Hồ sơ quyết toán thuế TNCN là tập hợp các văn bản, chứng từ quan trọng mà cá nhân hoặc tổ chức chi trả phải chuẩn bị để tất toán nghĩa vụ thuế cho kỳ tính thuế năm 2025. Theo dự báo, số lượng hồ sơ nộp trực tuyến qua eTax Mobile vào đầu năm 2026 sẽ tăng trưởng mạnh. Việc nắm vững quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC giúp người nộp thuế chủ động chuẩn bị tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN, đảm bảo quyền lợi hoàn thuế và tránh rủi ro phát sinh tiền chậm nộp không đáng có.
Bước sang năm 2026, quy trình xử lý hồ sơ quyết toán thuế TNCN được tối ưu hóa qua cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, giúp xác minh thông tin người phụ thuộc nhanh chóng. Tuy nhiên, cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn hoặc thu nhập nước ngoài vẫn cần sự chính xác tuyệt đối về chứng từ khấu trừ. Một bộ hồ sơ chuẩn chỉnh là nghĩa vụ pháp lý và là công cụ giúp cá nhân tối ưu hóa tài chính thông qua việc áp dụng đúng mức giảm trừ gia cảnh hiện hành.
Cơ sở pháp lý thực hiện hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025 – 2026
Trước khi nộp hồ sơ vào đầu năm 2026, người nộp thuế cần xác định rõ các căn cứ pháp lý đang có hiệu lực. Việc cập nhật hướng dẫn mới nhất từ Tổng cục Thuế giúp hồ sơ quyết toán thuế TNCN tránh các lỗi kỹ thuật khi gửi qua mạng.
Việc quyết toán thuế hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản chính:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 về quy trình kê khai.
- Thông tư số 80/2021/TT-BTC về mẫu biểu tờ khai.
- Nghị quyết số 954/2020/UBTVQH14 về mức giảm trừ (Bản thân: 11 triệu đồng/tháng; Người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/tháng).
Sự tuân thủ đồng bộ giúp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được phê duyệt nhanh chóng, đặc biệt là các diện hoàn thuế nộp thừa của năm 2025.
Chi tiết hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân tự quyết toán trực tiếp
Cá nhân có thu nhập từ tiền lương tại nhiều nơi thuộc diện trực tiếp khai thuế cần đặc biệt lưu ý khi lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN. Nhóm này thường bao gồm người muốn làm thủ tục hoàn thuế nộp thừa hoặc đóng thêm số thuế còn thiếu sau khi tổng hợp thu nhập cả năm.
Các loại giấy tờ bắt buộc trong bộ hồ sơ
Để bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN được chấp nhận trên hệ thống, cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ các thành phần sau:
- Tờ khai mẫu số 02/QTT-TNCN: Phản ánh tổng thu nhập và các khoản giảm trừ trong năm 2025.
- Chứng từ khấu trừ thuế: Bản gốc hoặc bản sao chứng từ do các cơ quan chi trả cấp. Hãy kiểm tra kỹ chữ ký số trên chứng từ điện tử.
- Hồ sơ người phụ thuộc: Bổ sung giấy tờ chứng minh nếu có thay đổi và đảm bảo người phụ thuộc đã có mã số thuế trước khi nộp hồ sơ.
- Chứng từ thuế nước ngoài: Bản xác nhận số thuế đã nộp tại nước ngoài để làm căn cứ tính thuế khấu trừ tại Việt Nam.
Thiếu chứng từ khấu trừ là lỗi phổ biến khiến hồ sơ quyết toán thuế TNCN bị trả lại. Cá nhân nên thu thập đủ giấy tờ từ tháng 12/2025 để kịp tiến độ đầu năm 2026.
Các khoản giảm trừ khi lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025
Khi lập hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2025, việc xác định đúng và đầy đủ các khoản giảm trừ là yếu tố then chốt giúp cá nhân giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn. Theo quy định hiện hành, người nộp thuế được áp dụng nhiều khoản giảm trừ khác nhau như giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc và các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo. Dưới đây là tổng hợp chi tiết các khoản giảm trừ được áp dụng trong kỳ quyết toán thuế TNCN năm 2025, kèm theo mức giảm trừ và chứng từ cần có trong hồ sơ.
| Loại giảm trừ | Mức giảm trừ kỳ 2025 | Chứng từ cần có trong hồ sơ |
| Bản thân | 132.000.000 VNĐ/năm | Tờ khai 02/QTT-TNCN |
| Người phụ thuộc | 52.800.000 VNĐ/người/năm | Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN & Hồ sơ minh chứng |
| Bảo hiểm | Theo mức đóng thực tế | Chứng từ khấu trừ hoặc xác nhận BHXH |
| Từ thiện | Theo số chi thực tế | Biên lai, hóa đơn từ quỹ hợp pháp |
Khi lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN, hãy đảm bảo các khoản từ thiện được chi cho các quỹ được Nhà nước cấp phép để được tính là chi phí hợp lý.
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với tổ chức, doanh nghiệp trả thu nhập
Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm quyết toán phần thu nhập đã chi và quyết toán thay cho cá nhân có ủy quyền. Đây là nhiệm vụ trọng tâm của bộ phận kế toán trong quý I năm 2026.
Các mẫu biểu tờ khai dành cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp khi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN kỳ tính thuế 2025 cần sử dụng hệ thống mẫu biểu chuẩn xác:
- Tờ khai 05/QTT-TNCN: Tổng hợp toàn bộ tiền lương, tiền công đã chi trả trong năm 2025.
- Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN: Chi tiết cho nhân sự ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên.
- Phụ lục 05-2/BK-QTT-TNCN: Chi tiết cho cá nhân vãng lai hoặc hợp đồng dưới 03 tháng.
- Phụ lục 05-3/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết thông tin người phụ thuộc đã đăng ký qua doanh nghiệp.
Kế toán cần đối soát kỹ số liệu trên hồ sơ quyết toán thuế TNCN với các tờ khai tháng/quý trước đó để tránh sai lệch và phải giải trình với cơ quan thuế.
Quy trình kiểm soát rủi ro hồ sơ quyết toán cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên rà soát kỹ thư ủy quyền của nhân viên trước khi đưa vào hồ sơ quyết toán thuế TNCN. Lưu ý: Cá nhân có thu nhập vãng lai trên 10 triệu đồng/tháng tại nơi khác không được ủy quyền quyết toán thay.
Ngoài ra, nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN qua mạng yêu cầu doanh nghiệp cập nhật HTKK lên bản mới nhất 2026 để tránh lỗi định dạng XML khi truyền nhận dữ liệu.
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2026
Tuân thủ thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN là bắt buộc để tránh phạt hành chính. Các mốc thời gian quan trọng cho năm 2026 gồm:
- Đối với doanh nghiệp: Hạn cuối là ngày 31/03/2026.
- Đối với cá nhân tự quyết toán: Hạn cuối dự kiến là 04/05/2026 (do trùng ngày nghỉ lễ 30/04 và 01/05).
Nếu hồ sơ quyết toán thuế TNCN có số thuế hoàn thì nộp sau thời hạn trên vẫn không bị phạt. Tuy nhiên, cá nhân nên nộp sớm trong tháng 3 hoặc 4/2026 để nhận tiền hoàn thuế nhanh nhất.
Hướng dẫn cách thức nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN điện tử năm 2026
Năm 2026, cơ quan thuế khuyến khích 100% người nộp thuế gửi hồ sơ quyết toán thuế TNCN qua nền tảng số để tối ưu thời gian xử lý hồ sơ.
Nộp hồ sơ qua hệ thống Thuế điện tử và eTax Mobile
Quy trình nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN trực tuyến gồm các bước:
- Đăng nhập trang canhan.gdt.gov.vn hoặc ứng dụng eTax Mobile.
- Chọn “Quyết toán thuế” và điền tờ khai trực tuyến. Hệ thống sẽ tự động tính toán số thuế dựa trên dữ liệu nhập.
- Đính kèm bản chụp chứng từ khấu trừ và hồ sơ người phụ thuộc để hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
- Ký số bằng mã OTP gửi về số điện thoại đã đăng ký để hoàn tất.
Kết xuất file từ HTKK cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN trên phần mềm HTKK để quản lý dữ liệu lớn. Sau khi kiểm tra, kế toán xuất file XML và tải lên cổng thuedientu.gdt.gov.vn bằng chữ ký số của đơn vị.
Những lưu ý quan trọng để hồ sơ quyết toán thuế TNCN không bị lỗi
Để hồ sơ quyết toán thuế TNCN được phê duyệt ngay lần đầu, bạn cần chú ý các chi tiết kỹ thuật sau:
- Địa điểm nộp: Xác định đúng cơ quan thuế nơi tính giảm trừ bản thân hoặc nơi cư trú (nếu đã nghỉ việc).
- Khớp số liệu: Thu nhập trên tờ khai phải khớp chính xác với chứng từ khấu trừ kèm theo trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
- Người phụ thuộc: Kiểm tra thông tin trùng khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Tài khoản hoàn thuế: Cung cấp đúng số tài khoản ngân hàng chính chủ để nhận tiền hoàn thuế.
Sử dụng dịch vụ rà soát chuyên nghiệp sẽ giúp loại bỏ rủi ro sai sót ngay từ bước chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
FAQ – Giải đáp thắc mắc thường gặp về hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2026
Nếu bạn có số thuế nộp thừa hoặc mức thu nhập cả năm chưa đến mức đóng thuế, bạn nên nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN tại nơi cư trú để nhận hoàn thuế.
Bạn cần liên hệ đại diện pháp luật của công ty cũ. Đây là giấy tờ bắt buộc phải có trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
Không. Cá nhân có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn nộp sau thời hạn vẫn không bị phạt chậm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN. Tôi nghỉ việc giữa năm 2025, tôi có phải nộp hồ sơ quyết toán không?
Lấy chứng từ khấu trừ ở đâu nếu công ty cũ đã giải thể?
Nộp hồ sơ hoàn thuế muộn có bị phạt không?
Kết luận
Hồ sơ quyết toán thuế TNCN kỳ tính thuế 2025 thực hiện năm 2026 yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chứng từ và kỹ năng kê khai số. Hiểu rõ mẫu biểu và thời hạn giúp cá nhân bảo vệ quyền lợi tài chính và doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp. Một bộ hồ sơ chính xác sẽ rút ngắn thời gian xử lý của cơ quan chức năng.
Nếu doanh nghiệp gặp áp lực về khối lượng công việc hoặc cần đảm bảo tính chính xác cho hồ sơ quyết toán thuế TNCN, MAN – Master Accountant Network sẵn sàng hỗ trợ. Với đội ngũ chuyên gia hàng đầu, MAN cung cấp dịch vụ quyết toán thuế TNCN chuyên sâu, giúp tối ưu thuế và giảm rủi ro pháp lý. Hãy liên hệ MAN ngay để trải nghiệm dịch vụ kế toán và kiểm toán chất lượng cao cho năm 2026.
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
