Hướng dẫn xác định t ỷ giá khai thuế và lập hóa đơn theo Công văn 13969 đang là nội dung được nhiều kế toán doanh nghiệp xuất nhập khẩu quan tâm. Lý do rất thực tế: Luật Quản lý thuế 2025 quy định đồng tiền khai thuế và tính thuế là Đồng Việt Nam, trong khi hợp đồng, thanh toán lại phát sinh bằng USD, EUR hay các ngoại tệ khác. Chọn sai tỷ giá, doanh nghiệp có thể lệch số thuế phải nộp, lệch doanh thu ghi sổ và phát sinh hóa đơn sai phải xử lý.
Công văn 13969/NBI-QLDN2 năm 2026 đã tách bạch hai trường hợp: khai thuế bằng ngoại tệ theo Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, và lập hóa đơn ghi ngoại tệ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Với trường hợp thứ hai, tỷ giá trên hóa đơn là tỷ giá giao dịch thực tế theo pháp luật kế toán, cụ thể là Thông tư 99/2025/TT-BTC với biên độ tỷ giá xấp xỉ không quá +/-1%. Bài viết dưới đây hệ thống lại toàn bộ căn cứ, kèm lưu ý thực tế từ các chuyên gia MAN – Master Accountant Network.
Thông tin tóm tắt về hướng dẫn xác định tỷ giá khai thuế và lập hóa đơn theo Công văn 13969
Tỷ giá khai thuế và lập hóa đơn theo Công văn 13969 là hướng dẫn của cơ quan thuế về cách xác định tỷ giá quy đổi ngoại tệ khi khai thuế và khi ghi tỷ giá trên hóa đơn có giao dịch bằng ngoại tệ.
- Dùng để làm gì: xác định đúng đồng tiền khai, nộp thuế và tỷ giá thể hiện trên hóa đơn.
- Áp dụng cho ai: tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh có nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo pháp luật về ngoại hối, đặc biệt là hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Khi nào cần: khi thuộc trường hợp được khai thuế bằng ngoại tệ (khoản 1 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP), hoặc khi lập hóa đơn ghi đơn giá, thành tiền bằng ngoại tệ.
- Nguyên tắc tỷ giá trên hóa đơn: là tỷ giá giao dịch thực tế xác định theo pháp luật về kế toán.
Đồng tiền khai thuế và đồng tiền trên hóa đơn được pháp luật quy định thế nào?
Trước khi đi vào Công văn 13969, doanh nghiệp cần nắm nguyên tắc gốc. Có hai lớp quy định: đồng tiền dùng để khai, tính thuế và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn. Hai lớp này liên quan nhưng không đồng nhất.
Đồng tiền khai thuế theo Luật Quản lý thuế 2025 là gì?
Khoản 7 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025 (Điều 12. Khai thuế, khoản thu khác; tính thuế, khoản thu khác; khấu trừ thuế) quy định nguyên văn:
“7. Đồng tiền khai thuế, khoản thu khác là Đồng Việt Nam; đồng tiền tính thuế, khoản thu khác là Đồng Việt Nam. Chính phủ quy định các trường hợp được khai, tính bằng ngoại tệ.”
Như vậy, Đồng Việt Nam là nguyên tắc, ngoại tệ là ngoại lệ. Ngoại lệ chỉ được áp dụng khi Chính phủ có quy định cụ thể. Doanh nghiệp không được tự ý khai thuế bằng ngoại tệ chỉ vì hợp đồng ký bằng USD.
Đồng tiền ghi trên hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP là gì?
Điểm c và c.1 Mục 8 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nguyên văn:
“c) Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
c.1) Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành;”
Điểm đáng chú ý nằm ở câu cuối. Khi ghi hóa đơn bằng ngoại tệ, người bán vẫn phải thể hiện tỷ giá ngoại tệ với Đồng Việt Nam. Đây chính là điểm Công văn 13969 làm rõ: tỷ giá đó xác định theo cách nào.
Các văn bản liên quan khác cần biết
Ngoài hai văn bản trên, bài viết gốc còn viện dẫn các căn cứ sau:
- Công văn 6810/CT-QLNT năm 2026 của Cục Thuế về việc hướng dẫn tỷ giá trên hóa đơn.
- Khoản 1 Điều 16 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 (Điều 16. Hóa đơn, chứng từ). Nguyên văn: “1. Việc mua bán hàng hóa, dịch vụ phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật và các quy định sau đây: a) Cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp khấu trừ thuế sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng. Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng mà trên hóa đơn giá trị gia tăng không ghi khoản thuế giá trị gia tăng thì thuế giá trị gia tăng đầu ra được xác định bằng giá thanh toán ghi trên hóa đơn nhân với thuế suất thuế giá trị gia tăng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này; b) Cơ sở kinh doanh áp dụng phương pháp tính trực tiếp sử dụng hóa đơn bán hàng.”
- Khoản 1 và khoản 2 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 (Điều 26. Hóa đơn điện tử). Nguyên văn: “1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán. 2. Hóa đơn điện tử gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.”
Chi tiết khoản 1 Điều 26 có ý nghĩa quan trọng: hóa đơn điện tử ghi nhận thông tin bán hàng “theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán”. Đây là một trong các căn cứ (cùng khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025) để Công văn 13969 dẫn chiếu sang pháp luật về kế toán khi xác định tỷ giá thể hiện trên hóa đơn.
Hướng dẫn xác định tỷ giá khai thuế và lập hóa đơn theo Công văn 13969 như thế nào?
Công văn 13969/NBI-QLDN2 năm 2026 hướng dẫn tỷ giá khai thuế và lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Văn bản chia thành hai trường hợp riêng biệt. Mỗi trường hợp dẫn chiếu sang một văn bản khác nhau, nên doanh nghiệp cần xác định mình thuộc trường hợp nào trước khi chọn tỷ giá.
| Tiêu chí | Trường hợp 1 | Trường hợp 2 |
| Đối tượng | Trường hợp được khai thuế, khoản thu khác bằng ngoại tệ theo khoản 1 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP | Nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo pháp luật về ngoại hối |
| Nội dung điều chỉnh | Đồng tiền khai, nộp thuế, các khoản thu khác và tỷ giá khai thuế quy đổi | Tỷ giá ngoại tệ với Đồng Việt Nam thể hiện trên hóa đơn |
| Căn cứ áp dụng | Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP | Điểm c.1 Mục 8 Phụ lục Nội dung hóa đơn kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP; khoản 1, khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025; pháp luật về kế toán |
| Tỷ giá áp dụng | Theo Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP | Tỷ giá giao dịch thực tế xác định theo pháp luật về kế toán |
Trường hợp 1: Doanh nghiệp được khai thuế bằng ngoại tệ áp dụng tỷ giá nào?
Nội dung hướng dẫn tại Công văn 13969/NBI-QLDN2 năm 2026:
“Trường hợp 1: đối với các trường hợp được khai thuế, khoản thu khác bằng ngoại tệ quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP thì đồng tiền khai, nộp thuế, các khoản thu khác và tỷ giá khai thuế quy đổi thực hiện theo quy định tại Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.”
Điểm mấu chốt: Công văn không đặt ra quy tắc tỷ giá mới cho trường hợp này. Toàn bộ việc khai, nộp và quy đổi đều quay về Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Vì vậy, kế toán cần đọc trực tiếp Điều 14 để xác định doanh nghiệp có thuộc danh sách được khai bằng ngoại tệ hay không, rồi mới áp dụng tỷ giá theo đó.
Trường hợp 2: Tỷ giá ghi trên hóa đơn ngoại tệ xác định ra sao?
Nội dung hướng dẫn tại Công văn 13969/NBI-QLDN2 năm 2026:
“Trường hợp 2: đối với các trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, người bán thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo quy định tại Điểm c.1 Mục 8 Phụ lục Nội dung hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Căn cứ khoản 1, khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 và pháp luật về kế toán, tỷ giá thể hiện trên hóa đơn là tỷ giá giao dịch thực tế được xác định theo quy định của pháp luật về kế toán.”
Nói cách khác, tỷ giá thể hiện trên hóa đơn được xác định theo nguyên tắc tỷ giá giao dịch thực tế của pháp luật về kế toán, cũng là nguyên tắc doanh nghiệp áp dụng khi ghi sổ kế toán các giao dịch bằng ngoại tệ. Cách hiểu này giúp số liệu hóa đơn và sổ sách khớp nhau ngay từ đầu.
Ví dụ minh họa cách áp dụng Trường hợp 2
Ví dụ sau chỉ mang tính minh họa, số liệu giả định:
- Công ty A bán hàng cho đối tác, nghiệp vụ phát sinh bằng USD theo đúng pháp luật về ngoại hối.
- Ngân hàng thương mại nơi Công ty A thường xuyên giao dịch công bố tỷ giá mua chuyển khoản 25.000 đ/USD và tỷ giá bán chuyển khoản 25.300 đ/USD tại ngày giao dịch.
- Tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình là (25.000 + 25.300) / 2 = 25.150 đ/USD.
- Trên hóa đơn, Công ty A ghi đơn giá, thành tiền, tiền thuế GTGT và tổng thanh toán bằng USD, đồng thời thể hiện tỷ giá 25.150 đ/USD (hoặc tỷ giá xấp xỉ theo chính sách kế toán đã lựa chọn, trong biên độ +/-1%).
Tỷ giá giao dịch thực tế theo pháp luật kế toán được xác định ra sao?
Vì Công văn 13969 dẫn chiếu Trường hợp 2 sang pháp luật kế toán, Thông tư 99/2025/TT-BTC trở thành văn bản then chốt. Nội dung liên quan nằm ở phần hướng dẫn Tài khoản 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Doanh nghiệp được chọn tỷ giá giao dịch thực tế theo những cách nào?
Mục 1.2.1 Tài khoản 413 Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định nguyên văn:
“Tùy theo đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị, các doanh nghiệp được lựa chọn tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch hoặc tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch (sau đây gọi tắt là tỷ giá xấp xỉ). Tỷ giá xấp xỉ phải đảm bảo chênh lệch không vượt quá +/-1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch.”
Từ quy định này, doanh nghiệp có hai lựa chọn:
- Tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
- Tỷ giá xấp xỉ, với điều kiện chênh lệch không vượt quá +/-1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch.
Tỷ giá xấp xỉ được tính như thế nào?
Thông tư 99/2025/TT-BTC nêu ví dụ nguyên văn: “Ví dụ tỷ giá xấp xỉ có thể là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình được xác định hàng ngày hoặc hàng tuần hoặc hàng tháng trên cơ sở trung bình cộng giữa tỷ giá mua chuyển khoản và tỷ giá bán chuyển khoản hàng ngày của ngân hàng thương mại.”
Kèm theo đó là một điều kiện ràng buộc. Nguyên văn: “Việc sử dụng tỷ giá xấp xỉ phải đảm bảo không làm ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.” Nghĩa là dù trong biên độ 1%, doanh nghiệp vẫn phải xem xét mức độ trọng yếu.
Ngân hàng không công bố tỷ giá loại ngoại tệ đó thì xử lý thế nào?
Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định nguyên văn:
“Trường hợp ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch không công bố tỷ giá của loại ngoại tệ mà doanh nghiệp phát sinh thì doanh nghiệp được lựa chọn một loại tiền tệ trung gian để quy đổi sang đơn vị tiền tệ trong kế toán của đơn vị nhưng phải áp dụng nhất quán theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam. Doanh nghiệp phải trình bày trên Thuyết minh Báo cáo tài chính về căn cứ lựa chọn loại tiền tệ trung gian đó và cách thức quy đổi loại ngoại tệ phát sinh giao dịch sang đơn vị tiền tệ trong kế toán của doanh nghiệp.”
Tình huống này hay gặp với doanh nghiệp giao dịch bằng các đồng tiền ít phổ biến. Yêu cầu bắt buộc gồm: áp dụng nhất quán và trình bày trên Thuyết minh Báo cáo tài chính.
Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ hạch toán vào đâu?
Mục 1.4.4 Tài khoản 413 (Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ), thuộc phần nguyên tắc áp dụng tỷ giá hối đoái để ghi sổ kế toán cho các giao dịch kinh tế phát sinh trong kỳ bằng ngoại tệ, quy định nguyên văn:
“Khi doanh nghiệp áp dụng tỷ giá hối đoái quy định tại khoản 1.4.1, khoản 1.4.2 và khoản 1.4.3 của tài khoản này để hạch toán các giao dịch phát sinh trong kỳ bằng ngoại tệ, tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh đều được phản ánh ngay vào doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi) hoặc chi phí tài chính (nếu lỗ) để xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.”
Doanh nghiệp phải thuyết minh gì về chính sách tỷ giá?
Mục 1.4.5 Tài khoản 413 quy định nguyên văn: “Doanh nghiệp phải thuyết minh chi tiết, rõ ràng về chính sách kế toán đối với tỷ giá hối đoái được áp dụng để hạch toán các giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ trên thuyết minh Báo cáo tài chính và việc lựa chọn tỷ giá hối đoái áp dụng phải đảm bảo nguyên tắc nhất quán theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam.”
Đây là điểm nhiều doanh nghiệp bỏ sót. Chính sách tỷ giá phải được viết thành văn bản, nhất quán giữa các kỳ, và thể hiện trên thuyết minh.
Trường hợp nào được xuất hóa đơn bằng ngoại tệ?
Nguyên tắc chung vẫn là hóa đơn ghi bằng Đồng Việt Nam, ký hiệu “đ”. Ngoại tệ chỉ xuất hiện trên hóa đơn trong các trường hợp được Mục 8 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép.
Quy định nguyên văn về đồng tiền trên hóa đơn
Ngoài điểm c và c.1 đã trích ở trên, Mục 8 Phụ lục còn quy định nguyên văn:
“c.2) Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD – Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu, ví dụ: 5.000,50 EUR- Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu);
c.3) Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.”
Hai trường hợp được ghi hóa đơn bằng ngoại tệ
Theo đó, đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu là “đ”. Trừ 2 trường hợp sau đây sẽ được xuất hóa đơn bằng ngoại tệ (lần lượt theo điểm c.1 và điểm c.3 Mục 8 Phụ lục):
- Nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối: đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện tỷ giá ngoại tệ với Đồng Việt Nam.
- Bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ: tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra Đồng Việt Nam.
Hai trường hợp này khác nhau ở điểm nào?
Sự khác biệt nằm ở nghĩa vụ quy đổi. Ở trường hợp theo điểm c.1, hóa đơn ghi ngoại tệ nhưng phải kèm tỷ giá với Đồng Việt Nam, và theo Công văn 13969 đó là tỷ giá giao dịch thực tế theo pháp luật kế toán. Ở trường hợp theo điểm c.3, do được nộp thuế bằng ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán không phải quy đổi ra Đồng Việt Nam.
Cách ghi mã ngoại tệ trên hóa đơn
Mã ngoại tệ ghi theo tiêu chuẩn quốc tế. Hai ví dụ được nêu trực tiếp trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- 13.800,25 USD: Mười ba nghìn tám trăm đô la Mỹ và hai mươi nhăm xu.
- 5.000,50 EUR: Năm nghìn ơ-rô và năm mươi xu.
Kế toán cần lưu ý cách viết số tiền bằng chữ đi kèm mã ngoại tệ, kể cả phần xu, để tránh sai sót về nội dung hóa đơn.
Giao dịch bán ngoại tệ có phải sử dụng hóa đơn điện tử không?
Giao dịch bán ngoại tệ không phải sử dụng hóa đơn, nhưng phải lập bảng tổng hợp chi tiết hàng tháng. Quy định nằm tại khoản 4 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP về các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Quy định nguyên văn
“4. Các khoản phí và các khoản thu khác phát sinh từ hoạt động tái bảo hiểm (bao gồm nhượng tái bảo hiểm, các khoản thu hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác về nhượng tái bảo hiểm), nhận tiền gửi, hoạt động tài chính (phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá), bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
Đối với giao dịch bán ngoại tệ, căn cứ hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị, cuối tháng đơn vị thực hiện lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng, chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin từng giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết giao dịch bán ngoại tệ khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.”
Đơn vị bán ngoại tệ vẫn phải làm gì?
Dù không phải lập hóa đơn, đơn vị vẫn có nghĩa vụ quản lý dữ liệu như sau:
- Căn cứ vào hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị, cuối mỗi tháng lập bảng tổng hợp chi tiết các giao dịch bán ngoại tệ phát sinh trong tháng.
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin từng giao dịch.
- Cung cấp bảng tổng hợp khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
Như vậy, giao dịch bán ngoại tệ không phải sử dụng hóa đơn khi thực hiện giao dịch bán ngoại tệ, nhưng vẫn phải lập và lưu giữ bảng tổng hợp chi tiết giao dịch bán ngoại tệ theo tháng để phục vụ công tác quản lý và kiểm tra khi có yêu cầu. Nếu hệ thống dữ liệu không đủ chi tiết đến từng giao dịch, đơn vị sẽ gặp khó khi bị yêu cầu cung cấp.
Doanh nghiệp thường gặp rủi ro gì khi áp dụng tỷ giá trên hóa đơn và khai thuế?
Quy định đã rõ, nhưng sai sót thường nằm ở khâu thực hiện. Các chuyên gia tại MAN với 30 năm kinh nghiệm lưu ý rằng phần lớn rủi ro thuế liên quan ngoại tệ không đến từ việc hiểu sai luật, mà từ quy trình nội bộ thiếu nhất quán. Dưới đây là những tình huống phổ biến nhất qua thực tế kiểm toán.
Rủi ro 1: Nhầm lẫn giữa Trường hợp 1 và Trường hợp 2
Nhiều kế toán thấy hợp đồng ghi USD là mặc định khai thuế theo ngoại tệ. Đây là cách hiểu sai. Khoản 7 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025 khẳng định đồng tiền khai thuế là Đồng Việt Nam, chỉ trường hợp Chính phủ quy định mới được khai bằng ngoại tệ.
- Vì sao nguy hiểm: khai sai đồng tiền dẫn đến tờ khai phải điều chỉnh, có thể kéo theo chênh lệch số thuế phải nộp.
- Cách xử lý: đối chiếu trực tiếp với khoản 1 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP trước khi quyết định đồng tiền khai thuế.
Rủi ro 2: Tỷ giá trên hóa đơn không khớp tỷ giá ghi sổ
Công văn 13969 đã xác định tỷ giá trên hóa đơn là tỷ giá giao dịch thực tế theo pháp luật kế toán. Nếu bộ phận bán hàng tự lấy một tỷ giá khi xuất hóa đơn, còn kế toán ghi sổ theo tỷ giá khác, số liệu sẽ lệch ngay từ chứng từ gốc.
- Vì sao nguy hiểm: doanh thu trên hóa đơn và doanh thu trên sổ không khớp, gây khó khăn khi đối chiếu, quyết toán và giải trình.
- Cách xử lý: dùng một nguồn tỷ giá duy nhất cho cả hóa đơn và sổ kế toán, gắn với ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch.
Rủi ro 3: Dùng tỷ giá xấp xỉ nhưng không kiểm soát biên độ 1%
Tỷ giá xấp xỉ tiện lợi, nhất là khi lấy tỷ giá tuần hoặc tháng. Tuy nhiên, khi thị trường biến động mạnh, tỷ giá bình quân có thể vượt biên độ +/-1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch.
- Vì sao nguy hiểm: vượt biên độ đồng nghĩa không còn đáp ứng điều kiện của Thông tư 99/2025/TT-BTC.
- Cách xử lý: thiết lập bước kiểm tra chênh lệch định kỳ, lưu bảng tỷ giá ngân hàng làm bằng chứng.
Rủi ro 4: Không có chính sách tỷ giá bằng văn bản và không thuyết minh
Mục 1.4.5 Tài khoản 413 yêu cầu thuyết minh chi tiết, rõ ràng về chính sách tỷ giá và đảm bảo nhất quán. Trên thực tế kiểm toán, có doanh nghiệp chỉ áp dụng tỷ giá theo thói quen, không ghi nhận thành quy chế.
- Vì sao nguy hiểm: khi bị kiểm tra, doanh nghiệp khó chứng minh tính nhất quán, và báo cáo tài chính có thể bị đánh giá thiếu thuyết minh.
- Cách xử lý: ban hành quy chế tỷ giá nội bộ, nêu rõ ngân hàng tham chiếu, loại tỷ giá, tần suất cập nhật và tiền tệ trung gian (nếu có).
Rủi ro 5: Bán ngoại tệ nhưng không lập bảng tổng hợp hàng tháng
Vì được miễn lập hóa đơn, một số đơn vị bỏ qua luôn nghĩa vụ lập bảng tổng hợp chi tiết. Khoản 4 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP lại yêu cầu lập vào cuối tháng và cung cấp khi được yêu cầu.
- Vì sao nguy hiểm: đơn vị không có tài liệu chứng minh khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Cách xử lý: cài đặt báo cáo tự động từ hệ thống quản lý dữ liệu, chốt và lưu trữ vào cuối mỗi tháng.
Kinh nghiệm xử lý từ góc nhìn kiểm toán
Theo góc nhìn từ MAN, cách hiệu quả nhất để quản trị rủi ro thuế với giao dịch ngoại tệ là chuẩn hóa từ đầu thay vì sửa sai cuối kỳ. Một quy trình gọn gồm bốn bước:
- Phân loại giao dịch: thuộc Trường hợp 1, Trường hợp 2, hay giao dịch bán ngoại tệ.
- Chọn và ban hành chính sách tỷ giá theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
- Đồng bộ tỷ giá giữa phần mềm hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán.
- Rà soát định kỳ chênh lệch tỷ giá, hạch toán đúng vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính.
Giải pháp từ MAN – Master Accountant Network thường bắt đầu bằng việc rà soát hóa đơn ngoại tệ của các kỳ gần nhất. Chỉ cần đối chiếu tỷ giá trên hóa đơn với tỷ giá ghi sổ, doanh nghiệp đã thấy ngay mức độ nhất quán của mình. Đây cũng là nền tảng để kiểm toán thuận lợi và tối ưu chi phí thuế tại Việt Nam một cách hợp pháp.
Kết luận
Hướng dẫn xác định tỷ giá khai thuế và lập hóa đơn theo Công văn 13969 giúp doanh nghiệp tách bạch hai vấn đề vốn dễ nhầm lẫn. Khai thuế bằng ngoại tệ chỉ áp dụng cho trường hợp tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Còn tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ là tỷ giá giao dịch thực tế theo pháp luật kế toán, giúp hóa đơn và sổ sách khớp nhau. Nắm chắc nguyên tắc này, doanh nghiệp giảm đáng kể nguy cơ điều chỉnh hóa đơn, tờ khai và chênh lệch khi quyết toán.
Các dịch vụ thuế tại MAN – Master Accountant Network
- Dịch vụ kế toán thuế
- Dịch vụ tư vấn thuế
- Dịch vụ quyết toán thuế
- Dịch vụ báo cáo thuế
- Dịch vụ hoàn thuế GTGT
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Tài chính doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về hướng dẫn xác định tỷ giá khai thuế và lập hóa đơn theo Công văn 13969
Công văn 13969 hướng dẫn những nội dung gì?
Công văn 13969/NBI-QLDN2 năm 2026 hướng dẫn tỷ giá khai thuế và lập hóa đơn đối với hàng hóa xuất nhập khẩu. Văn bản chia hai trường hợp: khai thuế bằng ngoại tệ theo Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, và thể hiện tỷ giá trên hóa đơn theo điểm c.1 Mục 8 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Tỷ giá ghi trên hóa đơn ngoại tệ là tỷ giá nào?
Là tỷ giá giao dịch thực tế được xác định theo quy định của pháp luật về kế toán. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, đó là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch, hoặc tỷ giá xấp xỉ chênh lệch không quá +/-1%.
Doanh nghiệp có được tự chọn khai thuế bằng ngoại tệ không?
Không. Khoản 7 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025 quy định đồng tiền khai thuế, tính thuế là Đồng Việt Nam. Chỉ các trường hợp Chính phủ quy định, cụ thể tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, mới được khai bằng ngoại tệ.
Khi nào hóa đơn ghi ngoại tệ mà không phải quy đổi ra Đồng Việt Nam?
Khi bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ. Khi đó tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra Đồng Việt Nam (điểm c.3 Mục 8 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
Bán ngoại tệ có phải xuất hóa đơn điện tử không?
Không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Tuy nhiên, cuối tháng đơn vị phải lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch bán ngoại tệ, chịu trách nhiệm về tính chính xác và cung cấp khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
