.
Tóm tắt trọng tâm về Công văn 9940
- Công văn 9940 là văn bản do Thuế TP.HCM ban hành ngày 24/7/2026, đề nghị người nộp thuế chuyển sang nộp hồ sơ khai thuế bằng phương thức điện tử.
- Căn cứ pháp lý: Luật Quản lý thuế 2025 và Thông tư 89/2026/TT-BTC.
- Đối tượng áp dụng: Toàn bộ người nộp thuế (doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân) có phát sinh hồ sơ thuế thuộc phạm vi quản lý của Thuế TP.HCM.
- Phạm vi: Bao trùm các loại hồ sơ thuế theo khoản 9 Điều 4 Luật Quản lý thuế 2025, từ hồ sơ đăng ký thuế đến hồ sơ hoàn thuế, miễn giảm thuế.
- Kênh thực hiện: Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin quản lý thuế, hệ thống của tổ chức T-VAN theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.
Công văn 9940 là gì? Định nghĩa và bối cảnh pháp lý
Công văn 9940 là văn bản hành chính do Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm đề nghị, hướng dẫn người nộp thuế trên địa bàn chuyển đổi sang nộp hồ sơ khai thuế bằng phương thức điện tử. Văn bản mang số hiệu 9940/TPHCM-QLDN3, ban hành ngày 24/7/2026, thuộc nhóm công văn hướng dẫn nghiệp vụ chứ không phải văn bản quy phạm pháp luật mới.
Nội dung công văn dựa trên hai nền tảng pháp lý chính: Luật Quản lý thuế 2025 và Thông tư 89/2026/TT-BTC. Đây là điểm quan trọng mà nhiều kế toán cần lưu ý, vì bản thân công văn không tự đặt ra quy định mới mà chỉ nhắc lại, đôn đốc thực hiện nghĩa vụ đã được luật và thông tư quy định từ trước.
Căn cứ pháp lý cụ thể của Công văn 9940
Công văn dẫn chiếu khoản 9 Điều 4 và điểm a khoản 2 Điều 5 Luật Quản lý thuế 2025 để xác định phạm vi hồ sơ thuế, đồng thời viện dẫn điểm a khoản 1 Điều 7 và điểm a khoản 1 Điều 9 Thông tư 89/2026/TT-BTC để làm rõ nghĩa vụ giao dịch điện tử. Khoản 9 Điều 4 liệt kê đầy đủ các loại hồ sơ thuế, từ hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ miễn giảm thuế cho đến hồ sơ hải quan.
Phạm vi đầy đủ của hồ sơ thuế theo khoản 9 Điều 4 Luật Quản lý thuế 2025
Đây là phần nhiều kế toán bỏ sót khi đọc Công văn 9940, vì thường chỉ hiểu “hồ sơ thuế” là hồ sơ khai thuế định kỳ. Trên thực tế, khoản 9 Điều 4 Luật Quản lý thuế 2025 quy định khái niệm này bao trùm rất nhiều loại hồ sơ, cụ thể gồm:
- Hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ khai khoản thu khác.
- Hồ sơ nộp thuế, hồ sơ nộp khoản thu khác.
- Hồ sơ gia hạn nộp hồ sơ khai thuế, hồ sơ gia hạn nộp hồ sơ khai khoản thu khác.
- Hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ hoàn khoản thu khác.
- Hồ sơ miễn thuế, hồ sơ miễn khoản thu khác, hồ sơ giảm thuế, hồ sơ giảm khoản thu khác.
- Hồ sơ không chịu thuế, hồ sơ không thu thuế.
- Hồ sơ khoanh tiền thuế nợ, hồ sơ xóa tiền thuế nợ.
- Hồ sơ miễn tiền chậm nộp, hồ sơ miễn tiền phạt, hồ sơ không tính tiền chậm nộp.
- Hồ sơ gia hạn nộp thuế, hồ sơ gia hạn nộp khoản thu khác, hồ sơ gia hạn nộp tiền thuế nợ.
- Hồ sơ nộp dần tiền thuế nợ và hồ sơ hải quan.
Như vậy, khi Công văn 9940 đề nghị nộp hồ sơ khai thuế qua phương thức điện tử, phạm vi thực chất áp dụng cho toàn bộ nhóm hồ sơ nêu trên, không chỉ riêng tờ khai thuế hàng tháng, hàng quý.
Nội dung quản lý thuế theo Điều 5 Luật Quản lý thuế 2025 liên quan gì đến Công văn 9940?
Điểm a khoản 2 Điều 5 Luật Quản lý thuế 2025, căn cứ được Công văn 9940 viện dẫn trực tiếp, xác định các nội dung quản lý thuế mà người nộp thuế thực hiện thủ tục hành chính cùng cơ quan thuế. Nhóm nội dung này bao gồm: đăng ký thuế; khai thuế, tính thuế, khấu trừ thuế; nộp thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; ấn định thuế; hoàn thuế; xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa.
Bên cạnh đó còn có: miễn, giảm, không chịu, không thu thuế; khoanh, xóa tiền thuế nợ; miễn tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp thuế, nộp hồ sơ khai thuế; nộp dần tiền thuế nợ; cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế.
Mỗi nội dung trên đều gắn với một loại hồ sơ thuế tương ứng. Theo Điều 7 Thông tư 89/2026/TT-BTC, toàn bộ thủ tục hành chính thuộc nhóm nội dung này nằm trong phạm vi giao dịch thuế điện tử mà Công văn 9940 đề nghị áp dụng.
Vì sao Công văn 9940 quan trọng đối với doanh nghiệp và người nộp thuế?
Trước khi có công văn này, không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ tại TP.HCM vẫn duy trì thói quen nộp một số loại hồ sơ thuế bằng bản giấy, đặc biệt là hồ sơ miễn giảm thuế hoặc hồ sơ gia hạn nộp thuế. Cách làm này tiềm ẩn rủi ro thất lạc hồ sơ, chậm thời hạn xử lý và khó tra cứu lại khi cần đối chiếu.
Theo các chuyên gia tại MAN – 会计师大师网络, việc chuyển hẳn sang phương thức điện tử giúp doanh nghiệp có dấu vết giao dịch rõ ràng, dễ dàng chứng minh thời điểm nộp hồ sơ khi có tranh chấp với cơ quan thuế. Đây cũng là cơ sở để giảm thiểu rủi ro thuế phát sinh từ lỗi hành chính, một trong những nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp bị xử phạt oan.
Đối tượng nào chịu tác động bởi Công văn 9940?
Công văn 9940 áp dụng cho toàn bộ người nộp thuế đang thuộc phạm vi quản lý của Thuế Thành phố Hồ Chí Minh, không phân biệt loại hình doanh nghiệp hay quy mô hoạt động. Cụ thể bao gồm:
- Doanh nghiệp trong nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) đang kê khai thuế tại TP.HCM.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có phát sinh nghĩa vụ nộp hồ sơ thuế theo quy định.
- Tổ chức, cá nhân có phát sinh các loại hồ sơ thuế khác như hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ miễn thuế, hồ sơ gia hạn nộp thuế.
- Đơn vị đang sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN để thực hiện nghĩa vụ thuế.
注意事项： công văn không giới hạn theo sắc thuế cụ thể. Dù là hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng, 企业所得税, 个人所得税 hay hồ sơ đăng ký thuế ban đầu, tất cả đều nằm trong phạm vi được đề nghị chuyển sang phương thức điện tử.
Công văn 9940 áp dụng từ thời điểm nào và trong điều kiện nào?
Công văn 9940 được ban hành và có hiệu lực áp dụng ngay từ ngày 24/7/2026, trùng với thời điểm Thông tư 89/2026/TT-BTC đã đi vào thực tiễn. Do đó, người nộp thuế cần rà soát lại quy trình nội bộ để đảm bảo toàn bộ hồ sơ phát sinh sau thời điểm này được thực hiện đúng phương thức điện tử theo đề nghị của cơ quan thuế.
Điều kiện thực hiện gồm hai phần: thứ nhất, doanh nghiệp phải hoàn tất đăng ký sử dụng phương thức giao dịch thuế điện tử theo hướng dẫn tại Điều 13 Thông tư 89/2026/TT-BTC nếu chưa đăng ký trước đó; thứ hai, hồ sơ nộp phải đáp ứng định dạng dữ liệu điện tử theo quy định của hệ thống thông tin quản lý thuế đang sử dụng.
Các văn bản pháp luật liên quan đến Công văn 9940
Lưu ý quan trọng: Công văn 9940 chỉ có giá trị đôn đốc, hướng dẫn thực hiện trong phạm vi TP.HCM. Các chuyên gia tại MAN khuyến nghị doanh nghiệp tại các tỉnh, thành khác nên chủ động liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để xác nhận văn bản hướng dẫn tương ứng, tránh nhầm lẫn phạm vi áp dụng.
| 法律文件 | Số hiệu / Ngày ban hành | 相关内容 |
| Công văn 9940 | 9940/TPHCM-QLDN3, ngày 24/7/2026 | Đề nghị người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế qua phương thức điện tử |
| Luật Quản lý thuế 2025 | Quốc hội ban hành | Khoản 9 Điều 4 định nghĩa hồ sơ thuế; điểm a khoản 2 Điều 5 quy định nội dung quản lý thuế |
| Thông tư 89/2026/TT-BTC | Bộ Tài chính, năm 2026 | Hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế, quy định chi tiết giao dịch thuế điện tử tại Điều 7, Điều 8, Điều 9, Điều 13 |
| Điều 7 Thông tư 89/2026/TT-BTC | Tham chiếu | Quy định nội dung giao dịch điện tử giữa người nộp thuế và cơ quan thuế |
| Điều 8, Điều 9 Thông tư 89/2026/TT-BTC | Tham chiếu | Quy định hệ thống thông tin điện tử, hồ sơ và chứng từ điện tử |
Hệ thống nào được sử dụng để thực hiện giao dịch thuế điện tử theo Công văn 9940?
Theo khoản 2 Điều 8 Thông tư 89/2026/TT-BTC, người nộp thuế có thể lựa chọn một trong các hệ thống thông tin điện tử sau để thực hiện giao dịch thuế điện tử:
- Cổng Dịch vụ công quốc gia: kênh chính thức để nộp hồ sơ hành chính công, bao gồm hồ sơ thuế.
- Hệ thống thông tin quản lý thuế: hệ thống do cơ quan thuế trực tiếp vận hành, tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử.
- Hệ thống thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN đã kết nối với Hệ thống thông tin quản lý thuế, phù hợp với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trung gian.
- Đối với riêng khoản nộp thuế điện tử, người nộp thuế còn có thể thực hiện qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến khác hoặc dịch vụ thanh toán điện tử có kết nối với Hệ thống thông tin quản lý thuế.
Việc lựa chọn đúng kênh giao dịch không chỉ giúp tuân thủ Công văn 9940 mà còn quyết định tốc độ xử lý hồ sơ, đặc biệt với các hồ sơ có thời hạn xử lý gấp như hồ sơ hoàn thuế.
Điều 7 Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định gì về nội dung giao dịch điện tử?
Điều 7 Thông tư 89/2026/TT-BTC xác định giao dịch thuế điện tử là toàn bộ giao dịch giữa cơ quan thuế, người nộp thuế và các tổ chức, cá nhân liên quan được thực hiện bằng phương thức điện tử. Riêng nhóm giao dịch điện tử giữa người nộp thuế với cơ quan thuế, điểm a khoản 1 Điều 7 quy định người nộp thuế thực hiện các thủ tục hành chính thuộc phạm vi điểm a khoản 2 Điều 5 Luật Quản lý thuế 2025, tức toàn bộ các nội dung quản lý thuế đã nêu ở phần trên, bằng phương thức điện tử.
Đây chính là căn cứ trực tiếp để Công văn 9940 đề nghị người nộp thuế tại TP.HCM chuyển đổi phương thức nộp hồ sơ, vì bản thân Thông tư 89/2026/TT-BTC đã xác lập nghĩa vụ giao dịch điện tử, công văn chỉ đóng vai trò đôn đốc thực hiện trên thực địa.
Điều 9 Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định gì về hồ sơ, chứng từ điện tử?
Điều 9 Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định hồ sơ, chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử bao gồm hồ sơ thuế điện tử, tức toàn bộ các loại hồ sơ thuế theo khoản 9 Điều 4 Luật Quản lý thuế 2025 được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương thức điện tử. Quy định này khẳng định giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử tương đương hồ sơ giấy, miễn là hồ sơ được tạo lập và lưu trữ đúng theo hệ thống thông tin điện tử đã đăng ký.
Với doanh nghiệp, điều này có ý nghĩa thực tiễn quan trọng: một khi hồ sơ đã được gửi và hệ thống ghi nhận thành công, doanh nghiệp có đầy đủ căn cứ pháp lý chứng minh thời điểm nộp hồ sơ mà không cần lưu giữ thêm bản giấy song song.
Quy trình đăng ký giao dịch thuế điện tử theo hướng dẫn liên quan
Căn cứ khoản 3 Điều 8 Thông tư 89/2026/TT-BTC, quy trình đăng ký được chia theo từng loại hệ thống. Người nộp thuế lựa chọn giao dịch qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc kênh dịch vụ thanh toán điện tử sẽ đăng ký theo hướng dẫn riêng của đơn vị chủ quản hệ thống đó, không theo quy trình chung của ngành thuế.
Ngược lại, nếu lựa chọn Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc hệ thống của tổ chức T-VAN, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký theo đúng quy định tại Điều 13 Thông tư 89/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần chuẩn bị chữ ký số hợp lệ, tài khoản giao dịch điện tử và đối chiếu thông tin đăng ký thuế ban đầu để tránh sai lệch dữ liệu khi hệ thống xác thực hồ sơ.
Case Study: Doanh nghiệp tại TP.HCM triển khai Công văn 9940 ra sao?
背景
Công ty TNHH Y, hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ tại Quận 1, TP.HCM, trước đây vẫn nộp song song hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử đối với một số loại hồ sơ miễn giảm thuế. Khi nhận được Công văn 9940, bộ phận kế toán của công ty ban đầu lúng túng vì chưa rõ toàn bộ hồ sơ có bắt buộc chuyển đổi ngay hay không.
Xử lý thực tế
Sau khi tham vấn từ MAN – 会计师大师网络, công ty thực hiện ba bước: rà soát toàn bộ danh mục hồ sơ thuế phát sinh định kỳ để phân loại theo khoản 9 Điều 4 Luật Quản lý thuế 2025; kiểm tra lại tài khoản giao dịch điện tử và chữ ký số đã đăng ký trước đó có còn hiệu lực hay không; xây dựng lịch nộp hồ sơ điện tử gắn với từng mốc thời hạn kê khai để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót.
Kết quả đo lường được
- Thời gian xử lý hồ sơ miễn giảm thuế giảm trung bình từ 5 ngày làm việc xuống còn 2 ngày làm việc.
- Không còn phát sinh tình trạng thất lạc hồ sơ giấy khi đối chiếu với cơ quan thuế vào cuối năm.
- Bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian di chuyển nộp hồ sơ trực tiếp, tập trung nguồn lực cho công tác kiểm soát rủi ro thuế nội bộ.
| 标准 | Trước khi áp dụng phương thức điện tử | Sau khi áp dụng theo Công văn 9940 |
| Thời gian xử lý hồ sơ miễn giảm thuế | 5个工作日 | 2 ngày làm việc |
| Rủi ro thất lạc hồ sơ | Có phát sinh | Không phát sinh |
| Khả năng tra cứu lại hồ sơ | Thủ công, mất thời gian | Tra cứu trực tuyến tức thời |
| Chi phí vận hành hành chính | Cao hơn do di chuyển, in ấn | Giảm đáng kể |
Nhận định chuyên gia: Rủi ro doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện Công văn 9940
Các chuyên gia tại MAN – 会计师大师网络 với hơn 30 năm kinh nghiệm kiểm toán và tư vấn thuế tại Việt Nam lưu ý bốn rủi ro chính doanh nghiệp hay gặp phải khi triển khai theo hướng dẫn của Công văn 9940.
- Rủi ro 1: Nhầm lẫn phạm vi bắt buộc và phạm vi khuyến khích: Không ít doanh nghiệp hiểu nhầm rằng công văn bắt buộc tuyệt đối mọi loại hồ sơ phải nộp điện tử ngay lập tức, trong khi thực tế đây là văn bản đề nghị dựa trên quy định đã có tại Luật Quản lý thuế 2025. Doanh nghiệp cần đối chiếu từng loại hồ sơ cụ thể với quy định gốc để xác định đúng nghĩa vụ.
- Rủi ro 2: Chưa cập nhật chữ ký số và tài khoản giao dịch điện tử: Nhiều doanh nghiệp có tài khoản giao dịch thuế điện tử nhưng chữ ký số đã hết hạn hoặc chưa liên kết đúng với hệ thống thông tin quản lý thuế hiện hành. Khi nộp hồ sơ, hệ thống từ chối tiếp nhận, dẫn đến chậm thời hạn kê khai và có thể bị xử phạt hành chính.
- Rủi ro 3: Lựa chọn sai kênh giao dịch điện tử: Việc chọn nhầm hệ thống, ví dụ nộp hồ sơ hoàn thuế qua kênh không phù hợp với quy định tại Điều 8 Thông tư 89/2026/TT-BTC, khiến hồ sơ bị trả về hoặc không được ghi nhận đúng thời điểm nộp. Đây là lỗi kỹ thuật nhưng hậu quả pháp lý không nhỏ.
- Rủi ro 4: Thiếu quy trình lưu trữ chứng từ điện tử nội bộ: Doanh nghiệp chuyển sang phương thức điện tử nhưng không xây dựng quy trình lưu trữ, sao lưu chứng từ điện tử một cách hệ thống, gây khó khăn khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp lại hồ sơ trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế sau này.
总结
Công văn 9940 là bước đôn đốc cụ thể của Thuế Thành phố Hồ Chí Minh nhằm đưa nghĩa vụ giao dịch thuế điện tử theo Luật Quản lý thuế 2025 và Thông tư 89/2026/TT-BTC đi vào thực tiễn. Doanh nghiệp nắm đúng phạm vi, đối tượng và quy trình thực hiện sẽ giảm thiểu đáng kể rủi ro chậm hồ sơ, đồng thời tối ưu chi phí vận hành hành chính trong dài hạn.
Các dịch vụ thuế tại MAN – Master Accountant Network
MAN 的服务联系信息 – Master Accountant Network
- 地址： Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- 手机/Zalo： 0903 963 163 – 0903 428 622
- 电子邮件： man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông 黎黄宣 – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Tài chính doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về Công văn 9940
Công văn 9940 do cơ quan nào ban hành và khi nào có hiệu lực?
Công văn 9940/TPHCM-QLDN3 do Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành ngày 24/7/2026, áp dụng ngay từ thời điểm ban hành.
Công văn 9940 có bắt buộc mọi doanh nghiệp phải nộp hồ sơ điện tử không?
Công văn mang tính đề nghị dựa trên nghĩa vụ đã quy định tại Luật Quản lý thuế 2025 và Thông tư 89/2026/TT-BTC, doanh nghiệp cần đối chiếu từng loại hồ sơ cụ thể để xác định mức độ bắt buộc.
Doanh nghiệp ngoài TP.HCM có chịu tác động bởi Công văn 9940 không?
Không trực tiếp, vì công văn chỉ có giá trị áp dụng trong phạm vi quản lý của Thuế TP.HCM. Doanh nghiệp ở địa phương khác nên tham chiếu văn bản hướng dẫn tương ứng của cơ quan thuế quản lý mình.
Những loại hồ sơ nào được đề nghị nộp qua phương thức điện tử?
Toàn bộ các loại hồ sơ thuế được liệt kê tại khoản 9 Điều 4 Luật Quản lý thuế 2025, từ hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế đến hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ miễn giảm thuế và hồ sơ gia hạn nộp thuế.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để tuân thủ Công văn 9940?
Cần có tài khoản giao dịch thuế điện tử hợp lệ, chữ ký số còn hiệu lực và lựa chọn đúng hệ thống thông tin điện tử theo quy định tại Điều 8 Thông tư 89/2026/TT-BTC.
