Thủ tục hải quan

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan là khâu bắt buộc, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, chi phí logistics và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn gặp lúng túng trong việc khai báo, chuẩn bị hồ sơ hoặc xử lý phát sinh. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từ khái niệm thủ tục hải quan là gì, vai trò, quy trình thực hiện, đến những lưu ý pháp lý quan trọng nhất trong năm 2025.

Thủ tục hải quan là gì?

Theo khoản 1 Điều 4 Luật Hải quan 2014, thủ tục hải quan là toàn bộ trình tự, cách thức do cơ quan hải quan quy định để kiểm tra, giám sát, tính thuế và thông quan hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh.

Về bản chất, đây là quy trình khai báo bắt buộc, nhằm đảm bảo hàng hóa được đưa vào/ra khỏi lãnh thổ quốc gia một cách hợp pháp, minh bạch và có kiểm soát. Hàng hóa không qua thủ tục hải quan đúng quy định có thể bị tạm giữ, xử phạt hoặc truy thu thuế.

Vai trò và nguyên tắc của thủ tục hải quan

Vai trò của thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan giữ vai trò kép vừa là công cụ quản lý nhà nước, vừa là yếu tố then chốt trong hoạt động kinh tế đối ngoại. Trước hết, đây là phương tiện quan trọng giúp Nhà nước kiểm soát hiệu quả biên giới quốc gia, ngăn chặn buôn lậu, gian lận thương mại và bảo vệ an ninh kinh tế.

Bên cạnh chức năng kiểm soát, thủ tục hải quan còn góp phần tạo nguồn thu ổn định cho ngân sách thông qua các sắc thuế như thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt và nhiều loại phí khác liên quan đến hoạt động thông quan.

Với cộng đồng doanh nghiệp, việc thực hiện đầy đủ và đúng quy định thủ tục hải quan là điều kiện tiên quyết để tiếp cận thị trường quốc tế, đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam đang tham gia hàng loạt hiệp định thương mại tự do như EVFTA, CPTPP, RCEP… Đây cũng là tiền đề để doanh nghiệp tận dụng tối đa ưu đãi thuế quan và nâng cao năng lực cạnh tranh toàn cầu.

Nguyên tắc chung của thủ tục hải quan

Thực hiện thủ tục hải quan đòi hỏi tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản nhằm đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp và đồng bộ trong quản lý nhà nước. Trước hết, doanh nghiệp phải khai báo trung thực, chính xác và đúng thời hạn theo quy định hiện hành. Việc cung cấp thông tin sai lệch hoặc chậm trễ có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng như xử phạt vi phạm hành chính, truy thu thuế hoặc đình chỉ thông quan.

Thứ hai, thủ tục hải quan hiện nay chủ yếu được thực hiện qua hệ thống khai báo điện tử VNACCS/VCIS, giúp rút ngắn thời gian xử lý, giảm thiểu sai sót thủ công và tăng hiệu quả giám sát. Ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt phải khai báo thủ công, việc sử dụng hệ thống này đã trở thành bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Ngoài ra, cơ chế phân luồng rủi ro là nguyên tắc quan trọng trong quản lý hải quan hiện đại. Cụ thể, hàng hóa sau khi khai báo sẽ được hệ thống phân luồng tự động thành ba nhóm: luồng xanh (miễn kiểm tra, được thông quan ngay), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) và luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa). Cách tiếp cận này giúp tập trung kiểm tra vào các lô hàng có dấu hiệu rủi ro cao, đồng thời tạo thuận lợi cho doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật.

Quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Để hàng hóa được xuất khẩu hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước theo đúng quy trình thủ tục hải quan. Dưới đây là trình tự cơ bản mà hầu hết các lô hàng xuất khẩu hiện nay đều phải tuân thủ:

Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Khác với xuất khẩu, thủ tục nhập khẩu thường phức tạp hơn do liên quan trực tiếp đến các nghĩa vụ thuế và chính sách kiểm soát hàng hóa từ phía Nhà nước. Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước dưới đây để đảm bảo thông quan nhanh chóng và hợp pháp:

Hồ sơ làm thủ tục hải quan gồm những gì?

Một bộ hồ sơ tiêu chuẩn thường bao gồm:

• Tờ khai hải quan điện tử

• Hợp đồng thương mại (sale contract)

• Hóa đơn thương mại (commercial invoice)

• Phiếu đóng gói (packing list)

• Vận đơn (bill of lading)

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – nếu xin ưu đãi thuế từ FTA

• Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu nếu hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành

• Giấy tờ thanh toán qua ngân hàng (nếu kiểm tra về trị giá)

Các hồ sơ cần được lưu trữ ít nhất 5 năm để phục vụ thanh tra sau thông quan theo Điều 42 Luật Hải quan.

Thời hạn làm thủ tục hải quan và các lưu ý

Thời hạn nộp tờ khai hải quan được quy định tại Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP (sửa đổi). Cụ thể:

• Tờ khai nhập khẩu: có thể khai trước khi hàng về đến cửa khẩu trong vòng 30 ngày

• Tờ khai xuất khẩu: khai tối đa trước khi hàng được đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam 24 giờ

Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp:

• Sai mã HS → áp sai thuế → bị truy thu, phạt hành chính

• Thiếu C/O hợp lệ → không được hưởng ưu đãi thuế

• Chậm khai báo, thiếu chứng từ → hàng bị giữ tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho

Doanh nghiệp có thể chủ động rà soát và xử lý hồ sơ với sự hỗ trợ từ dịch vụ kiểm toán và tư vấn xuất nhập khẩu tại MAN, đảm bảo tuân thủ đúng quy trình pháp luật mà vẫn tối ưu thời gian thông quan.

Kết luận: Hiểu đúng và  làm đúng thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan không chỉ là bước kiểm tra kỹ thuật, mà còn là công cụ pháp lý giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp cho mọi giao dịch xuất nhập khẩu. Việc nắm rõ quy trình, hồ sơ, thời hạn và yêu cầu chứng từ là điều kiện tiên quyết để giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và không bị đình trệ hàng hóa tại cảng.

Trong bối cảnh hệ thống quản lý rủi ro, kiểm tra sau thông quan và xử phạt hành chính ngày càng chặt chẽ, doanh nghiệp nên phối hợp cùng đơn vị chuyên môn như Master Accountant Network (MAN) để được tư vấn chính xác, rà soát toàn bộ qu