Nghị định 254/2026/NĐ-CP là văn bản pháp lý quan trọng nhất trong lĩnh vực hóa đơn điện tử kể từ khi Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 được ban hành. Được Chính phủ ký ngày 30/6/2026 và có hiệu lực chỉ một ngày sau đó, vào 1/7/2026, nghị định này thay thế toàn bộ hệ thống quy định cũ tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đồng thời bổ sung nhiều điểm mới về đối tượng sử dụng, nội dung hóa đơn và cách xác định thời điểm lập hóa đơn.
Với tốc độ ban hành và hiệu lực gần như tức thời, không ít doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh còn lúng túng trong việc cập nhật quy trình. Đây là thời điểm doanh nghiệp cần rà soát ngay hệ thống phần mềm hóa đơn để tránh rủi ro bị xử phạt do sai lệch nội dung hoặc chậm chuyển dữ liệu.
| Nghị định 254/2026/NĐ-CP là văn bản hướng dẫn chi tiết Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. |
| Ban hành ngày 30/6/2026, có hiệu lực từ ngày 1/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi liên quan. |
| Áp dụng cho tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ chức thu thuế phí lệ phí và các bên liên quan đến hóa đơn, chứng từ. |
| Nội dung trọng tâm: quy định tên người mua trên hóa đơn, thời điểm lập và ký số hóa đơn, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. |
| Doanh nghiệp cần rà soát phần mềm kế toán, quy trình lập hóa đơn ngay từ 1/7/2026 để tránh sai sót khi cơ quan thuế kiểm tra. |
Nghị định 254/2026/NĐ-CP là gì? Căn cứ pháp lý và phạm vi điều chỉnh
Nghị định 254/2026/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 30/6/2026, quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Văn bản này cụ thể hóa khoản 6 Điều 26 và khoản 4 Điều 27 của luật, đồng thời bổ sung các nội dung quản lý theo khoản 5 Điều 52.
Phạm vi điều chỉnh của nghị định bao trùm nhiều nhóm vấn đề: loại hóa đơn, đối tượng sử dụng, nội dung và thời điểm lập hóa đơn, trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, nguyên tắc lập và lưu trữ chứng từ điện tử, cũng như cơ chế xây dựng và tra cứu thông tin hóa đơn trên Hệ thống thông tin quản lý thuế. Đây là bộ khung pháp lý thay thế hoàn toàn cách tiếp cận cũ.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế những văn bản nào?
Kể từ ngày có hiệu lực, ba văn bản sau chính thức hết hiệu lực: Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về hóa đơn, chứng từ; Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP; và Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lưu ý dừng áp dụng các quy định cũ ngay từ mốc 1/7/2026.
Vai trò của Nghị định 254/2026/NĐ-CP trong quản trị thuế và kế toán doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử là nguồn dữ liệu gốc để cơ quan thuế xác định nghĩa vụ thuế, đồng thời là căn cứ để doanh nghiệp hạch toán chi phí và kê khai thuế giá trị gia tăng. Khi Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay đổi cách xác định tên người mua, thời điểm lập hóa đơn hay đối tượng sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền, toàn bộ quy trình kế toán nội bộ của doanh nghiệp buộc phải điều chỉnh theo.
Theo các chuyên gia tại MAN – Master Accountant Network, việc không cập nhật kịp các thay đổi về nội dung hóa đơn có thể khiến hóa đơn bị coi là không hợp pháp, dẫn đến hàng loạt hệ quả: chi phí không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, số thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ, và rủi ro bị truy thu khi quyết toán. Đây chính là lý do doanh nghiệp cần xem nghị định này như một phần bắt buộc trong công tác quản trị rủi ro thuế, chứ không chỉ là vấn đề kỹ thuật của bộ phận công nghệ thông tin.
Đối tượng nào chịu tác động của Nghị định 254/2026/NĐ-CP?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP áp dụng cho phạm vi đối tượng rất rộng, bao gồm cả bên bán, bên mua và các tổ chức trung gian trong chuỗi phát hành hóa đơn.
- Nhóm người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Nhóm này gồm doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thành lập theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài; hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác; đơn vị sự nghiệp công lập có phát sinh bán hàng, cung cấp dịch vụ; và tổ chức nước ngoài kinh doanh trên nền tảng số có phát sinh doanh thu tại Việt Nam.
- Nhóm người mua và các bên liên quan khác: Bên cạnh người mua hàng hóa, dịch vụ, nghị định còn điều chỉnh tổ chức thu thuế, phí, lệ phí; người nộp thuế; tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; cơ quan quản lý thuế và các bên có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ.
- Nhóm ngành nghề đặc thù bắt buộc dùng hóa đơn không mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện lực, xăng dầu, viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy được phép dùng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nếu đáp ứng điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin. Trong khi đó, các đơn vị bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng như trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2026, đúng bằng ngày Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 chính thức áp dụng trên thực tế. Khoảng cách giữa ngày ký (30/6/2026) và ngày hiệu lực chỉ một ngày cho thấy tính cấp bách trong việc hoàn thiện khung pháp lý về hóa đơn điện tử.
Một số mốc chuyển tiếp doanh nghiệp cần ghi nhớ: biên lai giấy tự in, đặt in theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được tiếp tục sử dụng đến hết 31/12/2026, sau đó phải tiêu hủy theo trình tự do Bộ Tài chính quy định. Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng ngay từ ngày nghị định có hiệu lực và cũng phải được tiêu hủy đúng quy trình.
Quy định về tên người mua trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Đây là nội dung được nhiều kế toán quan tâm nhất vì liên quan trực tiếp đến tính hợp lệ của hóa đơn khi hạch toán chi phí.
Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải ghi đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc các giấy tờ tương đương. Nếu người mua cung cấp mã số đơn vị có quan hệ ngân sách, hóa đơn phải thể hiện đúng mã số này thay vì mã số thuế thông thường.
Với tên, địa chỉ quá dài, người bán được viết tắt một số danh từ thông dụng như Phường thành P, Thành phố thành TP, Trách nhiệm hữu hạn thành TNHH, Khu công nghiệp thành KCN, Chi nhánh thành CN, miễn là vẫn xác định được chính xác địa chỉ theo đăng ký kinh doanh.
Trường hợp người mua là người tiêu dùng cá nhân
Hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua. Với người mua là người nước ngoài, thông tin địa chỉ và số định danh có thể thay bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh cùng quốc tịch. Nếu người mua không cung cấp thông tin, hóa đơn ghi rõ dòng chữ dành cho người tiêu dùng.
Đáng lưu ý, hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng sẽ không có giá trị để tổ chức, hộ kinh doanh khác sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế. Một số hoạt động đặc thù như bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim, bán xăng dầu cho cá nhân không cung cấp thông tin, kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng hoặc hóa đơn thương mại điện tử được miễn yêu cầu thể hiện đầy đủ thông tin người mua và chữ ký số.
Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Theo Điều 6 của nghị định, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được chia thành bốn nhóm chính. Nhóm thứ nhất là tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thông thường và các trường hợp rủi ro cao về thuế, bắt buộc dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nhóm thứ hai là doanh nghiệp thuộc lĩnh vực đặc thù có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu, được dùng hóa đơn không có mã.
Nhóm thứ ba là tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Nhóm thứ tư là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, buộc áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu.
Ngoài ra, nghị định quy định các trường hợp được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, áp dụng cho tổ chức không kinh doanh có phát sinh giao dịch bán hàng, hoặc doanh nghiệp đang tạm ngừng, ngừng hoạt động, bị cưỡng chế hóa đơn nhưng vẫn cần xuất hóa đơn để thực hiện nghĩa vụ hợp đồng đã ký trước đó.
Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số theo quy định mới
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là lúc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp thu tiền trước thì lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.
Với các ngành đặc thù như viễn thông, bảo hiểm, ngân hàng, hàng không, bưu chính chuyển phát cần đối soát dữ liệu định kỳ, nghị định cho phép lập hóa đơn chậm nhất vào ngày 7 của tháng sau hoặc theo kỳ quy ước đã thỏa thuận giữa các bên. Với bán lẻ xăng dầu, thời điểm lập hóa đơn là khi kết thúc việc bán theo từng lần.
Về thời điểm ký số, đây là lúc người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, hiển thị theo định dạng ngày tháng năm dương lịch. Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, việc gửi cơ quan thuế cấp mã hoặc chuyển dữ liệu phải hoàn tất chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo. Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, còn người mua khai thuế theo thời điểm nhận hóa đơn hợp lệ.
Tổng hợp văn bản pháp luật liên quan đến Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Để triển khai thống nhất quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử từ ngày 1/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP được ban hành trên cơ sở Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, đồng thời thay thế các quy định trước đây tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các nghị định sửa đổi, bổ sung.
Dưới đây là tổng hợp các văn bản pháp luật liên quan và phạm vi điều chỉnh của từng văn bản để doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thuận tiện tra cứu, áp dụng.
| Văn bản pháp lý | Số hiệu / Ngày ban hành | Nội dung liên quan |
| Luật Quản lý thuế | Số 108/2025/QH15 | Căn cứ ban hành, quy định khung về hóa đơn, chứng từ điện tử |
| Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Ngày 30/6/2026, hiệu lực 1/7/2026 | Quy định chi tiết loại hóa đơn, đối tượng sử dụng, nội dung, thời điểm lập hóa đơn |
| Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Ngày 19/10/2020 | Quy định cũ về hóa đơn, chứng từ, đã hết hiệu lực từ 1/7/2026 |
| Nghị định 41/2022/NĐ-CP | Ngày 20/6/2022 | Sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, phần liên quan đã hết hiệu lực |
| Nghị định 70/2025/NĐ-CP | Ngày 20/3/2025 | Sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã hết hiệu lực |
| Nghị định 181/2025/NĐ-CP | Tham chiếu | Quy định chi tiết Luật Thuế giá trị gia tăng, liên quan trường hợp không phải dùng hóa đơn |
| Nghị định 186/2025/NĐ-CP | Tham chiếu | Quy định về quản lý, sử dụng tài sản công, mẫu hóa đơn bán tài sản công |
Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính về định dạng chuẩn dữ liệu, mẫu ký hiệu hóa đơn và quy trình đăng ký sử dụng, vì Nghị định 254/2026/NĐ-CP giao nhiều nội dung kỹ thuật cho Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chi tiết.
Case Study: Doanh nghiệp bán lẻ chuyển đổi theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Bối cảnh
Chuỗi cửa hàng bán lẻ đồ gia dụng Y tại TP.HCM, có 25 điểm bán trực tiếp cho người tiêu dùng, trước đây xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho mọi giao dịch, kể cả giao dịch giá trị nhỏ mà khách không yêu cầu lấy hóa đơn.
Xử lý sau 1/7/2026
Theo tư vấn từ MAN – Master Accountant Network, doanh nghiệp thực hiện ba bước: thứ nhất, rà soát lại toàn bộ 25 điểm bán để xác định điểm nào thuộc nhóm bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 6; thứ hai, kết nối phần mềm bán hàng với Hệ thống thông tin quản lý thuế để truyền dữ liệu theo thời gian thực; thứ ba, xây dựng lại mẫu hóa đơn để đảm bảo hiển thị đúng tên người mua là cá nhân theo quy định mới, kèm dòng chữ dành cho người tiêu dùng khi khách không cung cấp thông tin.
Kết quả đo lường được
Sau khi hoàn tất chuyển đổi, doanh nghiệp giảm thời gian đối soát cuối ngày từ khoảng 2 giờ xuống còn 20 phút nhờ dữ liệu tự động đồng bộ với cơ quan thuế. Khi cơ quan thuế thanh tra định kỳ, hồ sơ hóa đơn được xác minh trực tuyến ngay trên hệ thống, không cần xuất trình hóa đơn giấy, giúp rút ngắn thời gian kiểm tra so với chu kỳ trước.
Bảng so sánh Nghị định 254/2026/NĐ-CP với quy định cũ
Trước ngày 1/7/2026, việc quản lý hóa đơn, chứng từ được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi. Từ ngày 1/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức thay thế với nhiều thay đổi về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, ngưỡng doanh thu áp dụng, cơ chế khuyến khích tố giác vi phạm và lộ trình chuyển đổi từ hóa đơn, biên lai giấy. Bảng dưới đây tổng hợp những điểm khác biệt nổi bật giữa quy định mới và trước đây.
| Tiêu chí | Nghị định 123/2020/NĐ-CP (cũ) | Nghị định 254/2026/NĐ-CP (mới) |
| Căn cứ ban hành | Luật Quản lý thuế 2019 | Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 |
| Đối tượng dùng hóa đơn máy tính tiền | Áp dụng hạn chế theo nhóm ngành cụ thể | Mở rộng cho toàn bộ nhóm bán hàng trực tiếp người tiêu dùng |
| Ngưỡng doanh thu hộ kinh doanh bắt buộc hóa đơn điện tử có mã | Không quy định cụ thể mức trên 1 tỷ đồng | Trên 1 tỷ đồng/năm phải áp dụng hóa đơn có mã hoặc từ máy tính tiền |
| Cơ chế khen thưởng tố giác | Chưa quy định chi tiết mức thưởng | Quy định rõ mức thưởng tối đa 10% số tiền xử phạt, không quá 10.000.000 đồng/vụ việc |
| Hiệu lực tem, biên lai giấy cũ | Áp dụng theo lộ trình cũ | Được dùng đến hết 31/12/2026, sau đó phải tiêu hủy |
Nhận định chuyên gia: Rủi ro doanh nghiệp thường gặp khi áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Các chuyên gia tại MAN – Master Accountant Network với hơn 30 năm kinh nghiệm kiểm toán và tư vấn thuế tại Việt Nam chỉ ra bốn rủi ro phổ biến doanh nghiệp cần chủ động phòng tránh.
- Rủi ro thứ nhất là ghi sai thông tin người mua khi áp dụng quy tắc viết tắt địa chỉ, khiến hóa đơn không xác định được chính xác doanh nghiệp theo đăng ký kinh doanh.
- Rủi ro thứ hai là chậm chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế, đặc biệt với nhóm doanh nghiệp thuộc diện gửi trực tiếp có khối lượng hóa đơn lớn, dễ phát sinh chênh lệch giữa sổ sách và tờ khai.
- Rủi ro thứ ba là nhầm lẫn giữa nhóm đối tượng dùng hóa đơn có mã và hóa đơn từ máy tính tiền, dẫn đến áp dụng sai loại hóa đơn cho cùng một điểm bán.
- Rủi ro thứ tư là chưa cập nhật phần mềm kế toán để đáp ứng định dạng chuẩn dữ liệu mới, gây khó khăn khi đối chiếu số liệu vào kỳ quyết toán năm.
Theo góc nhìn từ MAN, giải pháp tối ưu chi phí thuế tại Việt Nam không nằm ở việc trì hoãn chuyển đổi mà ở việc chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu, kết hợp rà soát định kỳ giữa bộ phận kế toán và bộ phận công nghệ thông tin để giảm thiểu sai sót phát sinh trong giai đoạn chuyển tiếp.
Nguyên tắc lập, quản lý và lưu trữ hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả với hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng cho biếu tặng, trả thay lương cho người lao động hoặc tiêu dùng nội bộ. Hóa đơn phải theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo quy định, phản ánh trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn thay mình, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hóa đơn.
Về lưu trữ, Điều 5 quy định hóa đơn, chứng từ điện tử phải được bảo quản dưới dạng thông điệp dữ liệu, bảo đảm an toàn, toàn vẹn trong suốt thời hạn lưu trữ theo pháp luật kế toán, đồng thời sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy chỉ được thực hiện khi có yêu cầu của cơ quan thanh tra, kiểm tra, điều tra hoặc phục vụ việc ghi sổ kế toán, và hóa đơn giấy chuyển đổi trong trường hợp ghi sổ không có giá trị giao dịch, thanh toán.
Trường hợp nào không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP?
Điều 7 liệt kê một số giao dịch được miễn lập hóa đơn điện tử. Đáng chú ý gồm: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp; hộ kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản hoặc cung cấp nội dung số, quảng cáo số cho tổ chức nước ngoài; đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp đã được khấu trừ thuế tại nguồn.
Ngoài ra, các khoản thu từ hoạt động tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, phát hành chứng khoán, bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh cũng không thuộc diện lập hóa đơn điện tử. Tương tự, việc góp vốn bằng tài sản, điều chuyển tài sản nội bộ giữa công ty mẹ và đơn vị phụ thuộc, hay cho mượn máy móc thiết bị không thu tiền cũng nằm trong nhóm miễn trừ này.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định những loại hóa đơn nào?
Theo Điều 8, hệ thống hóa đơn gồm nhiều loại tương ứng với từng phương pháp kê khai thuế và lĩnh vực kinh doanh. Hóa đơn giá trị gia tăng dành cho tổ chức kê khai theo phương pháp khấu trừ, áp dụng cho bán hàng nội địa, vận tải quốc tế, xuất khẩu và hoạt động thương mại điện tử xuyên biên giới. Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, hộ kinh doanh kê khai theo phương pháp trực tiếp hoặc hoạt động trong khu phi thuế quan.
Bên cạnh hai loại chính, nghị định còn quy định hóa đơn thương mại điện tử cho hoạt động xuất khẩu có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, cùng các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ và chứng từ thu cước, thu phí dịch vụ ngân hàng được lập theo thông lệ quốc tế.
Quy định về chứng từ điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Ngoài hóa đơn, Chương III của nghị định dành riêng cho chứng từ điện tử, gồm hai loại chính: chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải thể hiện đầy đủ thông tin về tổ chức chi trả, cá nhân nhận thu nhập, khoản thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ. Với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên, tổ chức chi trả chỉ cần lập một chứng từ khấu trừ cho cả năm tính thuế.
Về biên lai, Điều 25 cho phép tổ chức thu thuế, phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai bằng văn bản, đồng thời phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 3 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm bắt đầu lập biên lai. Biên lai giấy tự in, đặt in theo quy định cũ được dùng đến hết 31/12/2026 theo lộ trình chuyển tiếp tại Điều 44.
Quyền và nghĩa vụ của người bán, người mua theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Theo Điều 17, người bán hàng hóa, dịch vụ có quyền sử dụng hóa đơn hợp pháp phục vụ kinh doanh, yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử cung cấp thông tin người mua để lập hóa đơn, đồng thời có quyền khiếu kiện tổ chức, cá nhân xâm phạm quyền tạo lập và sử dụng hóa đơn. Đổi lại, người bán có nghĩa vụ lập và giao hóa đơn khi bán hàng, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định và công khai cách thức tra cứu hóa đơn cho khách hàng.
Về phía người mua, Điều 18 quy định quyền yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn hợp pháp, quyền tra cứu và nhận file gốc hóa đơn điện tử. Hóa đơn nhận được là căn cứ để người mua xác nhận giao dịch, chứng minh quyền sở hữu, kê khai thuế hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại. Người mua cũng có trách nhiệm sử dụng hóa đơn đúng mục đích và cung cấp thông tin trên hóa đơn cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu.
Cơ chế khen thưởng người tiêu dùng tố giác hành vi không xuất hóa đơn
Một điểm mới đáng chú ý tại Điều 41 là cơ chế khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn điện tử. Người tố giác được xem xét khen thưởng nếu cung cấp thông tin trung thực, có căn cứ xác định thời gian, địa điểm, hành vi vi phạm, và cơ quan thuế đã ban hành quyết định xử phạt dựa trên thông tin đó. Việc tố giác có thể thực hiện qua Hệ thống thông tin quản lý thuế, Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc gửi trực tiếp tại cơ quan thuế.
Mức chi khen thưởng không quá 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính và tối đa 10.000.000 đồng cho mỗi vụ việc. Theo góc nhìn từ MAN – Master Accountant Network, quy định này tạo thêm một lớp giám sát xã hội đối với việc tuân thủ hóa đơn, do đó doanh nghiệp càng cần chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn ngay tại điểm bán để tránh bị phản ánh và kiểm tra đột xuất.
Nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử
Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một hóa đơn hợp lệ phải thể hiện đầy đủ: tên, ký hiệu và ký hiệu mẫu số hóa đơn; số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa thuế, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng; chữ ký của các bên; thời điểm lập và thời điểm ký số; cùng mã của cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã.
Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, nội dung có thể đơn giản hơn, chỉ cần tên, địa chỉ, mã số thuế người bán, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng và giá thanh toán, còn thông tin người mua chỉ bắt buộc khi khách hàng có yêu cầu.
Số hóa đơn được quy định tại Phụ lục kèm theo nghị định là dãy số Ả Rập tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào đầu năm hoặc từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, kết thúc vào 31/12 hằng năm, và phải được lập liên tục theo thứ tự tăng dần trong cùng một ký hiệu mẫu số. Đây là chi tiết kỹ thuật doanh nghiệp cần cấu hình đúng ngay trong phần mềm hóa đơn để tránh bị từ chối cấp mã.
Trường hợp nào được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh?
Ngoài nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn thường xuyên, Điều 6 khoản 2 quy định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh cho một số trường hợp đặc biệt: tổ chức không kinh doanh nhưng phát sinh giao dịch bán hàng chịu thuế; doanh nghiệp tạm ngừng hoặc ngừng hoạt động, chưa chấm dứt mã số thuế nhưng cần hóa đơn để thanh lý tài sản hoặc thực hiện hợp đồng đã ký; doanh nghiệp bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn; hoặc doanh nghiệp đang làm thủ tục phá sản nhưng vẫn hoạt động dưới sự giám sát của tòa án.
Cơ chế này giúp các doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển tiếp pháp lý vẫn có thể hoàn tất nghĩa vụ với đối tác mà không vi phạm quy định về hóa đơn, đồng thời giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ từng giao dịch phát sinh trong các tình huống rủi ro cao.
Trường hợp nào được sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí dịch vụ?
Điều 11 quy định doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn được sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí dịch vụ trong 12 tháng đầu kể từ khi bắt đầu sử dụng. Cục Thuế trực tiếp cung cấp hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện việc này.
Ngoài nhóm trên, các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khác khi sử dụng hóa đơn điện tử thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ vẫn phải trả phí theo hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên. Theo góc nhìn từ MAN – Master Accountant Network, doanh nghiệp mới thành lập tại vùng khó khăn nên tận dụng chính sách này để giảm chi phí vận hành trong giai đoạn đầu, đồng thời chủ động đăng ký chuyển sang gói dịch vụ trả phí trước khi hết thời hạn miễn phí để tránh gián đoạn xuất hóa đơn.
Quy trình lập hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế
Với hóa đơn có mã, Điều 12 quy định người bán truy cập trực tiếp Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để lập hóa đơn, ký số rồi gửi để cơ quan thuế cấp mã. Hóa đơn được cấp mã phải đáp ứng đầy đủ nội dung, đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và không thuộc diện bị ngừng cấp mã. Hệ thống của Cục Thuế sẽ tự động cấp mã và trả kết quả gần như ngay lập tức.
Với hóa đơn không có mã, Điều 13 cho phép doanh nghiệp dùng phần mềm riêng để lập, ký số và gửi trực tiếp cho người mua mà không qua bước cấp mã, nhưng vẫn phải chuyển dữ liệu về cơ quan thuế theo đúng thời hạn và định dạng quy định. Đây là lý do vì sao chỉ những doanh nghiệp đáp ứng điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin mới được áp dụng hình thức này.
Xử lý sự cố khi lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Điều 14 dự liệu nhiều tình huống sự cố khác nhau. Nếu người bán gặp sự cố không thể lập hóa đơn có mã, cần liên hệ cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ; trong thời gian chờ khắc phục, người bán có thể đến trực tiếp cơ quan thuế để lập hóa đơn. Nếu sự cố xuất phát từ hệ thống cấp mã của cơ quan thuế, Cục Thuế phải kích hoạt hệ thống dự phòng và thông báo công khai phạm vi ảnh hưởng.
Trường hợp bất khả kháng như chiến tranh, bạo loạn, đình công hoặc thiên tai khiến việc lập, cấp mã hay truyền dữ liệu hóa đơn bị gián đoạn, người bán được lập và gửi hóa đơn trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi sự cố được khắc phục, đồng thời phải lưu giữ tài liệu chứng minh tình huống bất khả kháng để giải trình khi cần.
Trách nhiệm của tổ chức ủy nhiệm, tổ chức cung cấp dịch vụ và cơ quan thuế
Theo Điều 19, tổ chức được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử phải lập hóa đơn đúng phạm vi ủy nhiệm, phản ánh đúng bản chất giao dịch, thể hiện đầy đủ thông tin của bên ủy quyền, đồng thời bảo mật dữ liệu và không sử dụng dữ liệu hóa đơn ngoài mục đích được giao. Chủ quản nền tảng thương mại điện tử cũng có trách nhiệm cung cấp thông tin giao dịch để người bán lập hóa đơn đúng quy định.
Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, theo Điều 20, phải công khai phương thức hoạt động và chất lượng dịch vụ, bảo mật thông tin hóa đơn, đồng thời thông báo trước ít nhất 30 ngày nếu có kế hoạch ngừng cung cấp dịch vụ để bảo vệ quyền lợi khách hàng. Về phía cơ quan thuế, Điều 21 quy định Cục Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn phục vụ quản lý nhà nước, còn cơ quan thuế quản lý trực tiếp chịu trách nhiệm đăng ký, kiểm tra việc sử dụng và lưu trữ hóa đơn tại địa bàn.
Kết nối, truyền dữ liệu và miễn phí dịch vụ đối với chứng từ điện tử
Điều 27 quy định tổ chức thu thuế, phí, lệ phí và tổ chức khấu trừ thuế phải kết nối, truyền và tiếp nhận dữ liệu chứng từ điện tử với cơ quan quản lý thuế qua Hệ thống thông tin quản lý thuế, bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn vẹn dữ liệu và khả năng truy xuất khi được yêu cầu. Nếu hệ thống gặp sự cố kỹ thuật, đơn vị liên quan phải thông báo kịp thời và hoàn tất truyền dữ liệu trong vòng 3 ngày làm việc sau khi khắc phục xong.
Về chi phí, Điều 28 quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng dưới 10 lao động và không thuộc diện dùng hóa đơn điện tử, cùng tổ chức trả thu nhập không thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử, được sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử miễn phí thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức được Cục Thuế ủy thác.
Xây dựng và tra cứu thông tin hóa đơn điện tử trên Hệ thống thông tin quản lý thuế
Chương IV của nghị định dành riêng cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu và cơ chế tra cứu thông tin hóa đơn. Theo Điều 31, hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ phải được xây dựng thống nhất từ trung ương đến địa phương, bảo đảm an toàn, bảo mật và kết nối chia sẻ với cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành liên quan. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, Điều 35 cho phép cơ quan chức năng tra cứu trực tiếp thông tin hóa đơn điện tử trên hệ thống mà không cần yêu cầu xuất trình hóa đơn giấy.
Đối tượng được cung cấp và sử dụng thông tin hóa đơn điện tử, theo Điều 36, bao gồm người bán, người mua, cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức tín dụng, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và cơ quan quản lý thuế nước ngoài theo điều ước quốc tế. Mỗi bên sử dụng thông tin phải đăng ký đầu mối, được cấp tài khoản truy cập và có trách nhiệm bảo mật, sử dụng dữ liệu đúng mục đích được giao.
Trách nhiệm thi hành và xử lý chuyển tiếp theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Điều 45 giao Bộ Tài chính trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức triển khai giải pháp hóa đơn điện tử trên toàn quốc, trong khi Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố chỉ đạo các cơ quan, đơn vị tại địa phương phối hợp thực hiện. Đây là cơ sở để các thông tư hướng dẫn chi tiết về định dạng dữ liệu, mẫu biểu đăng ký sẽ tiếp tục được ban hành trong thời gian tới.
Về xử lý chuyển tiếp, Điều 44 quy định việc quản lý hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia bằng giấy vẫn thực hiện theo quy định cũ cho đến khi Bộ Tài chính thông báo chuyển đổi sang hóa đơn điện tử; khi đó, hóa đơn giấy chưa dùng hết phải được tiêu hủy theo trình tự do Bộ Tài chính quy định. Doanh nghiệp cần theo dõi sát các thông báo chuyển đổi này để tránh sử dụng song song hai hình thức hóa đơn không đúng quy định.
Kết luận
Nghị định 254/2026/NĐ-CP đánh dấu bước chuyển quan trọng trong quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử tại Việt Nam, đồng bộ hóa toàn bộ quy trình từ lập, ký số, đến truyền dữ liệu về cơ quan thuế. Doanh nghiệp nắm rõ và tuân thủ đúng các quy định mới sẽ giảm đáng kể rủi ro bị truy thu, đồng thời tối ưu được thời gian vận hành kế toán nội bộ.
MAN – Master Accountant Network là đơn vị tư vấn thuế, kế toán, kiểm toán với đội ngũ chuyên gia trên 30 năm kinh nghiệm thực tế, am hiểu sâu sắc công tác quản trị rủi ro thuế tại Việt Nam. Để được hỗ trợ cụ thể cho từng trường hợp doanh nghiệp bạn khi áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hãy liên hệ MAN – Master Accountant Network để được tư vấn chi tiết.
Các dịch vụ thuế tại MAN – Master Accountant Network
- Dịch vụ kế toán thuế
- Dịch vụ tư vấn thuế
- Dịch vụ quyết toán thuế
- Dịch vụ báo cáo thuế
- Dịch vụ hoàn thuế GTGT
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Tài chính doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Từ ngày 1/7/2026, cùng thời điểm Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 áp dụng trên thực tế.
Thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
Không bắt buộc theo ngưỡng doanh thu này, nhưng nếu có nhu cầu vẫn được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền theo quy định.
Không. Nghị định quy định rõ hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng không có giá trị hạch toán chi phí hay quyết toán thuế.
Được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/12/2026, sau đó toàn bộ biên lai giấy chưa dùng hết phải tiêu hủy theo quy trình của Bộ Tài chính. Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày nào?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế văn bản nào?
Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử không?
Hóa đơn không ghi thông tin người mua có được dùng để hạch toán chi phí không?
Biên lai giấy cũ còn được sử dụng đến khi nào?
