增值税发票不仅是财务凭证，也是企业与国家之间确定纳税义务的重要法律依据。如果使用不当、记录缺失或未按规定开具发票，企业可能会面临欠税、行政处罚，甚至因违规使用发票而受到刑事起诉。
在税务部门数字化的背景下，根据第123/2020/ND-CP号法令，自2022年7月1日起，增值税电子发票将强制执行。因此，正确理解和应用增值税发票法规对所有企业而言至关重要。
什么是增值税发票？
增值税发票是单位和个人销售商品或提供服务时开具的一种发票，上面明确列明不含增值税的销售价格、税率和增值税额。增值税发票是记录购销交易的凭证，也是申报和抵扣进项增值税的依据。
根据第123/2020/ND-CP号法令第3条规定：
“发票是卖方按照法律规定出具的记录货物销售和提供服务情况的文件。”
此发票仅适用于采用抵扣法申报增值税的企业和机构。采用直接法申报增值税的企业和机构不得使用增值税发票。
增值税发票是干什么用的？
增值税发票的作用不仅在于确认经济交易，还具有明确的法律和财务效力：
- 是申报销项增值税和进项增值税的法定依据。：企业凭有效发票可以抵扣进项增值税。
- 是记录收入和支出的有效文件：帮助企业按照200/2014/TT-BTC号通函进行会计核算。
- 作为交易和纠纷的证据：增值税发票具有法律效力，可在发生纠纷时证明商业交易。
因此，妥善保管和按时、按形式开具增值税发票是所有从事生产经营活动的企业的强制性要求。
最新增值发票模板
根据第78/2021/TT-BTC号通函和第123/2020/ND-CP号法令，自2022年7月1日起，企业必须使用电子发票。电子发票可能有或没有税务机关代码，具体取决于适用对象。
以下是新旧增值税发票模板对照表：
| 标准 | 纸质发票（旧） | 电子发票（新） |
|---|---|---|
| 形式 | 打印在纸上 | XML、PDF 格式 |
| 发布 | 企业自行打印或订购打印 | 通过软件，有或没有税务机关代码 |
| 发送给买家 | 纸质版 | 通过电子邮件、门户网站提供电子文件 |
| 贮存 | 纸质记录 | 在服务器上存储至少 10 年 |
新的增值税电子发票表格增加了税务机关代码、交易代码、购买者识别信息等信息。
完整參考文獻：
区分销售发票和增值税发票
增值税发票和销售发票是两种不同类型的文件，取决于企业使用的税务计算方法。
| 标准 | 增值税发票 | 销售发票 |
|---|---|---|
| 税务方法 | 扣除 | 直接的 |
| 目标受众 | 企业采用抵扣方式缴纳增值税 | 家庭、个体工商户或小型企业直接申请 |
| 有增值税线。 | 有 | 不是 |
| 形式 | 表格 01GTKT | 表格 02GTTT |
增值税发票允许企业抵扣进项税，并且是企业之间使用抵扣法计算税额的交易中所必需的。
如何开具增值税发票？
根据第78/2021/TT-BTC号通知第4条规定，发票开具时间为货物所有权转移或服务完成的时间。以下是一些重要提示：
- 提供货物和服务后必须立即开具发票。
- 如果预收款项，则必须在收款时开具发票。
- 发票只有具有完整的数字签名和验证码才有效。
根据第 125/2020/ND-CP 号法令，在错误的时间、向错误的人员开具发票或伪造发票将受到处罚。
增值税电子发票：必然趋势
自2022年起，所有企业都必须使用电子发票。电子增值税发票有很多好处：
- 直接与税务机关对接，防止欺诈。
- 节省打印和存储成本。
- 方便存取和储存。
然而，企业需要使用标准的电子发票软件，并与会计系统集成，以确保数据的准确性和同步性。查看详情： MAN 的全套会计和电子发票服务
200号文规定的增值税发票和会计制度
200/2014/TT-BTC 号通函是企业会计制度规范的基础。所有产生增值税发票的交易均须记录在正确的账户中：
- 帐户 3331：应付增值税。
- 帐户 1331：可抵扣增值税。
- 账户 511、152、156：记录收入和相关库存。
增值税发票核算错误将导致财务报告不正确和税款欠缴。
常见的风险和错误
在实际运营过程中，许多企业，尤其是中小企业，经常会遇到与增值税发票相关的常见错误，却没有意识到其严重性。其中一种常见错误是开具发票的时间晚于服务交付或完成的时间。这种延迟看似微不足道，但却违反了第78/2021/TT-BTC号通知中关于发票开具时间的规定，并可能导致行政处罚。
此外，税号、公司名称或买家地址等信息错误也是电子发票转换过程中非常常见的错误。这些错误会导致发票无效，从而导致进项税抵扣出现严重后果。
更严重的故意违规行为是伪造发票，使成本合法化或虚增投入，其目的往往是为了减少应缴税款或从企业中套取资金。这种行为不仅会导致企业在结算时被扣除成本，还可能根据第125/2020/ND-CP号法令受到处罚，每张违规发票最高可处以2000万越南盾的罚款，此外还可能产生欠税和滞纳金。
更重要的是，如果认定该发票实际上不构成交易，企业可能依据2015年《刑法典》（2017年修订）第203条，因非法印制、开具、买卖发票罪被追诉。
因此，企业不应只关注正式的发票，而应注重控制发票流程、仔细审查信息并定期培训员工，以避免系统性风险。
总结
在所有商业活动中，增值税发票不仅是一项行政程序，也是最重要的法律和财务基础。在正确的时间开具和使用正确的发票，并完全遵守法律程序，是帮助企业维护其税收权益、确保现金流透明度以及避免在检查过程中产生不必要风险的关键。
在高度数字化的税务体系下，任何与发票相关的细微错误都能被迅速发现并处理。因此，企业不应轻视增值税发票的相关规定，而应积极审查会计制度，规范流程，并寻求专业部门的支持。
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