Quyết toán thuế TNCN

Quyết toán thuế TNCN là bước bắt buộc vào cuối năm tài chính nhằm xác định nghĩa vụ thuế thực tế của người nộp thuế sau khi đã khấu trừ. Với những cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn hoặc không được công ty quyết toán thay, việc hiểu rõ cách quyết toán thuế TNCN, chuẩn bị tờ khai quyết toán thuế TNCN, và thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online 2025 đúng hạn là vô cùng quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn từng bước thực hiện đúng và đủ theo quy định mới nhất năm 2025.

Quyết toán thuế là gì và tại sao phải quyết toán thuế TNCN?

Quyết toán thuế TNCN là việc tổng hợp lại toàn bộ thu nhập chịu thuế trong năm và so sánh với số thuế đã tạm khấu trừ. Nếu số thuế đã nộp nhiều hơn thực tế, cá nhân sẽ được hoàn thuế. Ngược lại, nếu chưa đủ, phải nộp bổ sung.

Việc quyết toán thuế đảm bảo nghĩa vụ với nhà nước, đồng thời tránh rủi ro bị truy thu, xử phạt hoặc không được hoàn thuế khi đã nộp thừa.

Ai phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm 2025?

Tổ chức, doanh nghiệp trả lương có thể quyết toán thay nhân viên đạp ứng điều kiện (có 1 nguồn thu, đủ chứng từ khấu trừ). Tuy nhiên, nhiều trường hợp cá nhân bắt buộc tự quyết toán:

• Có thu nhập từ 2 nơi trở lên.
• Đã nghỉ việc trước 31/12/2025 và chưa được quyết toán thay.
• Muốn hoàn thuế do đã bị khấu trừ nhiều.

Thời hạn và thời điểm cần lưu ý khi quyết toán thuế TNCN

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là chậm nhất là 31/03 năm sau.

Vì vậy, cá nhân cần:

• Thu thập chứng từ từ các đơn vị chi trả thu nhập từ tháng 1 đến tháng 12.
• Lập bảng tổng hợp thu nhập và đã khấu trừ.
• Từng đối chi tiết để nộp trước hạn.

Hướng dẫn cách quyết toán thuế TNCN chi tiết từ A–Z

Để giúp bạn thực hiện đúng quy trình và tránh sai sót khi tự kê khai thuế, dưới đây là hướng dẫn cách quyết toán thuế TNCN chi tiết từ A–Z theo quy định mới nhất năm 2025. Các bước được trình bày rõ ràng theo thứ tự thực hiện:

Mỗi bước trong quy trình trên đều cần được thực hiện cẩn trọng, đặc biệt là việc đối chiếu chứng từ và kê khai chính xác theo mẫu biểu của cơ quan thuế. Nếu bạn chưa quen với hệ thống online hoặc có nhiều nguồn thu nhập cần tổng hợp, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và được hoàn thuế nhanh chóng.

Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Cách lập và những lỗi thường gặp

Tờ khai quyết toán thuế TNCN là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế xác định số thuế phải nộp hoặc được hoàn. Tuy nhiên, không ít cá nhân gặp vướng mắc hoặc bị từ chối hoàn thuế vì khai sai hoặc thiếu hồ sơ. Dưới đây là những lỗi thường gặp khi lập tờ khai:

• Sai mã số thuế cá nhân: xảy ra khi mỗi nơi trả thu nhập đăng ký mã khác nhau, dẫn đến lệch dữ liệu khi đối chiếu.

• Bỏ sót người phụ thuộc: do không cập nhật thông tin đầy đủ (giấy khai sinh, căn cước công dân, mã số thuế của người phụ thuộc).

• Thiếu chứng từ khấu trừ thuế: đặc biệt là mẫu 02/QTT-TNCN từ các đơn vị chi trả, khiến hồ sơ bị thiếu căn cứ hoàn thuế.

Vì vậy, trước khi gửi tờ khai, người nộp thuế cần kiểm tra kỹ toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin giữa các nguồn thu, đảm bảo dữ liệu đồng nhất và đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan thuế.

Cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân online 2025

Để quyết toán thuế thu nhập cá nhân online 2025, bạn có thể thực hiện toàn bộ thủ tục thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://canhan.gdt.gov.vn. Quy trình thực hiện gồm các bước:

• Đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân đã đăng ký.

• Trên giao diện chính, chọn mục “Quyết toán thuế TNCN” và điền thông tin vào mẫu tờ khai 05/KK-TNCN theo hướng dẫn.

• Đính kèm hồ sơ điện tử: file PDF hoặc XML đúng định dạng, bao gồm chứng từ khấu trừ thuế.

• Ký số và gửi hồ sơ online, sử dụng mã OTP hoặc thiết bị chữ ký số (USB Token).

Ngay sau khi gửi, bạn có thể tra cứu trạng thái xử lý hồ sơ trực tiếp trên hệ thống. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thời gian xử lý hoàn thuế thường từ 6 đến 15 ngày làm việc.

Những lưu ý quan trọng khi tự quyết toán thuế từ nhiều nguồn thu nhập

Tự quyết toán thuế khi có nhiều nguồn thu nhập đòi hỏi sự cẩn trọng trong việc tổng hợp và kê khai. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp bạn tránh sai sót và đảm bảo hồ sơ hợp lệ:

• Luôn yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế từ tất cả các đơn vị chi trả thu nhập trong năm, kể cả nơi đã nghỉ việc hoặc làm thời vụ.

• Đối chiếu tổng thu nhập và mã số thuế giữa các nguồn để tránh kê trùng, kê thiếu hoặc sai thông tin cá nhân.

• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ gốc như hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ khấu trừ và bản sao tờ khai để phục vụ kiểm tra sau quyết toán nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế.

Việc tổng hợp đúng đủ không chỉ giúp bạn hoàn thuế nhanh chóng mà còn tránh bị cơ quan thuế trả hồ sơ do sai lệch dữ liệu.

Kết luận và giải pháp hỗ trợ cá nhân tự quyết toán thuế TNCN hiệu quả

Việc quyết toán thuế TNCN đúng hạn, đúng số liệu không chỉ giúp bạn nhanh chóng hoàn thuế khi nộp thừa, mà còn tránh rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra sau quyết toán. Đặc biệt với những cá nhân có nhiều nguồn thu nhập, việc lập tờ khai và đối chiếu số liệu cần thực hiện chính xác, bài bản và đầy đủ chứng từ.

Để hỗ trợ quá trình kê khai hiệu quả, bạn nên:

• Sử dụng các công cụ tính thuế TNCN trực tuyến để ước tính số thuế phải nộp hoặc được hoàn.

• Tham khảo chính sách thuế mới nhất từ Tổng cục Thuế hoặc đơn vị chuyên môn như Master Accountant Network (MAN).

• Nhờ dịch vụ kế toán chuyên nghiệp hỗ trợ kiểm tra hồ sơ và lập tờ khai, đặc biệt khi có thu nhập từ nhiều nơi hoặc bị khấu trừ không đồng nhất.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc tổng hợp chứng từ, lập tờ khai hoặc lo lắng sai sót ảnh hưởng đến hoàn thuế, đừng ngần ngại liên hệ chuyên gia:

Master Accountant Network (MAN)

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn
• Website: https://man.net.vn