Không ký hợp đồng lao động có phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN không là câu hỏi mà rất nhiều kế toán doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân chi trả thu nhập gặp phải khi làm việc với lao động thời vụ, cộng tác viên hoặc người nhận thù lao không thường xuyên. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định về thời điểm và nội dung lập chứng từ khấu trừ thuế đã được làm rõ, áp dụng cho cả trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động.
Trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa nghĩa vụ khấu trừ thuế và nghĩa vụ lập chứng từ, dẫn đến rủi ro bị xử phạt khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. Bài viết dưới đây, được biên soạn dưới góc nhìn chuyên môn của MAN – Master Accountant Network, đơn vị tư vấn thuế và kế toán với hơn 30 năm kinh nghiệm thực tế tại Việt Nam, sẽ phân tích chi tiết căn cứ pháp lý, cách áp dụng đúng và những rủi ro doanh nghiệp cần tránh.
Tóm tắt trọng tâm về không ký hợp đồng lao động có phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN không
- Không ký hợp đồng lao động vẫn phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo khoản 3 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Cách lập: lập cho mỗi lần khấu trừ, hoặc gộp thành một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong năm nếu cá nhân yêu cầu.
- Áp dụng cho: cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng.
- Trường hợp hợp đồng từ 3 tháng trở lên: tổ chức chi trả chỉ lập một chứng từ khấu trừ trong cả năm tính thuế.
- Cơ sở pháp lý chính: Điều 23, Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về nội dung và thời điểm lập chứng từ.
Không ký hợp đồng lao động có phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN không theo quy định hiện hành?
Theo khoản 3 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, tổ chức, cá nhân trả thu nhập vẫn phải lập chứng từ khấu trừ thuế. Đây là nghĩa vụ độc lập với việc có hay không có hợp đồng lao động chính thức.
Điểm khác biệt nằm ở tần suất lập chứng từ. Doanh nghiệp có thể lập chứng từ khấu trừ cho mỗi lần chi trả và khấu trừ thuế, hoặc gộp thành một chứng từ duy nhất cho nhiều lần khấu trừ trong một năm tính thuế, nếu cá nhân đó có yêu cầu. Quy định này giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho cả hai bên khi phát sinh chi trả thu nhập không thường xuyên.
Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp hình dung rõ sự khác biệt giữa các trường hợp, dựa trên khoản 3 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
| Tình trạng hợp đồng lao động | Tần suất lập chứng từ khấu trừ | Điều kiện áp dụng |
| Không ký hợp đồng lao động | Mỗi lần khấu trừ, hoặc gộp một chứng từ cho nhiều lần trong năm | Khi cá nhân yêu cầu gộp chứng từ |
| Hợp đồng lao động dưới 3 tháng | Mỗi lần khấu trừ, hoặc gộp một chứng từ cho nhiều lần trong năm | Khi cá nhân yêu cầu gộp chứng từ |
| Hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên | Một chứng từ duy nhất trong cả năm tính thuế | Áp dụng mặc định, không cần yêu cầu |
| Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế | Không phải lập chứng từ khấu trừ | Theo khoản 2 Điều 24 |
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì và vì sao cần lập đúng quy định?
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là văn bản, có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập ra để xác nhận số thuế đã khấu trừ của người nộp thuế tại thời điểm chi trả. Đây vừa là căn cứ để cá nhân quyết toán thuế, vừa là hồ sơ chứng minh nghĩa vụ khấu trừ của bên chi trả khi cơ quan thuế đối chiếu, thanh tra.
Với vai trò kép như vậy, việc lập chứng từ không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần. Theo góc nhìn từ MAN – Master Accountant Network, chứng từ khấu trừ thuế chính là mắt xích quan trọng trong chuỗi kiểm soát rủi ro thuế của doanh nghiệp, đặc biệt với các đơn vị sử dụng nhiều lao động thời vụ, cộng tác viên hoặc chuyên gia tư vấn ngắn hạn.
Thiếu chứng từ hoặc lập sai nội dung có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khi giải trình chi phí hợp lý, đồng thời gây thiệt hại cho người lao động vì họ không có căn cứ để quyết toán thuế hoặc yêu cầu hoàn thuế. Đây là lý do vì sao quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP siết chặt hơn về thời điểm và nội dung chứng từ so với các văn bản trước đây.
Đối tượng nào bắt buộc phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Theo Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nghĩa vụ lập chứng từ áp dụng cho tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và tổ chức thu thuế, phí, lệ phí. Cụ thể, các nhóm đối tượng chi trả thu nhập sau đây cần lưu ý:
- Doanh nghiệp trả lương, thù lao cho người lao động không ký hợp đồng lao động (ví dụ: cộng tác viên, lao động thời vụ dưới 3 tháng).
- Doanh nghiệp, tổ chức trả thu nhập cho cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng.
- Tổ chức chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên.
- Tổ chức, cá nhân thu thuế, phí, lệ phí thuộc phạm vi điều chỉnh của nghị định, phải lập biên lai theo quy định tại khoản 2 Điều 23.
Điểm cần lưu ý: nghĩa vụ lập chứng từ khấu trừ không phụ thuộc vào việc cá nhân có mã số thuế hay không. Trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế, chứng từ vẫn phải ghi nhận số định danh cá nhân theo điểm c khoản 1 Điều 23.
Các trường hợp không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Không phải mọi giao dịch khấu trừ thuế đều bắt buộc lập chứng từ riêng lẻ. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ 2 nhóm ngoại lệ tại khoản 2 và khoản 4 Điều 24 mà doanh nghiệp cần phân biệt để tránh lập thừa hoặc thiếu chứng từ.
- Trường hợp thứ nhất, khi cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức chi trả thu nhập, tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó. Đây là trường hợp phổ biến với lao động ký hợp đồng dài hạn, thu nhập duy nhất tại một nơi.
- Trường hợp thứ hai, áp dụng cho thu nhập từ hoạt động đầu tư tài chính đặc thù. Cụ thể là thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, chuyển nhượng tài sản mã hóa, chuyển nhượng vàng miếng, thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng, thừa kế, quà tặng, khi khoản thu nhập này đã được khấu trừ, nộp thuế tại nguồn.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN cần có những nội dung bắt buộc nào?
Theo khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp lệ phải thể hiện đầy đủ các nội dung sau, không được thiếu bất kỳ mục nào:
- Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự chứng từ.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập.
- Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập, hoặc số định danh cá nhân nếu chưa có mã số thuế.
- Quốc tịch, chỉ bắt buộc thể hiện nếu người nộp thuế không mang quốc tịch Việt Nam.
- Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc, khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học và số thuế đã khấu trừ.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
- Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập; nếu là chứng từ điện tử thì sử dụng chữ ký số.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc ghi thông tin quốc tịch không?
Đây là điểm nhiều kế toán bỏ sót khi làm việc với lao động nước ngoài. Theo điểm d khoản 1 Điều 23, thông tin quốc tịch chỉ bắt buộc thể hiện trên chứng từ khi người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam. Với lao động Việt Nam, chứng từ không cần ghi mục này, tránh gây thừa thông tin không cần thiết.
Nội dung biên lai thu thuế, phí, lệ phí gồm những gì?
Ngoài chứng từ khấu trừ thuế TNCN, khoản 2 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định riêng về nội dung của biên lai, áp dụng cho tổ chức thu thuế, phí, lệ phí. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ để không nhầm lẫn khi lập hồ sơ, vì hai loại chứng từ này có nội dung bắt buộc khác nhau.
Một biên lai hợp lệ phải có đầy đủ các nội dung sau:
- Tên biên lai.
- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai, thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Số biên lai là số thứ tự thể hiện trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí, ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số. Riêng biên lai điện tử, số biên lai bắt đầu từ số 1 vào ngày 1 tháng 1 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử, và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.
- Tên loại các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền, thể hiện đồng thời bằng số và bằng chữ.
- Ngày, tháng, năm lập biên lai.
- Chữ ký số của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.
Một nguyên tắc quan trọng đi kèm: nội dung thể hiện trên biên lai phải khớp đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên thực tế. Đây là căn cứ để cơ quan thuế, cơ quan hải quan đối chiếu khi kiểm tra tính trung thực của số liệu thu nộp.
Thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN được quy định ra sao?
Nguyên tắc chung tại khoản 1 Điều 24 nêu rõ, tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ giao cho người nộp thuế, trừ các trường hợp ngoại lệ đã nêu ở phần trên. Nguyên tắc này áp dụng thống nhất, không phân biệt cá nhân có ký hợp đồng lao động hay không.
Với chứng từ điện tử, khoản 5 Điều 24 quy định thời điểm ký số trên chứng từ chính là thời điểm tổ chức khấu trừ thuế sử dụng chữ ký số, và ngày ký được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Quy định này giúp thống nhất cách xác định mốc thời gian giữa các hệ thống hóa đơn điện tử khác nhau.
Cơ quan hải quan có trách nhiệm gì trong quản lý chứng từ điện tử?
Bên cạnh nghĩa vụ của tổ chức chi trả thu nhập, Điều 30 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định trách nhiệm quản lý nhà nước đối với chứng từ điện tử, giao cho hai cấp cơ quan hải quan phụ trách. Doanh nghiệp có hoạt động liên quan đến thuế, phí, lệ phí trong lĩnh vực hải quan nên nắm rõ để phối hợp cung cấp thông tin khi cần.
Trách nhiệm của Cục Hải quan
Cục Hải quan chịu trách nhiệm ở tầm quản lý chung, cụ thể gồm hai nhiệm vụ chính:
- Xây dựng cơ sở dữ liệu về chứng từ điện tử, phục vụ công tác quản lý thuế và công tác quản lý nhà nước của các cơ quan khác.
- Thông báo các loại chứng từ đã được phát hành, đã báo mất, hoặc không còn giá trị sử dụng.
Trách nhiệm của Chi cục Hải quan khu vực
Ở cấp thực thi tại địa bàn, Chi cục Hải quan khu vực đảm nhận ba nhóm công việc cụ thể hơn:
- Quản lý hoạt động tạo, phát hành chứng từ của các tổ chức đã đăng ký tạo, phát hành chứng từ với cơ quan hải quan trên địa bàn quản lý.
- Kiểm tra hoạt động tạo, phát hành và sử dụng chứng từ trên địa bàn.
- Theo dõi, kiểm tra hoạt động hủy chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính trên địa bàn.
Theo góc nhìn từ MAN – Master Accountant Network, cơ chế phân cấp này cho thấy chứng từ điện tử không chỉ là công cụ nội bộ của doanh nghiệp mà còn nằm trong hệ thống giám sát của cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp lập chứng từ sai lệch, không đúng ký hiệu mẫu hoặc không đăng ký phát hành đúng quy trình sẽ dễ bị phát hiện khi dữ liệu được đối chiếu tập trung, làm tăng rủi ro thuế nếu không kiểm soát chặt từ đầu.
Tổng hợp căn cứ pháp lý về lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Bảng dưới đây tổng hợp các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến chủ đề, giúp doanh nghiệp và kế toán tra cứu nhanh khi cần đối chiếu.
| Văn bản pháp lý | Điều khoản | Nội dung liên quan |
| Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Điều 24 | Quy định thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai, các trường hợp ngoại lệ |
| Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Điều 23 | Quy định nội dung bắt buộc của chứng từ khấu trừ thuế TNCN và biên lai |
| Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Điều 30 | Trách nhiệm của Cục Hải quan và Chi cục Hải quan khu vực trong quản lý chứng từ điện tử |
| Luật Quản lý thuế | Quy định chung | Căn cứ về nghĩa vụ khấu trừ, kê khai, nộp thuế của tổ chức chi trả thu nhập |
Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp cần theo dõi sát các văn bản hướng dẫn thi hành của Bộ Tài chính để cập nhật mẫu chứng từ điện tử, ký hiệu mẫu số theo đúng quy định mới nhất, tránh sử dụng mẫu cũ đã hết hiệu lực.
Case Study: Doanh nghiệp dịch vụ sử dụng cộng tác viên xử lý chứng từ khấu trừ ra sao?
Bối cảnh
Công ty TNHH Y hoạt động trong lĩnh vực truyền thông tại TP.HCM, thường xuyên thuê cộng tác viên viết bài, thiết kế theo từng dự án, không ký hợp đồng lao động chính thức. Trung bình mỗi tháng công ty chi trả thù lao cho khoảng 40 cộng tác viên, mỗi người nhận từ 2 đến 5 lần thanh toán trong năm.
Vấn đề gặp phải
Trước khi rà soát lại quy trình, kế toán công ty chỉ khấu trừ thuế 10% trên mỗi khoản chi trả nhưng không lập chứng từ khấu trừ, vì cho rằng không có hợp đồng lao động thì không cần lập. Khi cộng tác viên yêu cầu chứng từ để quyết toán thuế cuối năm, công ty không có hồ sơ để cung cấp, dẫn đến khiếu nại và mất uy tín với đội ngũ cộng tác viên thường xuyên.
Giải pháp áp dụng
Sau khi được MAN – Master Accountant Network tư vấn, công ty triển khai 3 bước: thứ nhất, thiết lập mẫu chứng từ khấu trừ điện tử có đầy đủ nội dung theo Điều 23; thứ hai, với cộng tác viên có nhiều lần chi trả trong năm, chủ động hỏi ý kiến để gộp thành một chứng từ duy nhất thay vì lập lẻ từng lần; thứ ba, lưu trữ toàn bộ chứng từ trên hệ thống kế toán, đối chiếu định kỳ với tờ khai khấu trừ thuế hàng tháng.
Kết quả đo lường được
- 100% cộng tác viên nhận được chứng từ khấu trừ đầy đủ khi có yêu cầu, phục vụ quyết toán thuế cá nhân đúng hạn.
- Thời gian xử lý một đợt kiểm tra thuế giảm từ 5 ngày xuống còn 2 ngày nhờ hồ sơ chứng từ đầy đủ, có hệ thống.
- Không phát sinh khoản truy thu hoặc phạt chậm nộp liên quan đến chứng từ khấu trừ trong đợt quyết toán năm gần nhất.
Nhận định chuyên gia: Rủi ro doanh nghiệp thường gặp khi xử lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Các chuyên gia tại MAN – Master Accountant Network với hơn 30 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn thuế tại Việt Nam lưu ý rằng doanh nghiệp thường mắc phải 3 nhóm rủi ro chính khi xử lý chứng từ khấu trừ thuế cho lao động không ký hợp đồng.
Rủi ro 1: Nhầm lẫn giữa nghĩa vụ khấu trừ và nghĩa vụ lập chứng từ
Nhiều doanh nghiệp chỉ dừng lại ở việc khấu trừ đúng số thuế nhưng bỏ qua bước lập chứng từ, đặc biệt với các khoản chi trả nhỏ lẻ, không thường xuyên. Đây là lỗi phổ biến nhất mà MAN ghi nhận qua các đợt rà soát hồ sơ thuế cho khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Rủi ro 2: Lập chứng từ thiếu nội dung bắt buộc
Một số chứng từ tự lập bằng file Excel hoặc mẫu viết tay không có đủ ký hiệu mẫu, số thứ tự, hoặc thiếu chữ ký hợp lệ, khiến chứng từ không có giá trị pháp lý khi cá nhân dùng để quyết toán thuế. Sai sót này dễ bị phát hiện khi cơ quan thuế đối chiếu số liệu.
Rủi ro 3: Không lưu trữ chứng từ theo hệ thống
Với lao động thời vụ, số lượng chứng từ phát sinh trong năm có thể lên đến hàng trăm bản. Nếu không quản lý bằng phần mềm hoặc quy trình lưu trữ rõ ràng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khi cần cung cấp lại chứng từ cho cơ quan thuế hoặc cho chính người lao động.
Giải pháp từ MAN – Master Accountant Network cho các rủi ro này là xây dựng quy trình chuẩn hóa việc lập, ký số và lưu trữ chứng từ khấu trừ thuế ngay từ khi phát sinh giao dịch đầu tiên, kết hợp rà soát định kỳ để tối ưu chi phí thuế và giảm thiểu rủi ro thuế cho doanh nghiệp.
Kết luận
Không ký hợp đồng lao động có phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN không đã được Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ: nghĩa vụ này áp dụng cho mọi tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập, không phụ thuộc vào việc có hợp đồng lao động chính thức hay không. Doanh nghiệp cần nắm rõ nội dung bắt buộc, thời điểm lập và các trường hợp ngoại lệ để tránh sai sót khi bị thanh tra, kiểm tra thuế.
MAN – Master Accountant Network là đơn vị tư vấn thuế, kế toán, kiểm toán hàng đầu với đội ngũ chuyên gia hơn 30 năm kinh nghiệm thực tế, am hiểu sâu sắc quản trị rủi ro thuế tại Việt Nam. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn thuế, kế toán thuế, báo cáo thuế, kê khai thuế và quyết toán thuế cho doanh nghiệp FDI, doanh nghiệp trong nước và cá nhân. Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được tư vấn miễn phí.
Các dịch vụ thuế tại MAN – Master Accountant Network
- Dịch vụ kế toán thuế
- Dịch vụ tư vấn thuế
- Dịch vụ quyết toán thuế
- Dịch vụ báo cáo thuế
- Dịch vụ hoàn thuế GTGT
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Tài chính doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về việc lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi không ký hợp đồng lao động
Không ký hợp đồng lao động có phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Có. Theo khoản 3 Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân trả thu nhập vẫn phải lập chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân không ký hợp đồng lao động, dù chi trả một lần hay nhiều lần trong năm.
Có thể gộp nhiều lần khấu trừ thành một chứng từ duy nhất không?
Có. Với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, tổ chức chi trả có thể lập một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ trong năm, nếu cá nhân đó có yêu cầu.
Cá nhân chưa có mã số thuế thì chứng từ khấu trừ ghi thông tin gì thay thế?
Chứng từ ghi số định danh cá nhân thay cho mã số thuế, theo điểm c khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Trường hợp nào tổ chức chi trả không phải lập chứng từ khấu trừ?
Hai trường hợp chính là khi cá nhân ủy quyền quyết toán thuế, và khi thu nhập từ đầu tư tài chính đặc thù đã được khấu trừ, nộp thuế tại nguồn theo khoản 4 Điều 24.
Chứng từ khấu trừ thuế điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ giấy không?
Có. Chứng từ điện tử có chữ ký số của tổ chức chi trả thu nhập, thời điểm ký số được xác định theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch, có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy.
