企业所得税可扣除费用是企业合法减税的重要依据。根据第96/2015/TT-BTC号通知，只有与经营活动直接相关、凭有效凭证并按规定支付的费用才可算作合理费用。事实上，许多企业在税务稽查中，由于缺少发票、付款方式错误或费用超出规定限额而被排除在外。那么，哪些费用是可以扣除的？在哪些情况下，即使没有发票，这些费用仍然有效？企业如何有效控制税务风险？
可扣除费用概述
税务管理不仅是企业的法定义务，也是重要的财务策略。特别是，可抵扣费用是帮助优化企业所得税、减轻法定税负和改善现金流的工具。正确应用可抵扣费用的相关规定，还能提高企业效率并确保财务透明度。相反，如果记录错误或文件缺失，企业在稽查和检查中容易受到费用排除、税务征收和罚款的影响。
什么是可扣除费用？
准予扣除费用是指企业发生的合理、有效、凭证齐全、直接用于生产经营活动的支出，在计算应纳税所得额时准予扣除。理解并正确运用这一原则，有助于企业依法减少纳税义务，避免税务稽查和审计中出现费用排除、欠税或罚款的风险。
可扣除费用的作用
在财务税务管理中，可扣除费用不仅是一项法律规定，也是帮助企业有效管理纳税义务、保持业务运营透明度的重要工具。具体而言，可扣除费用的作用体现在以下几个方面：
优化企业所得税纳税义务
将所有有效费用正确、充分地计入可扣除费用，有助于企业减少应税收入，从而减少 企业所得税 必须合法支付。这才是在不违反法律的情况下优化财务的方法。
准确反映经营成果
如果费用记录不正确，财务报表就无法准确反映企业的实际利润。企业通过应用可扣除费用标准，确保了财务报表的透明度和可靠性。
限制法律风险和处罚
在税务审计和检查期间，无效费用会被剔除，导致额外征税、滞纳金或行政罚款。正确记录可扣除费用有助于企业最大限度地降低此类风险。
提高投资者、合作伙伴和银行的信誉
财务报告透明、成本明晰、有效的企业，能够赢得合作伙伴、银行和投资者的信任，从而更容易筹集资金或扩大业务合作。
支持内部管理和决策
控制和正确核算可扣除费用也是管理层评估运营效率的基础，从而制定适当的业务、投资或削减成本的策略。
可扣除费用的三个条件
根据第 96/2015/TT-BTC 号通知（修改和补充第 78/2014/TT-BTC 号通知）第 4 条规定，如果一项费用同时满足以下三个条件，则可以在确定企业所得税应税收入时扣除：
- 这些费用必须为企业的生产经营活动服务；
- 按照税务、会计法律规定，拥有齐全的发票和合法凭证；
- 如果付款金额为 2000 万越南盾或以上，则必须通过非现金方式支付。
企业所得税费用扣除的法律依据
企业所得税计算中可扣除费用的确定受到众多法律文件的规范，包括法律、法令、通知以及税务机关的指导性文件。理解并正确运用这些准则有助于企业准确核算，避免费用被扣除、被征收或被罚款的风险，同时确保财务报告的透明度并遵守法规。下表总结了重要的法律文件、主要内容以及应用时应注意的事项：
| 法律文件 | 主要内容 | 值得注意的点 |
| 企业所得税法第14/2008/QH12号（2008年6月3日） | 应税收入和合理支出的一般原则 | 是企业所得税的最高法律基础 |
| 第32/2013/QH13号法律（修改和补充《企业所得税法》） | 补充和调整应税收入和支出规定 | 扩大和缩小一些可扣除费用 |
| 第218/2013/ND-CP号法令（2013年12月26日） | 企业所得税法实施细则 | 是财政部发布指导性文件的基础。 |
| 78/2014/TT-BTC号通函（2014年6月18日） | 218/2013/ND-CP号法令实施细则 | 提供可扣除和不可扣除的费用组 |
| 96/2015/TT-BTC号通函（2015年6月22日） | 修改和补充第78/2014/TT-BTC号通函 | 第四条：规定了3项可扣除费用的条件（与生产经营有关、法律文件、非现金支付金额>2000万美元） |
| 25/2018/TT-BTC 通函（2018 年 3 月 16 日） | 继续修改补充78号文、96号文 | 补充规定员工福利费用可扣除但最高限额为1个月平均工资/年 |
| 财政部税务总局指导文件 | 特定情况下费用处理指南 | 法律价值不如法律/通告，但在实际应用中非常重要 |
企业为什么需要正确确定可扣除费用？
确定正确的可扣除费用是帮助企业保护其财务利益并遵守法律规定的重要一步。首先，错误的会计核算或包含无效费用可能会导致企业在税务机关进行检查时被取消资格，从而产生征收义务和行政处罚。
此外，如果费用记录正确且充分，企业就有机会合法地减少纳税义务，优化现金流并增加税后利润。这不仅可以提高财务效率，还有助于在资本调动、信用评级或招商引资等活动中提升企业声誉。
最后，如实反映实际成本的财务报告将帮助企业更有效地控制预算，轻松分析利润率，评估经营业绩并做出正确的管理决策。
计算企业所得税时可扣除的费用
事实上，如果企业未能完整记录或遵守有关文件、用途和付款方式的规定，这些费用在税务检查或审计过程中将被排除在可扣除费用之外。这可能导致税款欠缴、滞纳金以及诸多财务风险。
下表总结了在确定企业所得税应税收入时允许计入有效费用的费用组，以及相应的记录、文件和法律依据条件。
| 成本组 | 具体费用 | 注意事项 | 法律依据 |
| 生产和经营成本 | – 购买原材料、货物、工具和设备
– 租赁资产、机械、设备、运输工具 – 固定资产有效折旧 |
有合法证件；固定资产按规定计提折旧 | 第96/2015号通函，第4.1条 |
| 人员成本 | – 工资、薪金、津贴
– 社会保险、健康保险、失业保险扣除 – 员工福利（每年最多 01 个月平均工资） |
有劳动合同、工资单、支付凭证；福利必须有公司规定/决定 | 第96/2015号通函第4.2条；第25/2018号通函 |
| 企业管理成本 | – 文具、电、水、网络、电话
– 办公室租金、仓库、维修费用 – 外包服务：安保、清洁、审计、咨询 |
持有有效发票；费用超过2000万必须通过银行支付 | 第96/2015号通函，第4.1条 |
| 财务成本 | – 生产经营贷款利息（不超过规定限额）
– 强制财产和火灾保险 – 银行费用（汇款、担保、国际支付） |
向信贷机构以外的组织/个人贷款的利息不超过150%基准利率 | 第96/2015号通函第4.2条；第218/2013号法令 |
| 营销和销售成本 | – 广告、营销、促销、经纪佣金
– 货物的运输、装载、卸载、储存、保存 – 客户会议、招待费（按控制级别） |
拥有合同/预算、付款凭证；遵守客人消费控制水平 | 第96/2015号通函，第4.2条 |
| 其他费用 | – 拨备（存货跌价、坏账）
– IT服务、版权软件 – 商务费用（机票、住宿、旅行） |
有决定/出差预约，机票/飞机/酒店发票 | 第96/2015号通函第4.2条；官方批示4003/TCT-CS（2016） |
定期按组审查费用不仅可以帮助企业在税务结算过程中采取主动行动，而且还可以为更有效的财务规划和现金流管理奠定透明的基础。
计算企业所得税时不得扣除的费用
并非所有在经营过程中产生的费用均视为合理费用。根据第96/2015/TT-BTC号通知，不符合用途、文件要求或超过规定限额的费用，在确定应税收入时将被排除在外。
一些通常被排除的成本组包括：
- 超额支出，例如：接待费、礼品或广告费超过15%收入限额（收入超过200亿越南盾）；
- 未经证实的生产经营性支出：发票缺失、收款人错误、无有效合同；
- 违法相关费用：行政罚款、法律不允许的费用（如违法土地费用）；
- 根据第 132/2020/ND-CP 号法令，关联方交易的权益超过 30% EBITDA 的门槛。
除了上述情况外，许多企业还会遇到技术错误，导致即使文件齐全，费用也无法报销。常见错误包括：
- 发票名称及营业税代码不正确；
- 现金支付2000万越南盾或以上的费用；
- 会计期间错误或记录费用发生的时间已过。
良好的内部控制、彻底的会计记录审查以及完全遵守可扣除费用的原则将有助于企业在审计期间最大限度地降低税务风险。
无发票的合理开支：例外情况及其证明方法
根据规定，计算企业所得税时可扣除的费用必须有完整的发票和凭证。然而，法律允许某些例外情况无需发票，但企业必须确保拥有其他凭证，并证明该费用的合理性和有效性。
一些典型情况包括：
- 从非经营性个人购买商品和服务，且年总收入不超过1亿越南盾。根据税法规定，此类主体无需开具发票。
- 承租个人住房，由企业代缴个人所得税及营业执照费。如代缴费用的凭证齐全，且符合规定格式，则该费用仍包含在成本费用中。
- 偏远地区采购，卖方不具备开具发票的条件，但有交易证明用于生产经营活动。
为了在结算税款时接受这笔费用，企业需要准备替代文件，包括：
- 附有付款凭证或非现金付款文件的货物和服务交付和接收记录；
- 个人代为申报纳税（租房情况）；
- 明确说明该项费用用于生产经营活动的用途。
示例：可扣除和排除的费用
下表说明了一些具体情况，以帮助企业轻松区分符合条件的费用和可能不符合条件的费用：
| 情况 | 免赔额 | 无扣除 |
| 接待合作伙伴 500 万越南盾，提供增值税发票 | 十 | |
| 春节奖金为实物，无仓单 | 十 | |
| 聘请审计服务，提供合同和增值税发票 | 十 | |
| 关联交易利息支出超过30% EBITDA | x |
如果企业了解例外情况并准备完整有效的替代文件，即使没有发票，费用仍可作为可抵扣费用。正确界定可抵扣费用和排除费用之间的界限，不仅有助于企业优化税务，还能在税务机关进行检查和审计时主动控制风险。
企业所得税合理支出不得扣除处理说明
现实中，很多费用虽然服务于生产经营活动，但不符合单据、付款的要求，或者超出了控制范围，在确定企业应税收入时不能计入扣除费用。为确保合规并控制风险，企业需要按照以下步骤处理：
明确说明不扣除的原因
根据第96/2015/TT-BTC号通知第4条规定，通常不予扣除的费用包括：与业务无直接关系的费用；缺乏法律凭证的费用；或以现金支付的2000万越南盾及以上费用。对于受控费用（例如根据第25/2018/TT-BTC号通知确定的福利费用），企业只能在法定限额内记录，超出部分将不计入可扣除费用。
按会计准则进行会计核算
根据200/2014/TT-BTC号通函，即使这些费用不符合可扣除条件，企业仍必须将其计入会计费用，以准确反映经营成果。然而，在缴纳税款时，这些费用必须从可扣除费用中剔除。
结算企业所得税时制作调整表
根据第80/2021/TT-BTC号通知中第03/TNDN号表格，企业必须调整不可抵扣费用的应税收入。这是避免因申报错误而受到税务机关处罚的重要步骤。
保留记录并在需要时解释
税务机关检查时，企业必须提供相关凭证，并清晰说明不予扣除的理由，提高透明度，降低法律风险。
经验教训和成本控制
企业应建立内部程序来控制发票、文件、合同和付款，并及时更新新规定，以确保费用完整有效地记录为可扣除费用。
控制和优化业务中的可扣除成本
为了确保费用在计算企业所得税时能够被接受，企业需要建立系统的内部控制流程，确保每项费用的凭证合理、有效且完整。以下是此流程中的重要步骤：
步骤 1：建立清晰的内部支出审批流程
每一项费用的审批都必须遵循透明的流程，并以成本计划、合同、报价单等为依据。会计、主管和相关部门之间明确的审批权限，有助于从源头控制风险。
步骤2：检查发票和输入文件的有效性
所有发票必须在收到后立即核对，包括：供应商信息、税号、商品/服务内容、金额、付款方式。对于金额超过2000万越南盾的发票，必须确保发票上有转账凭证且付款方式为非现金。
步骤3：按照会计法规和税法存储文件。
根据2015年《会计法》和第132/2018/TT-BTC号通知，企业有责任保存会计凭证至少10年。电子发票需按标准以电子方式保存，以确保税务机关要求时能够查阅和提供。
第四步：配合专业单位审核咨询
企业应与专业的审计和会计部门合作，在编制税务报告之前获得支持，检查记录并评估费用的有效性。这有助于及早发现潜在风险，尤其是在关联交易、外包成本或购买专业服务等复杂费用中。
第五步：依法进行会计结算咨询
所有费用必须记录在正确的会计科目、正确的期间，并符合收入费用配比原则。费用分类错误、记录在错误的期间或遗漏随附合同，都可能导致费用被排除在税务结算之外。
第六步：税务申报及结算前审核
在每个税务报告期之前，尤其是在编制年度财务报表时，企业需要审查所有已记录的费用。提前核对发票、检查文件并消除风险支出，将有助于最大限度地降低未来被补缴税款或罚款的可能性。
建立完善的成本控制流程，不仅可以优化企业法定的纳税义务，还能确保内部财务管理的透明度和专业性。这是企业提升财务能力、应对税务审计的关键因素。
总结
可扣除费用不仅是一个纯粹的会计概念，更是一种有效的财务管理工具，能够帮助企业合法减少企业所得税负担，并优化税后利润。然而，要获得税务机关的批准，每项费用必须完全符合用途、有效凭证和正确支付方式等条件。
企业切勿主观臆断“小额”费用或无发票，因为即使是记录、存储或支付过程中的小错误，也可能导致在检查过程中出现费用被扣除、欠税或行政处罚的风险。
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