Hóa đơn GTGT

Hóa đơn GTGT không chỉ là một chứng từ tài chính, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để xác lập nghĩa vụ thuế giữa doanh nghiệp và Nhà nước. Việc sử dụng sai, ghi nhận thiếu, hoặc không xuất hóa đơn đúng quy định có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế, xử phạt hành chính, thậm chí bị xử lý hình sự nếu có hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Trong bối cảnh số hóa ngành thuế, hóa đơn GTGT điện tử trở thành công cụ bắt buộc kể từ ngày 01/07/2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Do đó, hiểu đúng và áp dụng đúng quy định về hóa đơn GTGT là yêu cầu sống còn đối với mọi doanh nghiệp.

Hóa đơn GTGT là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại hóa đơn do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, mức thuế suất và số tiền thuế GTGT. Đây là chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán và là cơ sở để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

“Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.”

Loại hóa đơn này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hộ kinh doanh và doanh nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp không được phép sử dụng hóa đơn GTGT.

Hóa đơn giá trị gia tăng để làm gì?

Vai trò của hóa đơn GTGT không chỉ dừng lại ở việc xác nhận giao dịch kinh tế mà còn có tác dụng pháp lý và tài chính rõ rệt:

• Là cơ sở pháp lý để kê khai thuế GTGT đầu ra và đầu vào: Doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu có hóa đơn hợp lệ.
• Là chứng từ ghi nhận doanh thu và chi phí hợp lệ: Giúp doanh nghiệp hạch toán kế toán đúng quy định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Là bằng chứng trong giao dịch và tranh chấp: Hóa đơn GTGT có giá trị pháp lý để chứng minh giao dịch thương mại khi xảy ra tranh chấp.

Do đó, việc lưu trữ, xuất đúng thời điểm và đúng mẫu hóa đơn GTGT là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp có hoạt động sản xuất – kinh doanh.

Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mới nhất

Từ 01/07/2022, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, tùy đối tượng áp dụng.

Dưới đây là bảng so sánh mẫu hóa đơn GTGT cũ và mới:

Mẫu hóa đơn GTGT điện tử theo quy định mới có thêm các chỉ tiêu như: mã cơ quan thuế, mã giao dịch, thông tin định danh người mua, v.v.

Tham khảo đầy đủ tại:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Thông tư 78/2021/TT-BTC

Phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT

Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng là hai loại chứng từ khác nhau, tùy thuộc vào phương pháp tính thuế mà doanh nghiệp sử dụng.

Hóa đơn GTGT cho phép doanh nghiệp khấu trừ thuế đầu vào và được yêu cầu bắt buộc trong giao dịch giữa các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ.

Xuất hóa đơn giá trị gia tăng như thế nào?

Theo Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ. Một số lưu ý quan trọng:

• Phải xuất hóa đơn ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
• Nếu thu tiền trước, phải xuất hóa đơn theo thời điểm thu tiền.
• Hóa đơn chỉ hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký số và mã xác thực.

Việc xuất hóa đơn sai thời điểm, sai đối tượng hoặc lập hóa đơn khống đều bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn GTGT điện tử: xu hướng tất yếu

Từ 2022, toàn bộ doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn GTGT điện tử có nhiều lợi ích:

• Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, chống gian lận.
• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho.
• Thuận tiện truy xuất, lưu trữ.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn, tích hợp với hệ thống kế toán để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ dữ liệu. Xem chi tiết: Dịch vụ kế toán – hóa đơn điện tử trọn gói tại MAN

Hóa đơn GTGT và chế độ kế toán theo Thông tư 200

Thông tư 200/2014/TT-BTC là nền tảng quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp. Mọi giao dịch phát sinh hóa đơn GTGT đều phải được ghi nhận đúng tài khoản:

• Tài khoản 3331: Thuế GTGT phải nộp.
• Tài khoản 1331: Thuế GTGT được khấu trừ.
• Tài khoản 511, 152, 156: ghi nhận doanh thu, hàng tồn kho liên quan.

Việc sai sót trong định khoản các hóa đơn GTGT sẽ dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính và bị truy thu thuế.

Những rủi ro và sai sót thường gặp

Trong quá trình vận hành thực tế, rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ – gặp phải những sai sót phổ biến liên quan đến hóa đơn GTGT mà không hề nhận ra mức độ nghiêm trọng của chúng. Một trong những lỗi thường thấy là xuất hóa đơn trễ so với thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ. Việc chậm trễ này tưởng chừng nhỏ, nhưng lại vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính.

Bên cạnh đó, việc ghi sai thông tin như mã số thuế, tên công ty hoặc địa chỉ người mua là lỗi rất phổ biến trong giai đoạn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Những sai sót này khiến hóa đơn trở nên không hợp lệ, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng trong việc khấu trừ thuế đầu vào.

Một sai phạm nặng hơn, mang tính cố ý, là lập hóa đơn khống để hợp thức hóa chi phí hoặc nâng khống đầu vào, thường nhằm mục đích giảm thuế phải nộp hoặc rút tiền ra khỏi doanh nghiệp. Hành vi này không chỉ khiến doanh nghiệp bị loại chi phí khi quyết toán mà còn có nguy cơ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt lên đến 20 triệu đồng cho mỗi hóa đơn vi phạm, chưa kể khả năng bị truy thu thuế và tính lãi chậm nộp.

Quan trọng hơn, nếu bị xác định là lập hóa đơn không có thực tế giao dịch, doanh nghiệp có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017) về tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn.

Do đó, thay vì chỉ tập trung vào lập hóa đơn đầy đủ về mặt hình thức, doanh nghiệp cần đặt trọng tâm vào việc kiểm soát quy trình xuất hóa đơn, rà soát thông tin cẩn thận và đào tạo nhân sự định kỳ để tránh các rủi ro mang tính hệ thống.

Kết luận