Phân bổ thuế TNCN được Cục Thuế TP. Hà Nội hướng dẫn tại Công văn số 10179/HAN-QLDN4 ban hành ngày 11/8/2025. Quy định này áp dụng trong trường hợp công ty mẹ chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động làm việc tại các đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh ở tỉnh khác với trụ sở chính.
Đây là vấn đề nhiều doanh nghiệp quan tâm khi quy mô hoạt động ngày càng mở rộng và nhân sự phân tán tại nhiều địa phương. Bài viết sẽ phân tích chi tiết công văn, cơ sở pháp lý, phương pháp phân bổ thuế TNCN cùng những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định.
Xem thêm bài viết tại: Tổng quan về thuế TNCN
Cơ sở pháp lý của việc phân bổ thuế TNCN
Công văn số 10179/HAN-QLDN4 được ban hành dựa trên hệ thống văn bản pháp luật hiện hành, trong đó bao gồm:
- Luật Quản lý thuế 2019: quy định nguyên tắc quản lý thuế, nghĩa vụ kê khai, nộp thuế của người nộp thuế.
- Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020: hướng dẫn chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế.
- Thông tư 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021: hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế và Nghị định 126.
Trong đó, Điều 12 và Điều 19 của Thông tư 80/2021/TT-BTC là cơ sở pháp lý quan trọng để áp dụng việc phân bổ nghĩa vụ thuế TNCN đối với doanh nghiệp hạch toán tập trung nhưng có đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác.
Điều 12 Thông tư 80/2021/TT-BTC – Phân bổ nghĩa vụ thuế
Tại điều 12 Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định doanh nghiệp có trụ sở chính tại một tỉnh nhưng có hoạt động kinh doanh tại tỉnh khác phải thực hiện khai thuế tập trung tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đồng thời, phải phân bổ số thuế phải nộp cho từng tỉnh nơi có hoạt động kinh doanh.
Điều 19 Thông tư 80/2021/TT-BTC – Khai thuế, tính thuế, phân bổ TNCN
Tại điều Điều 19 Thông tư 80/2021/TT-BTC quy định rõ cách thức phân bổ thuế TNCN:
- Thuế TNCN phải được xác định riêng cho từng địa bàn dựa trên số thuế đã khấu trừ thực tế.
- Nếu người lao động được điều chuyển, luân chuyển, biệt phái, số thuế được phân bổ theo nơi làm việc tại thời điểm trả thu nhập.
- Doanh nghiệp kê khai theo mẫu 05/KK-TNCN kèm phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN.
Nội dung hướng dẫn chính phân bổ thuế TNCN
Trong công văn, Cục Thuế TP. Hà Nội đã hệ thống hóa quy định thành hai nhóm trọng tâm. Thứ nhất là xác định rõ các trường hợp doanh nghiệp, đặc biệt là công ty mẹ, bắt buộc phải thực hiện phân bổ thuế thu nhập cá nhân. Thứ hai là phương pháp phân bổ và nguyên tắc thực hiện, đảm bảo việc kê khai, nộp thuế minh bạch, đúng địa bàn. Đây chính là hai nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm chắc để áp dụng chính xác trong thực tiễn.
Khi nào công ty mẹ phải phân bổ thuế TNCN?
Theo hướng dẫn của Cục Thuế TP. Hà Nội, công ty mẹ phải phân bổ thuế TNCN trong các trường hợp sau:
- Trả lương tập trung tại trụ sở chính: Người lao động làm việc ở chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh tại tỉnh khác nhưng tiền lương, tiền công được chi trả tập trung tại công ty mẹ.
- Có đơn vị phụ thuộc tại nhiều tỉnh: Doanh nghiệp hạch toán tập trung, nhưng có nhiều đơn vị phụ thuộc/địa điểm kinh doanh tại các địa bàn cấp tỉnh khác nhau.
- Nhân sự luân chuyển: Người lao động được biệt phái, điều động từ trụ sở chính đến làm việc tại tỉnh khác, phân bổ thuế TNCN cho nơi phát sinh thu nhập thực tế.
Việc phân bổ đảm bảo ngân sách địa phương nơi phát sinh hoạt động kinh doanh được hưởng phần thuế tương ứng, tránh tình trạng tập trung nguồn thuế về một địa phương duy nhất.
Phương pháp phân bổ thuế TNCN
Công văn số 10179/HAN-QLDN4 cùng với Thông tư 80/2021/TT-BTC đưa ra phương pháp phân bổ thuế TNCN cụ thể như sau:
Xác định số thuế TNCN phải phân bổ thuế TNCN
Doanh nghiệp phải xác định riêng số thuế đã khấu trừ đối với từng cá nhân làm việc tại từng địa bàn.
Ví dụ:
- Người lao động A làm việc tại chi nhánh Hải Phòng, được công ty mẹ ở Hà Nội trả lương. Thuế TNCN khấu trừ của A phải được phân bổ về ngân sách TP. Hải Phòng.
- Người lao động B làm việc tại trụ sở chính Hà Nội, thuế TNCN khấu trừ nộp về ngân sách Hà Nội.
Trường hợp luân chuyển, biệt phái phân bổ thuế TNCN
Nếu người lao động được điều động, biệt phái đến tỉnh khác, thì tại thời điểm trả thu nhập, phân bổ thuế TNCN theo nơi làm việc thực tế.
Hồ sơ kê khai thuế phân bổ thuế TNCN
Để việc phân bổ thuế TNCN diễn ra đúng quy định, doanh nghiệp không chỉ cần xác định chính xác số thuế phải nộp cho từng địa phương mà còn phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kê khai theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Hồ sơ này là căn cứ pháp lý quan trọng, giúp chứng minh sự minh bạch trong việc phân bổ thuế TNCN và đồng thời tạo thuận lợi cho quá trình kiểm tra, đối chiếu sau này. Cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện như sau:
- Kê khai thuế TNCN theo mẫu 05/KK-TNCN.
- Lập phụ lục 05-1/PBT-KK-TNCN để xác định số thuế phải nộp cho từng địa phương.
- Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở chính.
Nộp thuế TNCN
Trong quá trình phân bổ thuế TNCN, doanh nghiệp phải thực hiện nộp thuế theo từng địa bàn nơi phát sinh nghĩa vụ thuế. Điều này có nghĩa là, nếu công ty mẹ đặt trụ sở tại Hà Nội nhưng có chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh ở các tỉnh khác, thì số thuế thu nhập cá nhân của nhân viên tại chi nhánh đó phải được phân bổ thuế TNCN và nộp trực tiếp vào ngân sách địa phương tương ứng. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo công bằng trong quản lý ngân sách nhà nước.
Khi nhận chứng từ nộp thuế, Kho bạc Nhà nước sẽ căn cứ vào nội dung trên chứng từ và tiến hành hạch toán số tiền nộp theo đúng địa bàn đã được phân bổ thuế TNCN. Nếu doanh nghiệp xác định sai nơi nộp hoặc ghi thiếu thông tin, khoản thuế sẽ bị phân bổ nhầm và doanh nghiệp buộc phải làm thủ tục điều chỉnh. Việc này vừa gây mất thời gian vừa có thể phát sinh tiền phạt chậm nộp, vì vậy việc xác định đúng nơi cần phân bổ thuế TNCN ngay từ đầu là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ.
Khai thuế, nộp thuế
Song song với nghĩa vụ nộp tiền, doanh nghiệp cần lập hồ sơ khai thuế TNCN theo mẫu biểu quy định, trong đó đặc biệt chú trọng đến phụ lục chi tiết về phân bổ thuế TNCN. Trên phụ lục, doanh nghiệp phải thể hiện rõ tổng thu nhập chịu thuế, số lao động, số thuế khấu trừ tại từng chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh để cơ quan thuế có cơ sở kiểm tra. Đây là bước quan trọng trong việc thực hiện phân bổ thuế TNCN đúng theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Ngoài ra, chứng từ nộp tiền phải điền chính xác mã định danh, cơ quan thuế quản lý và địa bàn hưởng thu tương ứng với việc phân bổ thuế TNCN. Nếu sai sót trong khai báo hoặc nộp sai địa bàn, doanh nghiệp có thể bị trả lại hồ sơ hoặc bị truy thu. Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ từ khâu tính lương, khấu trừ, khai báo đến nộp tiền, đồng thời cập nhật quy định mới để đảm bảo việc phân bổ thuế TNCN được thực hiện đầy đủ, minh bạch và kịp thời.
Ứng dụng công nghệ hỗ trợ khai thuế
Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc khai, nộp thuế phân bổ, Tổng cục Thuế đã:
- Nâng cấp ứng dụng HTKK từ ngày 30/6/2025, cho phép phân bổ thuế TNCN theo địa bàn quản lý 2 cấp.
- Áp dụng mã định danh khoản nộp (ID) theo Công văn 1483/TCT-KK ngày 24/4/2023. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nộp thuế dễ dàng, đảm bảo hạch toán đúng cho từng tỉnh.
Việc ứng dụng công nghệ giúp giảm sai sót, tăng tính minh bạch và rút ngắn thời gian thực hiện nghĩa vụ thuế.
Ví dụ minh họa cho phân bổ thuế TNCN
Các quy định về phân bổ thuế TNCN đôi khi mang tính khái quát, khiến doanh nghiệp khó hình dung cách áp dụng trong thực tế. Để làm rõ hơn, dưới đây là một số tình huống cụ thể được minh họa theo hướng dẫn của cơ quan thuế. Những ví dụ này giúp doanh nghiệp thấy rõ sự khác biệt giữa việc nộp thuế tập trung tại trụ sở chính và việc phân bổ thuế cho từng địa phương nơi người lao động làm việc.
Trường hợp doanh nghiệp vận tải
Giả sử Công ty Vận tải ABC đặt trụ sở chính tại Hà Nội nhưng có thêm chi nhánh ở Đà Nẵng và TP. Hồ Chí Minh. Tổng số lao động toàn công ty là 120 người, trong đó 40 người làm việc tại chi nhánh Đà Nẵng, 50 người tại chi nhánh TP. Hồ Chí Minh và 30 người tại trụ sở Hà Nội. Công ty chi trả lương tập trung tại Hà Nội với mức thu nhập bình quân 20 triệu đồng mỗi tháng cho một nhân viên, thuế TNCN khấu trừ ước tính khoảng 10%, tức 2 triệu đồng/người/tháng.
Theo quy định, mặc dù lương được chi trả từ Hà Nội, nhưng số thuế TNCN phải được phân bổ theo nơi nhân viên thực tế làm việc. Như vậy, chi nhánh Đà Nẵng với 40 nhân viên phải nộp về ngân sách địa phương 80 triệu đồng thuế TNCN mỗi tháng; chi nhánh TP. Hồ Chí Minh với 50 nhân viên phải nộp về ngân sách thành phố 100 triệu đồng; còn 30 nhân viên tại Hà Nội tiếp tục nộp 60 triệu đồng tại trụ sở chính. Tổng cộng, công ty nộp 240 triệu đồng tiền thuế TNCN hàng tháng, nhưng được phân chia cho ba địa phương khác nhau thay vì dồn toàn bộ về Hà Nội.
| Địa điểm làm việc | Số nhân viên | Thuế TNCN ước tính (triệu đồng/tháng) | Ngân sách nhận thuế |
| Hà Nội (trụ sở) | 30 | 60 | Hà Nội |
| Đà Nẵng (chi nhánh) | 40 | 80 | Đà Nẵng |
| TP. Hồ Chí Minh (chi nhánh) | 50 | 100 | TP. Hồ Chí Minh |
| Tổng | 120 | 240 | — |
Trường hợp nhân viên biệt phái
Công ty TNHH XYZ có trụ sở chính tại Hà Nội, nơi toàn bộ lương được chi trả. Tháng 1/2025, công ty điều động 5 nhân viên kỹ thuật sang chi nhánh Hải Phòng để hỗ trợ dự án trong vòng 6 tháng. Mỗi nhân viên có mức thu nhập bình quân 30 triệu đồng/tháng. Thuế TNCN khấu trừ theo mức 10%, tương ứng 3 triệu đồng/người/tháng.
Trong giai đoạn biệt phái, mặc dù công ty vẫn trả lương tại Hà Nội, nhưng do người lao động trực tiếp làm việc tại Hải Phòng, nên phần thuế TNCN phát sinh từ nhóm nhân sự này phải phân bổ về ngân sách Hải Phòng. Như vậy, số thuế TNCN phải phân bổ là: 5 nhân viên × 3 triệu đồng × 6 tháng = 90 triệu đồng.
| Thông tin | Số liệu |
| Số nhân viên biệt phái | 5 |
| Thời gian biệt phái | 6 tháng |
| Thu nhập bình quân | 30 triệu đồng/người/tháng |
| Thuế TNCN khấu trừ (10%) | 3 triệu đồng/người/tháng |
| Tổng thuế TNCN phải phân bổ về Hải Phòng | 90 triệu đồng |
Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ trong việc kê khai thuế TNCN, phân bổ thuế TNCN cho nhiều chi nhánh, hoặc muốn đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, hãy tham khảo Dịch vụ Kế toán Thuế chuyên nghiệp – MAN để được tư vấn và hỗ trợ trọn gói.
Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi phân bổ thuế TNCN
Mặc dù quy định về phân bổ thuế TNCN đã được hướng dẫn khá rõ, nhưng trong quá trình thực hiện, nhiều doanh nghiệp vẫn dễ mắc sai sót nếu không theo dõi kỹ lưỡng. Để đảm bảo việc kê khai và nộp thuế đúng quy định, hạn chế rủi ro bị xử phạt hoặc truy thu, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến một số điểm sau:
- Phân bổ đúng nơi phát sinh thu nhập: tránh sai sót dẫn đến chậm nộp hoặc truy thu.
- Tuân thủ biểu mẫu bắt buộc: sử dụng đúng mẫu 05/KK-TNCN và 05-1/PBT-KK-TNCN.
- Theo dõi thường xuyên công văn mới: Cục Thuế TP. Hà Nội và Tổng cục Thuế thường xuyên cập nhật quy định, doanh nghiệp cần nắm bắt kịp thời.
- Ứng dụng công nghệ: khai thuế qua HTKK, nộp thuế bằng mã định danh để tối ưu quy trình.
Khuyến nghị cho doanh nghiệp
Để việc phân bổ thuế TNCN không chỉ dừng lại ở tuân thủ quy định mà còn trở thành một quy trình quản trị hiệu quả, doanh nghiệp cần chủ động triển khai các giải pháp mang tính hệ thống. Đây không chỉ là cách giảm thiểu rủi ro pháp lý mà còn giúp tối ưu hóa nguồn lực kế toán, đảm bảo minh bạch và uy tín trong hoạt động. Một số khuyến nghị cụ thể bao gồm:
- Rà soát mô hình chi trả lương: Xác định rõ nhân sự nào làm việc tại địa điểm kinh doanh khác tỉnh để phân bổ thuế.
- Đào tạo kế toán, nhân sự: Đảm bảo hiểu và áp dụng đúng quy định.
- Xây dựng quy trình nội bộ: Từ khâu tính lương, khấu trừ thuế đến kê khai, nộp thuế phân bổ.
- Tư vấn chuyên nghiệp: Với các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều chi nhánh, nên tham khảo dịch vụ tư vấn thuế để tránh sai phạm.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm Dịch vụ Kiểm toán chuyên nghiệp – MAN để đảm bảo minh bạch số liệu tài chính và tuân thủ chặt chẽ các quy định về phân bổ thuế TNCN cũng như các nghĩa vụ thuế khác.
Kết luận
Công văn số 10179/HAN-QLDN4 của Cục Thuế TP. Hà Nội đã làm rõ nghĩa vụ phân bổ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi công ty mẹ chi trả lương cho nhân sự tại các chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh khác tỉnh. Doanh nghiệp cần tuân thủ Thông tư 80/2021/TT-BTC, kê khai theo mẫu 05/KK-TNCN và 05-1/PBT-KK-TNCN, đồng thời nộp thuế đúng địa bàn nơi người lao động làm việc.
Việc phân bổ thuế TNCN chính xác giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, tránh bị truy thu và đảm bảo phân chia ngân sách công bằng giữa các địa phương. Doanh nghiệp cũng nên ứng dụng công nghệ như HTKK và mã định danh khoản nộp để tối ưu quy trình kê khai – nộp thuế.
Với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, việc thực hiện đúng quy định có thể phức tạp. MAN – Master Accountant Network cung cấp dịch vụ tư vấn thuế TNCN và hỗ trợ phân bổ thuế chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, giảm sai sót và tiết kiệm chi phí.
Thông tin liên hệ:
MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Hotline: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Ban biên tập MAN – Master Accountant Network
