Công văn số 218/CST-TN ban hành ngày 27/01/2026 của Bộ Tài chính là văn bản quan trọng hướng dẫn về điều kiện hạch toán chi phí tiền lương. Trong bối cảnh Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực, văn bản này giúp tháo gỡ vướng mắc về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tuân thủ Công văn số 218/CST-TN là điều kiện bắt buộc để bảo vệ chi phí được trừ khi quyết toán thuế.
Nội dung trọng tâm của Công văn số 218/CST-TN xác định ngưỡng lương từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải chuyển khoản kể từ ngày 15/12/2025. Quy định này nhằm siết chặt quản lý dòng tiền và tính minh bạch trong quan hệ lao động. Hiểu rõ hướng dẫn tại Công văn số 218/CST-TN sẽ giúp kế toán chủ động quản trị rủi ro thuế và chuẩn bị hồ sơ thanh tra hiệu quả nhất.
Bối cảnh pháp lý ra đời Công văn số 218/CST-TN
Sự xuất hiện của Công văn số 218/CST-TN là kết quả của lộ trình số hóa quản lý thuế. Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 tại Điều 9 đã đưa yêu cầu “chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt” vào danh mục bắt buộc đối với các khoản chi đặc thù.
Để cụ thể hóa, Nghị định số 320/2025/NĐ-CP ấn định mốc áp dụng từ 15/12/2025. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng về định nghĩa “thanh toán từng lần”. Công văn số 218/CST-TN đóng vai trò là “kim chỉ nam”, trả lời trực tiếp thắc mắc của các đơn vị kiểm toán và công ty luật lớn.
Công văn số 218/CST-TN được xây dựng trên hệ thống pháp luật chặt chẽ, bao gồm:
- Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 về chi phí được trừ.
- Nghị định số 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN.
- Nghị định số 181/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về thuế GTGT.
- Nghị định số 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt.
Phân tích chi tiết Công văn số 218/CST-TN về điều kiện hạch toán lương
Theo Công văn số 218/CST-TN, doanh nghiệp cần đáp ứng ba tầng điều kiện để lương được chấp nhận là chi phí được trừ. Nếu thiếu một trong các yếu tố này, khoản chi sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
| Tiêu chí | Nội dung quy định theo Công văn số 218/CST-TN | Ghi chú quan trọng |
| Đối tượng áp dụng | Thu nhập từng lần từ 05 triệu đồng trở lên | Bao gồm lương, công, thưởng |
| Hình thức thanh toán | Chuyển khoản hoặc không dùng tiền mặt | Theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP |
| Thời điểm áp dụng | Từ ngày 15/12/2025 | Kỳ tính thuế năm 2025 |
| Chứng từ kèm theo | Bảng lương, Hợp đồng, Sao kê | Phải khớp số tiền và đối tượng |
Điều kiện chung về hoạt động sản xuất kinh doanh
Khoản chi tiền lương trong Công văn số 218/CST-TN phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến kinh doanh. Doanh nghiệp phải chứng minh sự hiện diện của người lao động qua hồ sơ nhân sự như hợp đồng, bảng chấm công và kết quả công việc cụ thể.
Tính đầy đủ của chứng từ theo Công văn số 218/CST-TN
Cục Quản lý thuế nhấn mạnh trong Công văn số 218/CST-TN rằng chứng từ nội bộ là chưa đủ. Doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống quy chế tài chính, quy chế lương và các quyết định khen thưởng. Mọi khoản chi phải hạch toán đúng kỳ để đảm bảo nguyên tắc phù hợp.
Ngưỡng 05 triệu đồng và nghĩa vụ chuyển khoản theo Công văn số 218/CST-TN
Công văn số 218/CST-TN hạ mức trần thanh toán tiền mặt từ 20 triệu xuống còn 05 triệu đồng đối với tiền lương. Đây là bước đi quyết liệt nhằm minh bạch hóa thu nhập cá nhân và kiểm soát nợ đọng bảo hiểm xã hội hiệu quả hơn.
Giải thích về “thanh toán từng lần” trong Công văn số 218/CST-TN
Nhiều kế toán thắc mắc việc chia nhỏ lương để trả tiền mặt. Công văn số 218/CST-TN viện dẫn Nghị định 320/2025/NĐ-CP về tổng giá trị thanh toán từng lần. Nếu tổng số tiền trả cho một cá nhân trong một đợt từ 05 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải chuyển khoản.
Rủi ro khi không tuân thủ Công văn số 218/CST-TN
Nếu chi tiền mặt cho khoản lương trên 05 triệu đồng sau ngày 15/12/2025, cơ quan thuế sẽ loại toàn bộ chi phí này. Dẫn chứng tại Nghị định số 320/2025/NĐ-CP trong Công văn số 218/CST-TN, các khoản chi không đúng chứng từ thanh toán sẽ bị coi là không được trừ.
Xác định chứng từ không dùng tiền mặt theo Công văn số 218/CST-TN
Công văn số 218/CST-TN dẫn chiếu đến Nghị định 181/2025/NĐ-CP để định nghĩa chứng từ hợp lệ. Điều này tạo sự thống nhất giữa thuế TNDN và thuế GTGT, giúp kế toán thực hiện đồng bộ và giảm thiểu sai sót khi kê khai.
Các hình thức thanh toán được chấp nhận
Dựa trên Công văn số 218/CST-TN, các hình thức sau được coi là hợp lệ:
- Chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp sang người lao động.
- Thanh toán qua ví điện tử định danh doanh nghiệp.
- Các hình thức bù trừ công nợ hợp pháp có văn bản thỏa thuận.
Lưu ý nộp tiền mặt vào tài khoản từ Công văn số 218/CST-TN
Công văn số 218/CST-TN nêu rõ việc nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt. Doanh nghiệp phải thực hiện lệnh chi từ tài khoản công ty thay vì nộp tiền mặt trực tiếp vào thẻ của nhân viên.
Hướng dẫn xử lý chuyển tiếp theo Công văn số 218/CST-TN
Vì hiệu lực của Công văn số 218/CST-TN là giữa tháng 12/2025, doanh nghiệp cần lưu ý phân bổ chi phí cho kỳ thuế 2025. Đây là giai đoạn giao thoa, đòi hỏi sự chuẩn xác trong việc tách bạch chứng từ theo quy định cũ và mới.
Xử lý lương tháng 11/2025
Nếu thanh toán lương tháng 11 trước ngày 15/12/2025, quy định cũ vẫn có thể áp dụng. Tuy nhiên, mọi lệnh chi từ ngày 15/12/2025 phải đối chiếu nghiêm ngặt với Công văn số 218/CST-TN để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí được trừ.
Cập nhật quy chế lương theo Công văn số 218/CST-TN
Doanh nghiệp nên bổ sung điều khoản phương thức thanh toán vào hợp đồng và quy chế tài chính. Ghi rõ “lương thanh toán qua tài khoản ngân hàng” sẽ là bằng chứng thuyết phục cho sự tuân thủ Công văn số 218/CST-TN khi thanh tra thuế.
Giải pháp quản lý chi phí tiền lương tối ưu
Áp dụng Công văn số 218/CST-TN đòi hỏi hệ thống quản trị nhân sự chuyên nghiệp. Kế toán cần đảm bảo tính khớp đúng giữa bảng lương, tờ khai thuế TNCN và sao kê ngân hàng. Sự sai sót có thể dẫn đến truy thu và phạt chậm nộp tiền thuế.
Các doanh nghiệp nên chủ động rà soát hồ sơ, đảm bảo mọi quy trình thanh toán đều khớp với hướng dẫn tại Công văn số 218/CST-TN. Việc kiểm soát chặt chẽ ngay từ khâu lập bảng lương sẽ giúp giảm thiểu rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
Kết luận
Công văn số 218/CST-TN là cột mốc quan trọng giúp minh bạch hóa chi phí doanh nghiệp. Thực hiện nghiêm túc hướng dẫn thanh toán lương không dùng tiền mặt trên 05 triệu từ 15/12/2025 giúp doanh nghiệp bảo vệ lợi ích và tránh rủi ro pháp lý.
Nếu gặp khó khăn khi thiết lập hệ thống chứng từ đáp ứng Công văn số 218/CST-TN, hãy liên hệ MAN – Master Accountant Network. Chúng tôi cung cấp dịch vụ kiểm toán, kế toán thuế, quyết toán và báo cáo thuế trọn gói. MAN cam kết giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật mới nhất.
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Câu hỏi thường gặp về Công văn số 218/CST-TN
Công văn số 218/CST-TN căn cứ trên giá trị thực tế thanh toán. Nếu số tiền chuyển cho nhân viên sau khi trừ bảo hiểm và thuế từ 05 triệu đồng trở lên thì bắt buộc chuyển khoản.
Có. Theo Công văn số 218/CST-TN, tiền lương và các khoản phải trả khác đều thuộc phạm vi điều chỉnh. Nếu tổng các khoản thanh toán một lần đạt 5 triệu, bạn phải thực hiện không dùng tiền mặt.
Công văn số 218/CST-TN chưa có quy định miễn trừ cho trường hợp này. Doanh nghiệp cần hướng dẫn nhân viên dùng ngân hàng số hoặc ví điện tử để đảm bảo chi phí được trừ đúng quy định. Lương Net dưới 5 triệu nhưng Gross trên 5 triệu có phải chuyển khoản?
Các khoản phụ cấp có tính cộng dồn vào mức 5 triệu không?
Doanh nghiệp vùng sâu chưa có ngân hàng thực hiện thế nào?
