Thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm khi thực hiện các thủ tục quản trị nhân sự và bảo hiểm. Theo quy định tại Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH, việc thông báo này là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với tất cả các đơn vị sử dụng lao động khi có sự thay đổi về số lượng nhân sự tăng hoặc giảm trong tháng.
Việc nắm vững quy định về thông báo biến động lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng luật pháp mà còn tránh được các khoản phạt hành chính không đáng có. Trong bối cảnh lịch pháp lý tháng 2/2026 có nhiều biến động do kỳ nghỉ Tết Nguyên đán Bính Ngọ kéo dài, các kế toán viên cần đặc biệt lưu ý các mốc thời gian để đảm bảo dòng tiền và hồ sơ pháp lý luôn chuẩn xác. Hãy cùng MAN – Master Accountant Network phân tích chi tiết ngay dưới đây.
Giải đáp: Thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không?
Để trả lời chính xác cho câu hỏi thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không, chúng ta cần căn cứ vào Khoản 2 Điều 16 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH. Pháp luật quy định rất rõ: “Trước ngày 03 hằng tháng, người sử dụng lao động phải thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở về tình hình biến động lao động làm việc tại đơn vị”. Như vậy, đây là một nhiệm vụ bắt buộc nếu trong tháng liền trước có sự thay đổi về nhân sự.
Tuy nhiên, có một trường hợp ngoại lệ quan trọng giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực thủ tục hành chính. Nếu trong tháng báo cáo, số lượng lao động của doanh nghiệp giữ nguyên (không có người mới vào và không có người nghỉ việc), doanh nghiệp không bắt buộc phải gửi thông báo này. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian cho bộ phận nhân sự và kế toán để tập trung vào các nghiệp vụ chuyên môn khác.
Dưới đây là bảng tổng hợp các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến việc giải đáp thắc mắc thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không và các rủi ro đi kèm.
| Nội dung | Chi tiết quy định | Căn cứ pháp lý |
| Đối tượng bắt buộc | Doanh nghiệp có thay đổi (tăng/giảm) lao động trong tháng. | Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH |
| Thời hạn nộp | Trước ngày 03 của tháng liền kề tháng có biến động. | Điều 16 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH |
| Hình thức nộp | Mẫu số 29 ban hành kèm theo Thông tư 28. | Phụ lục Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH |
| Mức xử phạt | Phạt tiền từ 2.000.000 VNĐ đến 4.000.000 VNĐ. | Nghị định 12/2022/NĐ-CP |
Lịch pháp lý tháng 2/2026: Những mốc thời gian không thể lơ là
Tháng 2 năm 2026 là một thời điểm đặc thù khi kỳ nghỉ Tết Nguyên đán Bính Ngọ rơi vào giữa tháng, gây ảnh hưởng trực tiếp đến các thời hạn nộp tờ khai và báo cáo. Trong lịch trình này, việc xác định thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không vào ngày 02/02/2026 là ưu tiên hàng đầu. Do ngày 03/02 là hạn chót, doanh nghiệp cần hoàn tất hồ sơ ngay từ ngày đầu tháng.
Theo Điều 148 Bộ luật Dân sự 2015, khi ngày cuối cùng của thời hạn là ngày nghỉ lễ hoặc ngày nghỉ cuối tuần thì thời hạn kết thúc tại thời điểm kết thúc ngày làm việc tiếp theo của ngày nghỉ đó. Điều này cực kỳ quan trọng đối với các loại thuế GTGT, thuế TNCN tháng 1/2026 vì hạn chót 20/02 trùng vào kỳ nghỉ Tết. Do đó, thời hạn thực tế sẽ được đẩy sang ngày 21/02/2026.
Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao bảng dưới đây để đảm bảo việc thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không được thực hiện song song với các nghĩa vụ thuế và hóa chất.
| Ngày hạn chót | Nội dung nghiệp vụ cần thực hiện | Lưu ý đặc biệt |
| 02/02/2026 | Thông báo biến động lao động tháng 01/2026 | Bắt buộc nếu có tăng/giảm nhân sự |
| 15/02/2026 | Báo cáo hoạt động hóa chất năm 2025 | Nộp qua Hệ thống hóa chất quốc gia |
| 16/02 – 20/02 | Nghỉ Tết Nguyên đán Bính Ngọ | Hệ thống nộp trực tuyến vẫn hoạt động |
| 19/02/2026 | Báo cáo XNK tiểu ngạch tháng 01/2026 | Gia hạn đến 21/02 do trùng lịch Tết |
| 21/02/2026 | Nộp tờ khai thuế GTGT, TNCN tháng 01/2026 | Hạn cuối sau khi kết thúc kỳ nghỉ lễ |
| 28/02/2026 | Đóng BHXH, BHYT và Kinh phí Công đoàn | Trích nộp trên quỹ lương tháng 2 |
Quy trình thực hiện thông báo biến động lao động chuẩn chỉnh
Khi đã xác định được việc thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không, doanh nghiệp cần tiến hành các bước kê khai theo Mẫu số 29 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH. Doanh nghiệp liệt kê danh sách lao động tăng mới (người mới ký hợp đồng) và lao động giảm (người nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng). Đây là biểu mẫu duy nhất được cơ quan chức năng chấp nhận hiện nay.
Việc gửi thông báo có thể thực hiện trực tiếp tại Trung tâm Dịch vụ việc làm hoặc qua các cổng dịch vụ công trực tuyến tùy địa phương. Đối với doanh nghiệp có quy mô giảm từ 50 lao động trở lên, pháp luật yêu cầu phải thông báo ngay lập tức. Điều này giúp cơ quan quản lý nhà nước có phương án hỗ trợ thất nghiệp kịp thời, thay vì đợi đến kỳ báo cáo đầu tháng sau.
Nơi tiếp nhận hồ sơ là Trung tâm dịch vụ việc làm nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Nhiều kế toán viên nhầm lẫn giữa báo cáo cho cơ quan BHXH và Trung tâm dịch vụ việc làm. Hãy nhớ rằng, dù đã báo cáo tăng giảm trên phần mềm BHXH, việc thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không vẫn áp dụng riêng biệt theo quy định của Luật Việc làm hiện hành.
Đối với chi nhánh có con dấu riêng và tự quản lý nhân sự, chi nhánh thực hiện thông báo tại địa phương nơi trú đóng. Nếu chi nhánh không có tư cách pháp nhân độc lập, trụ sở chính sẽ thực hiện báo cáo tổng hợp toàn hệ thống. Tuân thủ đúng quy trình này giúp hồ sơ kiểm toán và quyết toán thuế của doanh nghiệp luôn minh bạch, nhất quán và tránh các sai sót pháp lý.
Chế độ tiền lương và nghỉ Tết ảnh hưởng đến báo cáo lao động
Kỳ nghỉ Tết Bính Ngọ 2026 bắt đầu từ ngày 16/2 đến hết ngày 20/2. Trong thời gian này, hoạt động kinh doanh có thể tạm ngưng nhưng nghĩa vụ pháp lý vẫn tồn tại. Việc xác định thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không ngay trước kỳ nghỉ giúp bộ phận nhân sự chốt sổ lương và các khoản phụ cấp Tết chính xác nhất cho toàn bộ đội ngũ nhân viên.
Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, lao động làm việc trong những ngày Tết (16/2 – 20/2) được hưởng lương ít nhất 300% chưa kể lương ngày lễ. Điều này làm phát sinh biến động về chi phí tiền lương thực tế. Doanh nghiệp cần hạch toán chính xác để tính toán số tiền đóng BHXH và kinh phí công đoàn vào cuối tháng 2/2026, đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động.
Nhiều đơn vị chủ quan nộp chậm vì nghĩ rằng kỳ nghỉ lễ là lý do bất khả kháng. Tuy nhiên, hệ thống kê khai điện tử của Tổng cục Thuế và cơ quan chức năng vẫn vận hành liên tục. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không vào sát Tết, hãy hoàn thành nó sớm nhất có thể. Điều này giúp tránh rủi ro nghẽn mạng hoặc lỗi chữ ký số.
MAN – Master Accountant Network khuyến cáo khách hàng hoàn tất báo cáo hóa chất và XNK trước ngày 15/02. Việc này giúp doanh nghiệp bước vào kỳ nghỉ Tết với tâm thế an tâm. Bạn sẽ không phải lo lắng về việc bị phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP do nộp chậm hồ sơ thuế và các loại báo cáo lao động bắt buộc trong tháng.
Kết luận
Hy vọng bài viết trên đã giải đáp thấu đáo việc thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không. Tuân thủ lịch pháp lý tháng 2/2026 là trách nhiệm quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Trong bối cảnh quy định pháp luật thường xuyên thay đổi, doanh nghiệp cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia đầu ngành để tối ưu hóa quy trình thuế, kế toán và quản trị nhân sự.
Thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không sẽ không còn là nỗi lo khi bạn đồng hành cùng MAN – Master Accountant Network. Với hơn 30 năm kinh nghiệm, chúng tôi cung cấp hệ sinh thái dịch vụ toàn diện bao gồm:
- Dịch vụ kiểm toán: Đảm bảo tính minh bạch và độ tin cậy tuyệt đối cho báo cáo tài chính.
- Kế toán thuế & Báo cáo thuế: Thực hiện mọi tờ khai và báo cáo lao động chính xác, đúng hạn.
- Dịch vụ tư vấn thuế & Quyết toán thuế: Tối ưu chi phí thuế hợp pháp và hỗ trợ giải trình chuyên sâu.
Hãy liên hệ với MAN ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên nghiệp nhất cho kỳ báo cáo quan trọng này!
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Câu hỏi thường gặp về thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không?
Có. Dù chỉ biến động tăng hoặc giảm 01 lao động, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải gửi thông báo Mẫu số 29 đến Trung tâm dịch vụ việc làm trước ngày 03 hàng tháng.
Mức phạt hiện nay từ 2 triệu đến 4 triệu đồng đối với hành vi không báo cáo tình hình biến động lao động. Đây là mức phạt đáng kể nên doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện đúng hạn.
Không. Thời hạn nộp thông báo biến động lao động tháng 1/2026 là ngày 02/02/2026. Lúc này chưa đến kỳ nghỉ Tết (bắt đầu từ 16/02), nên doanh nghiệp phải hoàn thành đúng hạn vào đầu tháng.
Doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm (trước 05/6) và báo cáo năm (trước 05/12) gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội địa phương. Nếu công ty chỉ có 1 nhân viên nghỉ việc thì thông báo tình hình biến động lao động có bắt buộc không?
Quên nộp thông báo biến động lao động có bị phạt nặng không?
Lịch nghỉ Tết 2026 có làm thay đổi thời hạn nộp báo cáo lao động tháng 1 không?
Ngoài thông báo hàng tháng, doanh nghiệp còn phải báo cáo lao động định kỳ nào không?
