Kê khai nộp thuế TNCN là nghĩa vụ tài chính bắt buộc đối với cả cá nhân và tổ chức chi trả thu nhập. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ kỳ kê khai, mẫu tờ khai, hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân online, hay cách nộp tờ khai 05/KK-TNCN qua mạng đúng quy định.
Bài viết dưới đây sẽ cập nhật chi tiết các quy định về kê khai thuế thu nhập cá nhân năm 2025, đồng thời hướng dẫn từng bước kê khai, nộp thuế qua phần mềm HTKK và hệ thống điện tử giúp bạn thực hiện đúng hạn, đúng mẫu, đúng luật.
Tổng quan về nghĩa vụ kê khai nộp thuế TNCN
Kê khai nộp thuế TNCN là bước đầu tiên để xác định nghĩa vụ thuế, đảm bảo cá nhân và tổ chức thực hiện đúng trách nhiệm tài chính với Nhà nước.
Theo Luật Thuế TNCN số 04/2007/QH12, sửa đổi bổ sung bởi Luật số 26/2012/QH13, các đối tượng sau phải kê khai:
-
Cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công hoặc kinh doanh;
-
Tổ chức chi trả thu nhập như doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, các đơn vị sự nghiệp công lập.
Ngoài ra, theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, từ năm 2022, tất cả kê khai và nộp thuế TNCN đều có thể thực hiện qua Cổng Thuế điện tử hoặc phần mềm HTKK do Tổng cục Thuế phát hành.
Quy định về kê khai thuế thu nhập cá nhân còn yêu cầu phân biệt rõ giữa:
-
Kê khai trực tiếp: cá nhân tự lập và gửi tờ khai;
-
Khấu trừ tại nguồn: tổ chức chi trả khấu trừ và kê khai thay người lao động.
Kỳ kê khai thuế TNCN theo quy định hiện hành
Tùy từng đối tượng, kỳ kê khai thuế thu nhập cá nhân sẽ khác nhau:
-
Tổ chức chi trả thu nhập: Kê khai hàng tháng nếu phát sinh trên 50 triệu đồng/người; nếu dưới ngưỡng này → kê khai theo quý.
-
Cá nhân tự kê khai: Chỉ kê khai một lần duy nhất vào kỳ quyết toán thuế TNCN cuối năm (tháng 3 – 4 năm sau).
Thời hạn nộp tờ khai và thuế:
| Loại kê khai | Thời hạn kê khai | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|
| Kê khai theo tháng | Chậm nhất ngày 20 tháng kế tiếp | Thông tư 80/2021/TT-BTC, Điều 44, 45 |
| Kê khai theo quý | Chậm nhất ngày 30 của quý kế tiếp | |
| Kê khai quyết toán | Chậm nhất ngày 30/04 năm sau |
Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân tự nộp
Các trường hợp cá nhân phải tự kê khai
Không phải ai cũng được tổ chức chi trả thu nhập kê khai thay. Bạn phải tự kê khai thuế TNCN online nếu:
-
Có thu nhập từ 2 nơi trở lên (công ty + làm thêm, freelance…);
-
Được miễn giảm thuế nhưng chưa được quyết toán qua tổ chức;
-
Muốn xin hoàn thuế do thu nhập dưới ngưỡng chịu thuế;
-
Là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam dưới 183 ngày nhưng có thu nhập từ nhiều nơi.
Hướng dẫn kê khai thuế thu nhập cá nhân online qua Cổng Thuế
Cá nhân có thể thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân online qua https://canhan.gdt.gov.vn, theo các bước:
-
Đăng ký tài khoản bằng mã số thuế cá nhân (qua OTP/email);
-
Đăng nhập và chọn mục “Kê khai trực tuyến”;
-
Chọn mẫu tờ khai phù hợp: 02/QTT-TNCN;
-
Điền đầy đủ thông tin thu nhập, khấu trừ, giảm trừ;
-
Gửi tờ khai và nộp thuế (nếu có phát sinh).
Cách nộp tờ khai thuế TNCN cho tổ chức chi trả thu nhập
Tổ chức sử dụng mẫu nào?
-
05/KK-TNCN: Tờ khai khấu trừ thuế TNCN hàng tháng/quý;
-
05-1BK-TNCN: Bảng kê người lao động bị khấu trừ thuế.
Cách nộp tờ khai 05/KK-TNCN qua mạng
Tổ chức có thể nộp tờ khai qua https://thuedientu.gdt.gov.vn như sau:
-
Đăng nhập với mã số thuế doanh nghiệp;
-
Tải mẫu XML từ phần mềm HTKK;
-
Tại mục “Kê khai tờ khai”, tải lên file 05/KK-TNCN;
-
Ký điện tử, nộp và nhận thông báo phản hồi từ cơ quan thuế.
Lưu ý:
-
Phải kiểm tra mã số thuế, chứng từ khấu trừ đầy đủ;
-
Tờ khai sai thông tin → bị trả lại hoặc phạt hành chính.
Hướng dẫn kê khai thuế TNCN trên phần mềm HTKK
HTKK là phần mềm hỗ trợ kê khai miễn phí do Tổng cục Thuế phát hành.
Cách thực hiện:
-
Tải phần mềm HTKK bản mới nhất tại: https://gdt.gov.vn
-
Mở phần mềm → chọn mục TNCN → 05/KK-TNCN
-
Nhập thông tin người lao động: mã số thuế, thu nhập, khấu trừ
-
In bảng kê, kết xuất file XML để nộp qua mạng
Hướng dẫn kê khai thuế TNCN trên phần mềm HTKK giúp tổ chức thao tác nhanh gọn, đúng định dạng mẫu mới nhất. Việc kê khai thủ công bằng file Excel hiện nay không còn được chấp nhận tại nhiều chi cục thuế.
Một số lưu ý khi kê khai và nộp thuế TNCN
-
Sử dụng đúng mã số thuế cá nhân: tránh bị trùng hoặc không khớp;
-
Không nộp trễ hạn: tránh bị xử phạt từ 700.000 đồng đến 25 triệu đồng (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP);
-
Tờ khai thiếu thông tin giảm trừ gia cảnh: dễ gây sai nghĩa vụ thuế;
-
Nộp xong nên in xác nhận nộp và lưu trữ tối thiểu 5 năm.
| Đối tượng | Kỳ kê khai | Mẫu tờ khai | Hình thức nộp |
|---|---|---|---|
| Cá nhân tự kê khai | Hàng năm | 02/QTT-TNCN | https://canhan.gdt.gov.vn |
| Tổ chức chi trả thu nhập | Tháng / Quý | 05/KK-TNCN, 05-1BK | https://thuedientu.gdt.gov.vn |
| Tổ chức nộp qua HTKK | Tháng / Quý | XML qua phần mềm HTKK | Kết xuất file + ký số |
Kết luận và khuyến nghị
Việc kê khai nộp thuế TNCN không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là giải pháp bảo vệ quyền lợi tài chính cá nhân và doanh nghiệp. Trong bối cảnh số hóa ngành thuế, việc sử dụng HTKK, Cổng Thuế điện tử và thực hiện kê khai đúng mẫu, đúng kỳ là điều bắt buộc để tránh sai sót, bị phạt hoặc chậm xử lý hoàn thuế.
Nếu bạn là cá nhân cần quyết toán thuế, hoặc doanh nghiệp đang lúng túng với mẫu 05/KK-TNCN, đừng ngại ngần tìm đến chuyên gia đồng hành.
Liên hệ hỗ trợ kê khai thuế TNCN – Master Accountant Network (MAN)
MAN – Master Accountant Network là đơn vị chuyên hỗ trợ kế toán, kê khai và quyết toán thuế TNCN cho cá nhân & doanh nghiệp trên toàn quốc.
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Zalo / Điện thoại: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
