Chi phí được trữ thuế TNDN

Chi phí được trừ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu nghĩa vụ thuế TNDN hợp pháp và hiệu quả. Tuy nhiên, không phải khoản chi nào cũng được trừ nếu không đáp ứng đủ điều kiện chứng từ, mục đích và hình thức thanh toán, doanh nghiệp có thể bị loại chi khi thanh tra. Vậy chi phí được trừ là gì, các khoản nào hợp lý mà không cần hóa đơn, đâu là ví dụ điển hình và cách kiểm soát để tránh rủi ro thuế?

Chi phí được trừ là gì?

Chi phí được trừ là các khoản chi hợp lý, hợp lệ, có đầy đủ chứng từ và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, được phép khấu trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Việc hiểu và áp dụng đúng nguyên tắc này giúp doanh nghiệp giảm thiểu nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp, đồng thời tránh nguy cơ bị loại chi phí, truy thu thuế hoặc xử phạt trong các kỳ thanh tra, kiểm tra thuế.

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC), một khoản chi được coi là hợp lệ để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN cần thỏa mãn đồng thời ba điều kiện sau:

Khoản chi đó phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán;
Trường hợp giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thực hiện qua phương thức không dùng tiền mặt.

Doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC: Xem tại đây.

Vì sao doanh nghiệp cần xác định đúng chi phí được trừ?

Xác định đúng chi phí được trừ là bước quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ lợi ích tài chính và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Trước hết, việc hạch toán sai hoặc đưa vào những khoản chi không hợp lệ có thể dẫn đến nguy cơ bị loại khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, từ đó phát sinh nghĩa vụ truy thu và xử phạt hành chính.

Ngoài ra, khi chi phí được ghi nhận đúng và đủ, doanh nghiệp có cơ hội giảm nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp, tối ưu hóa dòng tiền và tăng lợi nhuận sau thuế. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả tài chính mà còn góp phần củng cố uy tín doanh nghiệp trong các hoạt động như huy động vốn, đánh giá tín nhiệm hoặc gọi đầu tư.

Cuối cùng, báo cáo tài chính phản ánh trung thực chi phí thực tế sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả hơn, dễ dàng phân tích tỷ suất lợi nhuận, đánh giá hiệu suất hoạt động và ra quyết định quản trị đúng hướng.

Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Trên thực tế, nếu các khoản chi không được ghi nhận đầy đủ hoặc không đáp ứng đúng quy định về chứng từ, mục đích sử dụng và phương thức thanh toán, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bị loại khỏi chi phí được trừ trong quá trình thanh tra hoặc kiểm tra thuế. Để hạn chế rủi ro và đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp nên tham khảo bảng tổng hợp dưới đây với các nhóm chi phí được chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, kèm theo yêu cầu về hồ sơ, chứng từ tương ứng.

Việc rà soát định kỳ các khoản chi theo nhóm như trên không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình quyết toán thuế, mà còn tạo nền tảng minh bạch cho việc lập kế hoạch tài chính và quản trị dòng tiền hiệu quả hơn.

Chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

Không phải khoản chi nào phát sinh trong quá trình kinh doanh cũng được đưa vào chi phí hợp lý. Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, những khoản không đáp ứng điều kiện về mục đích, chứng từ hoặc vượt định mức quy định sẽ bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế.

Một số nhóm chi phí thường bị loại gồm:

• Khoản chi vượt định mức, như: Chi tiếp khách, quà tặng hoặc quảng cáo vượt giới hạn 15% doanh thu (với doanh thu trên 20 tỷ đồng);

• Khoản chi không chứng minh được phục vụ SXKD: Thiếu hóa đơn, sai đối tượng, không có hợp đồng hợp lệ;

• Chi phí liên quan đến vi phạm pháp luật: Tiền phạt vi phạm hành chính, khoản chi không được pháp luật cho phép (như chi đất đai sai quy định);

• Lãi vay trong giao dịch liên kết vượt ngưỡng 30% EBITDA, theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP.

Ngoài các nhóm nêu trên, nhiều doanh nghiệp còn gặp các lỗi kỹ thuật khiến chi phí bị loại, dù có đầy đủ chứng từ. Những sai lầm phổ biến bao gồm:

• Hóa đơn ghi sai tên, mã số thuế doanh nghiệp;

• Thanh toán tiền mặt cho khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên;

• Hạch toán sai kỳ kế toán hoặc ghi nhận chi phí quá thời điểm phát sinh.

Việc kiểm soát nội bộ tốt, rà soát hồ sơ kế toán kỹ lưỡng và tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc về chi phí được trừ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro thuế trong các kỳ thanh – kiểm tra.

Các khoản chi phí hợp lý không cần hóa đơn: Trường hợp ngoại lệ và cách chứng minh

Theo quy định, chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số trường hợp ngoại lệ được pháp luật cho phép không cần hóa đơn, nhưng doanh nghiệp phải đảm bảo có chứng từ thay thế và chứng minh được tính hợp lý, hợp lệ của khoản chi.

Một số tình huống tiêu biểu bao gồm:

• Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh, có tổng doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm. Đây là đối tượng không thuộc diện phải xuất hóa đơn theo quy định của pháp luật về thuế.

• Thuê nhà từ cá nhân, trong đó doanh nghiệp là bên nộp thay thuế thu nhập cá nhân và lệ phí môn bài. Khoản chi này vẫn được tính vào chi phí nếu có đầy đủ chứng từ nộp thay theo mẫu quy định.

• Mua hàng tại vùng sâu, vùng xa, nơi người bán không có điều kiện lập hóa đơn, nhưng giao dịch được chứng minh là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Để khoản chi này được chấp nhận khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ thay thế, bao gồm:

• Biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ kèm theo phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

• Tờ khai thuế nộp thay cá nhân (trong trường hợp thuê nhà);

• Thuyết minh rõ ràng về mục đích sử dụng khoản chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Ví dụ thực tế: Khoản chi được trừ và bị loại

Bảng dưới đây minh họa một số tình huống cụ thể để doanh nghiệp dễ dàng phân biệt khoản chi đủ điều kiện được trừ và khoản có nguy cơ bị loại:

Các khoản chi không có hóa đơn vẫn có thể được chấp nhận là chi phí được trừ nếu doanh nghiệp nắm rõ các trường hợp ngoại lệ và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay thế hợp lệ. Việc xác định đúng ranh giới giữa chi phí được trừ và bị loại không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu thuế, mà còn chủ động kiểm soát rủi ro khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.

Kiểm soát và tối ưu chi phí được trừ trong doanh nghiệp

Để chi phí được chấp nhận khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình kiểm soát nội bộ bài bản, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ chứng từ cho từng khoản chi. Dưới đây là các bước quan trọng trong quy trình này:

Bước 1: Thiết lập quy trình duyệt chi nội bộ rõ ràng

Mỗi khoản chi phát sinh cần được phê duyệt theo quy trình minh bạch, có căn cứ như kế hoạch chi phí, hợp đồng, bảng báo giá. Việc phân quyền phê duyệt rõ ràng giữa kế toán, giám đốc và các bộ phận liên quan sẽ giúp kiểm soát rủi ro ngay từ khâu đầu tiên.

Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và chứng từ đầu vào

Mọi hóa đơn phải được kiểm tra ngay khi tiếp nhận, bao gồm: thông tin nhà cung cấp, mã số thuế, nội dung hàng hóa/dịch vụ, giá trị, phương thức thanh toán. Với các hóa đơn trên 20 triệu đồng, cần đảm bảo có chứng từ chuyển khoản và thanh toán không dùng tiền mặt.

Bước 3: Lưu trữ chứng từ đúng quy định kế toán và pháp luật thuế

Theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 132/2018/TT-BTC, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ chứng từ kế toán trong thời hạn tối thiểu 10 năm. Hóa đơn điện tử cần lưu trữ điện tử đúng chuẩn, đảm bảo khả năng tra cứu và cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.

Bước 4: Hợp tác với đơn vị chuyên nghiệp trong soát xét và tư vấn

Doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị kiểm toán, kế toán chuyên nghiệp để được hỗ trợ kiểm tra hồ sơ, đánh giá tính hợp lệ của các khoản chi trước khi lập báo cáo thuế. Điều này giúp phát hiện sớm những rủi ro tiềm ẩn, nhất là trong các khoản chi phức tạp như giao dịch liên kết, chi phí thuê ngoài, hoặc mua dịch vụ đặc thù.

Bước 5: Tư vấn hạch toán và quyết toán đúng chuẩn quy định

Mọi khoản chi phải được hạch toán đúng tài khoản kế toán, đúng kỳ phát sinh và phù hợp với nguyên tắc phù hợp doanh thu – chi phí. Các sai sót trong việc phân loại chi phí, ghi nhận sai kỳ hay bỏ sót hợp đồng kèm theo sẽ khiến chi phí có nguy cơ bị loại khi quyết toán thuế.

Bước 6: Soát xét trước kỳ báo cáo thuế và quyết toán

Trước mỗi kỳ báo cáo thuế, đặc biệt là khi lập báo cáo tài chính năm, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ chi phí đã hạch toán. Việc đối chiếu hóa đơn, kiểm tra chứng từ và loại trừ trước các khoản chi có rủi ro sẽ giúp giảm thiểu khả năng bị truy thu thuế hoặc xử phạt trong tương lai.

Khi quy trình kiểm soát chi phí được thiết lập bài bản, doanh nghiệp không chỉ tối ưu nghĩa vụ thuế hợp pháp, mà còn đảm bảo tính minh bạch, chuyên nghiệp trong quản trị tài chính nội bộ. Đây là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tăng cường năng lực tài chính, sẵn sàng đối mặt với  kiểm tra thuế bất kỳ thời điểm nào.

Kết luận

Chi phí được trừ không chỉ là khái niệm kế toán thuần túy mà còn là công cụ quản trị tài chính hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm nghĩa vụ thuế TNDN một cách hợp pháp và tối ưu lợi nhuận sau thuế. Tuy nhiên, để được cơ quan thuế chấp nhận, mỗi khoản chi cần đáp ứng đầy đủ điều kiện về mục đích sử dụng, chứng từ hợp lệ và phương thức thanh toán đúng quy định.

Doanh nghiệp không nên chủ quan với những khoản chi “nhỏ” hoặc không có hóa đơn, vì chỉ cần sai lệch nhỏ trong cách ghi nhận, lưu trữ hay thanh toán cũng có thể dẫn đến rủi ro bị loại chi phí, truy thu thuế, hoặc xử phạt hành chính trong quá trình thanh – kiểm tra.

Vì vậy, việc hiểu rõ chi phí được trừ là gì, nắm chắc các trường hợp ngoại lệ không cần hóa đơn, biết đâu là khoản chi dễ bị loại và thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ chính là những yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp:

• Quản trị chi phí minh bạch, đúng chuẩn kế toán – thuế

• Chủ động bảo vệ quyền lợi thuế hợp pháp

• Nâng cao uy tín, sự minh bạch trong báo cáo tài chính

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần rà soát hệ thống chi phí, tư vấn hạch toán đúng chuẩn hoặc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế cuối năm, MAN – Master Accountant Network là đối tác đáng tin cậy để đồng hành.

Với đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán và tư vấn thuế, MAN không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, mà còn tối ưu nghĩa vụ thuế một cách hợp pháp, hiệu quả.

Xem thêm về dịch vụ tại: https://man.net.vn/dich-vu-kiem-toan/