Kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 2026 là việc cần thiết để cá nhân và kế toán thuế đảm bảo quyền lợi hợp pháp. Theo Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Thông tư 80/2021/TT-BTC, cá nhân nộp thừa thuế sau quyết toán sẽ được hoàn trả. Chủ động theo dõi trạng thái hồ sơ hoàn thuế giúp người nộp thuế cập nhật kịp thời tiến trình xử lý và hỗ trợ bộ phận kế toán kiểm soát công việc hiệu quả.
Trong môi trường thuế chuyên nghiệp, việc thành thạo kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân qua Cổng Thuế điện tử hoặc ứng dụng eTax Mobile thể hiện rõ năng lực chuyên môn. Theo Điều 42 Thông tư 80/2021/TT-BTC, cơ quan thuế có trách nhiệm giải quyết hồ sơ hoàn thuế đúng trình tự và thời hạn quy định. Vì vậy, tra cứu không chỉ để xem kết quả mà còn nhằm kiểm tra việc tuân thủ pháp luật của cơ quan thuế. Để tăng hiệu quả kiểm soát và đảm bảo minh bạch tài chính, người nộp thuế nên cập nhật các phương pháp tra cứu hoàn thuế hiệu quả năm 2026.
Tổng quan về hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2026
Trước khi đi sâu vào cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân, các chuyên viên kế toán và cá nhân cần có cái nhìn tổng quan về bản chất và điều kiện hoàn thuế theo quy định mới nhất. Hoàn thuế TNCN là một nghiệp vụ thường niên, phản ánh nguyên tắc công bằng: Nhà nước trả lại phần thuế mà người nộp thuế đã tạm nộp hoặc nộp thừa so với nghĩa vụ thực tế. Số tiền này giúp cải thiện dòng tiền cá nhân.
Hoàn thuế TNCN là gì? và đối tượng được hoàn
Hoàn thuế TNCN là việc cơ quan thuế trả lại số tiền thuế mà cá nhân đã nộp thừa vào ngân sách nhà nước. Số tiền nộp thừa này được xác định sau khi đã thực hiện quyết toán thuế TNCN, trừ đi các khoản giảm trừ gia cảnh và các khoản giảm trừ khác theo quy định. Đây là cơ chế bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động. Đối tượng được hoàn thuế bao gồm:
- Cá nhân đã đăng ký và có mã số thuế tại thời điểm đề nghị hoàn thuế. Việc này đảm bảo tính minh bạch và truy vết hồ sơ.
- Cá nhân có số thuế TNCN đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp sau quyết toán, và không có nhu cầu bù trừ số thuế nộp thừa đó cho kỳ tiếp theo.
- Cá nhân đã nộp thuế TNCN nhưng sau đó được miễn, giảm do có sự thay đổi về chính sách hoặc điều kiện miễn giảm theo các nghị quyết của Quốc hội.
Các trường hợp được hoàn thuế TNCN theo quy định hiện hành
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, cùng với Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC, là căn cứ pháp lý cốt lõi xác định điều kiện hoàn thuế. Theo đó, cá nhân được hoàn thuế TNCN trong các trường hợp sau, đòi hỏi phải biết cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân đúng lúc:
- Trường hợp nộp thừa: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã nộp thuế lớn hơn số thuế phải nộp khi quyết toán. Đây là trường hợp phổ biến nhất mà các chuyên viên kế toán thường xuyên phải thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân.
- Trường hợp có số thuế đề nghị hoàn: Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công được hoàn thuế khi có số thuế nộp thừa và có yêu cầu hoàn thuế.
- Trường hợp cá nhân chuyển đổi: Cá nhân chấm dứt cư trú tại Việt Nam và kê khai quyết toán thuế TNCN để làm thủ tục xuất cảnh.
- Trường hợp ủy quyền quyết toán: Cá nhân ủy quyền quyết toán cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập và có phát sinh số thuế nộp thừa. Tổ chức này sẽ đứng ra nộp hồ sơ và thực hiện tra cứu hoàn thuế TNCN online.
Quy trình quyết toán thuế TNCN cơ bản
Quy trình quyết toán thuế TNCN là nền tảng để xác định số thuế nộp thừa, từ đó phát sinh nhu cầu kiểm tra hoàn thuế TNCN online. Dù cá nhân tự quyết toán hay ủy quyền, quy trình đều trải qua các bước chuẩn mực nhằm xác định chính xác nghĩa vụ thuế, đảm bảo tính Authority của dữ liệu.
Căn cứ tính thuế và các điều chỉnh quan trọng
Trước khi nộp hồ sơ, cần rà soát lại tất cả các nguồn thu nhập chịu thuế và các chứng từ khấu trừ thuế. Việc áp dụng đúng các khoản giảm trừ (bản thân, người phụ thuộc, bảo hiểm nhân thọ, quỹ hưu trí tự nguyện) là cực kỳ quan trọng để đảm bảo số thuế nộp thừa là chính xác. Sai sót ở bước này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả khi thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân.
Thời hạn và nơi nộp hồ sơ quyết toán
Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được quy định như sau:
- Cá nhân tự quyết toán: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 30/4 hàng năm).
- Tổ chức chi trả thu nhập: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 31/3 hàng năm).
Nơi nộp hồ sơ được xác định theo nơi đăng ký mã số thuế hoặc nơi có thu nhập phát sinh. Đây là thông tin quan trọng mà khi thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân, bạn cần tra cứu đúng Chi cục Thuế quản lý hồ sơ.
| Đối tượng quyết toán | Thời hạn nộp hồ sơ (thông thường) | Cơ quan tiếp nhận hồ sơ |
| Cá nhân tự quyết toán | 30/4 năm sau | Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi phát sinh thu nhập |
| Tổ chức chi trả thu nhập | 31/3 năm sau | Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp |
Ghi chú: Thời hạn có thể thay đổi nếu trùng vào ngày nghỉ lễ theo quy định.
Hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân online
Trong kỷ nguyên số hóa, cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân chủ yếu được thực hiện thông qua các nền tảng trực tuyến của ngành Thuế, đảm bảo tính kịp thời và giảm thiểu thủ tục hành chính. Đây là các phương pháp tối ưu giúp chuyên viên kế toán và cá nhân quản lý hồ sơ hoàn thuế.
Phương pháp 1: Kiểm tra qua cổng thuế điện tử (website Tổng cục Thuế)
Đây là kênh chính thức và đầy đủ nhất để tra cứu chi tiết trạng thái xử lý hồ sơ, được các kế toán thuế tin dùng để thực hiện nghiệp vụ tra cứu hoàn thuế TNCN online. Việc này thể hiện tính minh bạch của cơ quan thuế.
Chuẩn bị trước khi tra cứu
Để thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân trên Cổng Thuế điện tử, bạn cần đảm bảo các điều kiện sau:
- Mã số thuế (MST) và Mật khẩu: Phải có tài khoản đã đăng ký và kích hoạt trên Cổng Thuế điện tử. Lưu ý, MST chính là tên đăng nhập.
- Thiết bị: Máy tính hoặc thiết bị di động có kết nối Internet ổn định.
- Thông tin hồ sơ: Nắm rõ kỳ tính thuế, loại hình hồ sơ đã nộp để giới hạn phạm vi tra cứu, ví dụ tra cứu hoàn thuế TNCN 2025 nộp năm 2026.
Hướng dẫn 4 bước tra cứu hồ sơ hoàn thuế
Việc nắm vững 4 bước này sẽ giúp bạn thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân một cách nhanh chóng, chính xác, theo quy chuẩn của ngành.
Bước 1: Truy cập Cổng Thuế điện tử
- Mở trình duyệt và truy cập vào địa chỉ chính thức của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn).
- Đảm bảo truy cập đúng đường link để tránh các rủi ro về bảo mật thông tin thuế và tránh bị mất dữ liệu khi thực hiện kiểm tra hoàn thuế TNCN.
Bước 2: Chọn mục Cá nhân và tiến hành Đăng nhập
- Tại giao diện trang chủ, chọn tab “Cá nhân”.
- Nhập thông tin đăng nhập: Mã số thuế (là tên đăng nhập), mật khẩu và mã kiểm tra (Captcha).
- Nếu quên mật khẩu, người nộp thuế có thể sử dụng chức năng “Lấy lại mật khẩu” hoặc liên hệ cơ quan thuế hỗ trợ để tiếp tục cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân.
Bước 3: Chọn chức năng Hoàn thuế và Tra cứu hồ sơ hoàn thuế
- Sau khi đăng nhập thành công, trên thanh trình đơn (Menu) bên trái, tìm và chọn mục “Hoàn thuế”.
- Tiếp tục chọn “Tra cứu hồ sơ hoàn thuế” để bắt đầu quy trình kiểm tra hoàn thuế TNCN.
Bước 4: Chọn hồ sơ cần tra cứu và nhấn Tra cứu để xem trạng thái
- Tại màn hình tra cứu, người nộp thuế cần nhập các thông số lọc: Kỳ hoàn thuế (năm đề nghị hoàn thuế), Mã giao dịch (nếu có), hoặc Trạng thái hồ sơ.
- Nhấn nút “Tra cứu” để hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ hoàn thuế đã nộp.
- Chọn chi tiết hồ sơ để xem các thông tin cập nhật về trạng thái xử lý, bao gồm ngày tiếp nhận, ngày dự kiến chi trả, và số tiền được duyệt. Đây là bước quan trọng nhất để biết kết quả của cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân đã hoàn thành hay chưa.
Phân tích các trạng thái hồ sơ hoàn thuế
Khi thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân, kết quả trả về sẽ là một trong các trạng thái sau. Việc hiểu rõ từng trạng thái giúp kế toán thuế dự đoán thời điểm chi trả và chủ động xử lý các vướng mắc.
| Trạng thái hồ sơ | Giải thích ý nghĩa | Hành động của người nộp thuế/Kế toán |
| Đã tiếp nhận | Cơ quan thuế đã nhận được hồ sơ hoàn thuế hợp lệ của bạn, đã có ngày và mã giao dịch. | Theo dõi và chờ chuyển sang trạng thái “Đang xử lý”. |
| Đang xử lý | Hồ sơ đang được bộ phận chuyên môn kiểm tra, đối chiếu các chứng từ, số liệu, bao gồm cả việc xác minh các khoản giảm trừ. | Chuẩn bị sẵn sàng các tài liệu gốc để cung cấp nếu được yêu cầu kiểm tra, tránh làm gián đoạn việc kiểm tra hoàn thuế TNCN. |
| Đã có Quyết định hoàn thuế | Cơ quan thuế đã ban hành Quyết định hoàn thuế (QĐHT) và chuyển hồ sơ sang Kho bạc Nhà nước để chuẩn bị lệnh chi trả. | Xác nhận lại thông tin tài khoản ngân hàng và chờ tiền được chuyển vào tài khoản. |
| Đã chi trả | Số tiền hoàn thuế đã được Kho bạc Nhà nước chuyển vào tài khoản ngân hàng đã đăng ký. | Kiểm tra tài khoản ngân hàng để xác nhận đã nhận đủ số tiền hoàn thuế theo Quyết định. |
| Từ chối hoàn thuế | Hồ sơ không đáp ứng đủ điều kiện hoàn thuế theo quy định hoặc có sai sót nghiêm trọng không thể khắc phục. | Liên hệ cơ quan thuế để biết lý do cụ thể, yêu cầu giải thích rõ căn cứ pháp luật. |
| Tạm dừng xử lý/Yêu cầu bổ sung | Hồ sơ có một số điểm chưa rõ ràng, cần cá nhân/tổ chức bổ sung chứng từ, giải trình trong thời hạn quy định. | Bổ sung đầy đủ các tài liệu theo yêu cầu trong thời hạn 10 ngày làm việc. |
Phương pháp 2: Kiểm tra qua ứng dụng eTax mobile
Ứng dụng eTax Mobile mang lại tính linh hoạt cao, cho phép cá nhân dễ dàng thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân mọi lúc, mọi nơi ngay trên thiết bị di động. Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho các cá nhân nộp hồ sơ quyết toán trực tiếp và muốn tra cứu hoàn thuế TNCN nhanh chóng.
Ưu điểm của việc tra cứu hoàn thuế qua eTax mobile
- Tiện lợi: Tra cứu nhanh chóng bằng điện thoại thông minh, không cần máy tính.
- Thông báo tức thời: Ứng dụng thường cung cấp các thông báo đẩy (push notifications) về trạng thái hồ sơ.
- Phù hợp với cá nhân: Giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng không chuyên về thuế, giúp việc kiểm tra hoàn thuế TNCN trở nên dễ dàng hơn.
Hướng dẫn 4 bước kiểm tra số tiền hoàn thuế
Bước 1: Tải và đăng nhập ứng dụng eTax Mobile
- Tải ứng dụng “eTax Mobile” từ App Store hoặc Google Play.
- Đăng nhập bằng Mã số thuế và mật khẩu đã đăng ký trên Cổng Thuế điện tử.
Bước 2: Vào mục Tiện ích hoặc tra cứu thông tin thuế
- Sau khi đăng nhập, tìm kiếm và chọn mục “Tra cứu thông tin thuế” hoặc “Tiện ích” trên giao diện chính. Điều hướng này được tối ưu hóa cho người dùng cá nhân.
Bước 3: Chọn Tra cứu hồ sơ quyết toán thuế hoặc Hỗ trợ hoàn thuế
- Chọn chức năng “Tra cứu hồ sơ quyết toán thuế” hoặc “Hỗ trợ hoàn thuế” (tùy theo phiên bản ứng dụng). Điều này giúp hệ thống lọc ra các hồ sơ liên quan đến việc kiểm tra hoàn thuế TNCN.
Bước 4: Nhập khoảng thời gian cần tra cứu để xem kết quả
- Nhập thông tin cần tra cứu như “Kỳ thuế” (ví dụ: 2026), “Mã giao dịch” (nếu có).
- Hệ thống sẽ hiển thị trạng thái hồ sơ hoàn thuế, số tiền được hoàn (nếu có) và ngày chi trả dự kiến. Kế toán thuế cần biết cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân trên cả hai nền tảng để tư vấn cho khách hàng cá nhân một cách linh hoạt.
Phương pháp 3: Tra cứu qua cơ quan thuế trực tiếp (ít dùng)
Đây là phương pháp truyền thống và ít được khuyến khích trong kỷ nguyên số, nhưng vẫn cần thiết trong một số trường hợp đặc biệt, đặc biệt khi hồ sơ có dấu hiệu bị treo hoặc lỗi kỹ thuật không thể tra cứu.
Khi nào cần liên hệ trực tiếp?
- Hệ thống điện tử gặp lỗi kéo dài không thể tra cứu, ảnh hưởng đến quyền lợi hoàn thuế TNCN.
- Hồ sơ đã nộp từ lâu (quá 40 ngày làm việc) nhưng không thấy thông tin cập nhật trên cả Cổng Thuế điện tử và eTax Mobile.
- Hồ sơ phức tạp, cần làm việc trực tiếp với cán bộ thuế để giải trình các chứng từ gốc.
- Cá nhân cần lấy lại mật khẩu và phải chứng minh thân phận trực tiếp.
Phân tích các chỉ tiêu quan trọng trong cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân
Để đảm bảo quy trình cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân đạt hiệu quả cao nhất, chuyên viên cần nắm vững các chỉ tiêu quan trọng tác động trực tiếp đến tính hợp lệ và thời gian xử lý hồ sơ. Việc này thể hiện sự am hiểu chuyên môn.
Mã số thuế và tầm quan trọng trong hoàn thuế
Mã số thuế (MST) là điều kiện tiên quyết. Theo quy định, cá nhân chỉ được hoàn thuế khi đã có MST tại thời điểm nộp hồ sơ quyết toán. Đây là yếu tố cơ bản nhất để thực hiện kiểm tra hoàn thuế TNCN và chi trả.
- Điều kiện cần: Cá nhân phải sử dụng duy nhất một MST trong suốt quá trình tạo thu nhập, nộp thuế và đề nghị hoàn thuế.
- Kế toán lưu ý: Khi thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân, luôn xác nhận rằng MST đã được đăng ký và không có bất kỳ vấn đề nào về tình trạng hoạt động (Ví dụ: MST bị đóng, khóa). Bất kỳ sai sót nào về MST đều khiến việc tra cứu hoàn thuế TNCN thất bại.
Tiêu chí “Hoàn thuế trước, kiểm tra sau” và thời gian xử lý
Đây là một điểm then chốt giúp tối ưu hóa thời gian chờ đợi tiền hoàn thuế, đặc biệt quan trọng khi thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân và dự báo dòng tiền cho cá nhân.
Quy định về thời gian giải quyết hoàn thuế
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 đã quy định rõ về thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế, tạo cơ sở pháp lý để cá nhân thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân và đối chiếu tính kịp thời của cơ quan thuế:
- Diện “Hoàn thuế trước, kiểm tra sau”: Trong vòng 6 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ hoàn thuế đầy đủ và hợp lệ. Điều này áp dụng cho các trường hợp rủi ro thấp, người nộp thuế tuân thủ tốt.
- Diện “Kiểm tra trước, hoàn thuế sau”: Trong vòng 40 ngày kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ hoàn thuế đầy đủ và hợp lệ. Áp dụng cho các trường hợp rủi ro cao, hồ sơ phức tạp, hoặc cá nhân lần đầu đề nghị hoàn thuế lớn.
| Diện xử lý hồ sơ | Thời gian xử lý (kể từ ngày nhận đủ hồ sơ) | Căn cứ pháp lý | Mục đích |
| Hoàn thuế trước, kiểm tra sau | 06 ngày làm việc | Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 | Đẩy nhanh quá trình chi trả cho người nộp thuế tuân thủ tốt. |
| Kiểm tra trước, hoàn thuế sau | 40 ngày | Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 | Đảm bảo tính chính xác và chống gian lận thuế đối với hồ sơ rủi ro. |
Cơ sở để xác định hồ sơ thuộc diện “Hoàn thuế trước”
Các chuyên viên thuế cần lưu ý các điều kiện để hồ sơ được đưa vào diện “Hoàn thuế trước, kiểm tra sau” theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, bao gồm: không vi phạm pháp luật thuế trong 2 năm gần nhất, không bị xử lý về hành vi trốn thuế, và thực hiện kê khai, nộp thuế đúng quy định. Việc đáp ứng các tiêu chí này giúp quá trình tra cứu hoàn thuế TNCN trở nên nhanh chóng hơn.
Cách xác định số tiền được hoàn (số thuế nộp thừa)
Cá nhân chỉ được hoàn thuế khi phát sinh số thuế nộp thừa, tức là tổng số thuế đã nộp lớn hơn tổng số thuế phải nộp. Đây là căn cứ để xác định kết quả của cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân.
Công thức cơ bản:
|
Số thuế nộp thừa = Tổng thuế đã tạm nộp – Tổng thuế phải nộp |
Trong đó, tổng thuế phải nộp được tính sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ gia cảnh và các khoản giảm trừ khác (bảo hiểm bắt buộc, từ thiện, đóng góp quỹ hưu trí tự nguyện).
Các khoản giảm trừ gia cảnh ảnh hưởng đến số thuế hoàn
Khoản giảm trừ gia cảnh là yếu tố then chốt quyết định số thuế phải nộp thực tế. Theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14, mức giảm trừ hiện hành là:
- Bản thân người nộp thuế: 11 triệu đồng/tháng (132 triệu đồng/năm).
- Mỗi người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng (52,8 triệu đồng/năm).
Việc kê khai đúng và đủ người phụ thuộc là cách hợp pháp để tăng số tiền nộp thừa, từ đó tăng số tiền được hoàn thuế TNCN. Ví dụ minh họa dưới đây sẽ làm rõ:
| Chỉ tiêu | Giá trị (VND) | Ghi chú |
| Tổng Thu nhập chịu thuế năm | 450.000.000 | Thu nhập từ 2 nơi trở lên |
| Tổng Giảm trừ Bản thân (1 năm) | 132.000.000 | 11 triệu VND/tháng |
| Tổng Giảm trừ Người phụ thuộc (1 người) | 52.800.000 | 4,4 triệu VND/tháng |
| Thu nhập tính thuế | 265.200.000 | 450.000.000 – 132.000.000 – 52.800.000 |
| Số thuế TNCN phải nộp (theo biểu lũy tiến) | 39.800.000 | Áp dụng Biểu lũy tiến từng phần |
| Số thuế đã tạm nộp trong năm | 55.000.000 | Tổng số thuế đã bị khấu trừ tại nguồn |
| Số thuế được hoàn | 15.200.000 | 55.000.000 – 39.800.000 |
Khi bạn thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân trên hệ thống, bạn sẽ đối chiếu con số 15.200.000 VND này với số tiền được cơ quan thuế chấp thuận hoàn.
Hướng dẫn kỹ thuật chuyên sâu về cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân cho kế toán – kiểm toán
Đối với các chuyên viên kế toán thuế, cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân không chỉ dừng lại ở việc tra cứu trạng thái, mà còn bao gồm khả năng phân tích, xử lý các lỗi phát sinh trong hệ thống và đưa ra lời khuyên chuyên nghiệp.
Xử lý các tình huống thường gặp khi tra cứu
Khi thực hiện kiểm tra hoàn thuế TNCN online, một số sự cố kỹ thuật và nghiệp vụ có thể xảy ra, đòi hỏi người dùng phải có kinh nghiệm xử lý.
Không thấy hồ sơ hoàn thuế trên hệ thống
Đây là một vấn đề thường gặp khi các chuyên viên thực hiện tra cứu hoàn thuế TNCN online cho cá nhân. Nguyên nhân có thể xuất phát từ nhiều phía.
Nguyên nhân:
- Sai phạm vi tra cứu: Nhập sai kỳ tính thuế, hoặc hồ sơ chưa được chuyển sang trạng thái “Đã tiếp nhận” do lỗi kỹ thuật.
- Hồ sơ nộp qua đơn vị chi trả: Cá nhân tra cứu nhưng hồ sơ lại do công ty (tổ chức chi trả) nộp thay bằng phương thức ủy quyền quyết toán.
- Lỗi đồng bộ dữ liệu: Dữ liệu hồ sơ chưa được đồng bộ từ ứng dụng khai thuế (HTKK) sang Cổng Thuế điện tử.
Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại Kỳ hoàn thuế.
- Liên hệ với đơn vị chi trả thu nhập để xác nhận Mã giao dịch và trạng thái nộp hồ sơ.
- Liên hệ hotline Tổng cục Thuế 1900 9289 để yêu cầu kiểm tra lỗi đồng bộ hệ thống. Trong mọi trường hợp, cần giữ lại bản cứng hồ sơ để đối chiếu.
Trạng thái hồ sơ bị “Tạm dừng xử lý”
Trạng thái này thường đi kèm với thông báo “Yêu cầu bổ sung hồ sơ” qua email hoặc thư điện tử của cơ quan thuế. Đây là một bước kiểm tra chuyên sâu, đòi hỏi người nộp thuế phải phản hồi kịp thời.
- Yêu cầu: Cơ quan thuế cần thêm chứng từ để kiểm tra tính hợp lệ của các khoản giảm trừ (ví dụ: Bản sao chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người phụ thuộc, giấy tờ chứng minh quan hệ phụ thuộc, chứng từ khấu trừ thuế gốc).
- Thời hạn phản hồi: Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 38, người nộp thuế phải bổ sung hồ sơ trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo. Việc chậm trễ có thể dẫn đến việc hồ sơ bị chuyển sang trạng thái “Từ chối hoàn thuế” và phải nộp lại từ đầu. Chuyên viên kế toán cần tư vấn cá nhân nộp bổ sung bằng cổng điện tử.
Sai sót cần tránh khi nộp và kiểm tra hồ sơ hoàn thuế TNCN
Việc nộp hồ sơ sai sót là nguyên nhân hàng đầu khiến cá nhân phải lặp lại quy trình cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân nhiều lần và kéo dài thời gian chờ đợi.
Sai thông tin tài khoản ngân hàng
Khi nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế (Mẫu 01/ĐNHT theo Thông tư 80/2021/TT-BTC), việc khai báo sai số tài khoản ngân hàng (thiếu số, sai chi nhánh) là lỗi nghiêm trọng nhất, vì chi trả được thực hiện tự động qua Kho bạc Nhà nước.
- Hậu quả: Kho bạc Nhà nước sẽ không thể chuyển tiền hoàn thuế. Hồ sơ bị treo và phải thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin nộp thuế (nộp lại Mẫu 01/ĐNHT), kéo dài thời gian hoàn thuế.
- Phòng tránh: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng số tài khoản, tên chủ tài khoản (phải trùng với tên người nộp thuế) và chi nhánh ngân hàng.
Quyết toán sai nơi, sai kỳ tính thuế
- Quyết toán sai nơi: Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế không quản lý thu nhập của cá nhân, dẫn đến hồ sơ không hợp lệ và bị trả lại. Cơ quan thuế sẽ từ chối xử lý hồ sơ hoàn thuế TNCN.
- Sai kỳ tính thuế: Khai báo sai năm quyết toán (ví dụ: đề nghị hoàn thuế TNCN 2026 nhưng lại khai báo kỳ tính thuế là 2025).
Các chuyên viên kế toán thuế cần tư vấn cho cá nhân về việc nộp hồ sơ tra cứu hoàn thuế TNCN online đúng cơ quan thuế được xác định theo nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú, hoặc nơi phát sinh thu nhập.
FAQs – Câu hỏi thường gặp về cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân
Thời gian chi trả phụ thuộc vào diện hồ sơ, thường là 6 ngày làm việc (diện hoàn thuế trước) hoặc 40 ngày (diện kiểm tra trước) kể từ ngày cơ quan thuế ban hành Quyết định hoàn thuế. Tuy nhiên, trên thực tế, thời gian chi trả có thể kéo dài thêm vài ngày do quy trình chuyển khoản của Kho bạc Nhà nước. Việc thường xuyên kiểm tra hoàn thuế TNCN online qua Cổng Thuế điện tử là cần thiết để theo dõi.
Cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện việc quyết toán thuế và đề nghị hoàn thuế thay (áp dụng cho một số trường hợp nhất định). Trong trường hợp này, tổ chức chi trả sẽ là bên đứng ra nộp hồ sơ và theo dõi. Tuy nhiên, nếu cá nhân tự quyết toán, cá nhân đó sẽ trực tiếp thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân qua tài khoản MST cá nhân của mình.
Nếu quên mật khẩu để thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân trên Cổng Thuế điện tử, cá nhân có thể: Sử dụng chức năng Lấy lại mật khẩu trên giao diện đăng nhập (yêu cầu phải nhớ địa chỉ email đã đăng ký); Nếu không lấy lại được, cá nhân cần liên hệ trực tiếp Chi cục Thuế quản lý để được cấp lại mật khẩu. Cần mang theo CMND/CCCD để làm thủ tục.
Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, nếu cơ quan thuế chậm ban hành Quyết định hoàn thuế hoặc chậm chi trả so với thời hạn quy định (6 ngày hoặc 40 ngày), cơ quan thuế phải trả tiền lãi với mức lãi suất chậm nộp theo quy định của pháp luật. Đây là quyền lợi hợp pháp mà cá nhân cần biết khi thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân và đối chiếu thời gian xử lý.
Không. Theo quy định, cá nhân có số thuế nộp thừa có thể chọn bù trừ số thuế đó cho kỳ nộp tiếp theo thay vì đề nghị hoàn. Tuy nhiên, nếu không muốn bù trừ và muốn nhận lại tiền, cá nhân phải nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế và thực hiện cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân như hướng dẫn. Sau bao lâu thì tiền hoàn thuế về tài khoản?
Có thể ủy quyền cho công ty kiểm tra hoàn thuế không?
Nếu quên mật khẩu Cổng Thuế điện tử thì làm thế nào?
Số tiền hoàn thuế có bị tính lãi suất nếu cơ quan thuế chậm trả không?
Cá nhân nộp thừa thuế có bắt buộc phải làm thủ tục hoàn thuế không?
Kết luận
Cách kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân năm 2026 không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là nghiệp vụ quan trọng trong quản lý tài chính và kiểm soát tuân thủ thuế. Việc nắm rõ quy trình tra cứu trên Cổng Thuế điện tử, eTax Mobile, hiểu đúng các trạng thái hồ sơ và thời hạn xử lý giúp đảm bảo số thuế nộp thừa được hoàn trả kịp thời, chính xác. Với chuyên viên kế toán, thành thạo kiểm tra hoàn thuế TNCN online thể hiện năng lực chuyên môn, góp phần giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro thuế hiệu quả.
Trong bối cảnh chính sách thuế liên tục thay đổi, việc tự kiểm tra hoàn thuế thu nhập cá nhân có thể phát sinh sai sót và tốn nhiều thời gian. Với các hồ sơ phức tạp hoặc nhu cầu tối ưu quản lý thuế, cá nhân và doanh nghiệp nên tìm đến đơn vị tư vấn chuyên nghiệp. MAN – Master Accountant Network cung cấp dịch vụ kế toán thuế và kiểm toán toàn diện, hỗ trợ xử lý hồ sơ hoàn thuế từ A đến Z, đảm bảo tuân thủ quy định và tối ưu lợi ích tài chính. Liên hệ MAN để được tư vấn chuyên sâu và an tâm về nghĩa vụ thuế.
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
