Khi doanh nghiệp nhận quyết định thanh tra thuế, nhiều người thường hoang mang, lo lắng không biết nên bắt đầu từ đâu. Thực tế, việc chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ, chính xác và logic sẽ giúp doanh nghiệp chủ động, giảm rủi ro xử phạt và biến thanh tra thuế thành quy trình bình thường.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 10 bộ hồ sơ cần chuẩn bị khi nhận quyết định thanh tra thuế, từ hồ sơ pháp lý, thuế, tài chính đến hồ sơ nhân sự, tài sản cố định. Nếu doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, việc đoàn thuế vào làm việc sẽ trở nên nhẹ nhàng, an toàn đến 90%.
Bảng tổng hợp 10 bộ hồ sơ cần chuẩn bị khi nhận quyết định thanh tra thuế
Trước khi đi vào chi tiết từng bộ hồ sơ, doanh nghiệp nên có một tổng quan về 10 bộ hồ sơ quan trọng cần chuẩn bị khi nhận quyết định thanh tra thuế. Bảng tổng hợp dưới đây giúp nắm nhanh nội dung chính của từng bộ hồ sơ, cũng như các điểm quan trọng cần kiểm tra để đảm bảo hồ sơ đầy đủ, hợp pháp và logic. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian khi đoàn thanh tra vào làm việc mà còn giảm rủi ro bị xử phạt do thiếu sót hoặc sai sót trong hồ sơ.
Bảng tổng hợp sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể về hồ sơ pháp lý, thuế, tài chính, nhân sự, tài sản cố định và thanh toán không dùng tiền mặt, từ đó dễ dàng triển khai chuẩn bị chi tiết từng bộ hồ sơ theo đúng quy định.
| STT | Bộ hồ sơ | Nội dung chính | Điểm cần kiểm tra |
| 1 | Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp | Giấy phép kinh doanh, điều lệ công ty, quy chế tài chính/lương thưởng, danh sách cổ đông, đăng ký TK ngân hàng, phương pháp khấu hao | Hồ sơ gốc đầy đủ, sắp xếp logic, thông tin khớp thực tế |
| 2 | Hồ sơ thuế GTGT, TNDN, BCTC | Tờ khai GTGT, bảng kê mua – bán, chứng từ nộp NSNN, hóa đơn điện tử, BCTC, quyết toán TNDN | Doanh thu – hóa đơn khớp 100%, kiểm tra đầu vào, ghi chú điều chỉnh TNDN |
| 3 | Hồ sơ lương – TNCN | Tờ khai khấu trừ TNCN, quyết toán thuế TNCN, Cam kết 08, hợp đồng lao động, bảng lương, phiếu lương, quyết định thưởng/lương | Hợp đồng lao động đầy đủ, phụ cấp thể hiện rõ, thanh toán tiền mặt có ký nhận, kiểm tra khấu trừ thuế |
| 4 | Hồ sơ vay nợ và lãi vay | Hợp đồng vay, khế ước nhận nợ, lịch trả nợ, hóa đơn tiền lãi, hợp đồng mua hàng liên quan vay | Vay thiếu hợp đồng → bổ sung, vốn mỏng, lãi vay vốn hóa/trích trước |
| 5 | Công nợ phải thu – phải trả | Hợp đồng đầu vào – đầu ra, phụ lục, biên bản đối chiếu công nợ | Khớp sổ cái TK 131 – 331, khách hàng ứng trước có điều khoản thanh toán |
| 6 | Tiền mặt – Tiền gửi ngân hàng | Sổ quỹ, sổ chi tiết tiền gửi, phiếu thu – chi – UNC – sao kê ngân hàng | Sổ quỹ không âm, số dư ngân hàng khớp 100%, thanh toán >5 triệu phải chuyển khoản |
| 7 | Hàng tồn kho | Bảng NXT, phiếu nhập – xuất, sổ chi tiết, hồ sơ nghiệm thu, giao nhận | NXT khớp CĐPS, đủ chứng từ từ đề nghị mua → giao nhận |
| 8 | Tài sản cố định | Bảng khấu hao, hồ sơ nghiệm thu – bàn giao, hóa đơn TSCĐ, hồ sơ thanh lý | PS TK 214 khớp bảng khấu hao, hồ sơ pháp lý đầy đủ, thanh lý đủ họp/quyết định/đánh giá |
| 9 | Công cụ dụng cụ (CCDC) | Hóa đơn CCDC, bảng phân bổ chi phí | Nợ TK 242 khớp tăng CCDC, bảng phân bổ khớp theo kỳ |
| 10 | Thanh toán không dùng tiền mặt | Hóa đơn >5 triệu kèm UNC/chuyển khoản hoặc uỷ quyền nhân viên | Loại khoản chi phí thanh toán tiền mặt >5 triệu, kẹp hóa đơn + UNC giải trình |
Bộ 01: Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
Hồ sơ pháp lý là nền tảng đầu tiên mà cơ quan thuế sẽ kiểm tra. Chuẩn bị bộ hồ sơ này đầy đủ giúp chứng minh doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và minh bạch.
Hồ sơ cần có:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và tất cả các lần thay đổi.
- Điều lệ công ty, quy chế tài chính, quy chế lương – thưởng.
- Thông tin tài khoản ngân hàng đã khai báo với cơ quan thuế.
- Danh sách cổ đông / thành viên góp vốn.
- Đăng ký chế độ kế toán, hình thức sổ.
- Đăng ký phương pháp khấu hao với cơ quan thuế lưu tại doanh nghiệp.
Cách kiểm tra:
- Sắp xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian để dễ tra cứu.
- Giữ bản gốc, bản sao và file mềm để tiện đối chiếu.
- Đảm bảo các thông tin trùng khớp giữa giấy phép kinh doanh và hồ sơ nội bộ.
Bộ 02: Hồ sơ thuế GTGT, TNDN và báo cáo tài chính
Đây là bộ hồ sơ quan trọng nhất vì cơ quan thuế chủ yếu tập trung kiểm tra thuế và báo cáo tài chính.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Tờ khai thuế GTGT (theo tháng/quý) và bảng kê mua – bán.
- Chứng từ nộp NSNN: GTGT, môn bài, TNDN, TNCN…
- Hóa đơn điện tử lấy từ Cổng hóa đơn hoặc hệ thống doanh nghiệp.
- Báo cáo tài chính và quyết toán thuế TNDN các năm.
- Bảng tính giá thành, bảng định mức (nếu doanh nghiệp có sản xuất/thi công).
Cách tự kiểm tra:
- Đối chiếu doanh thu trên hóa đơn điện tử với doanh thu trên tờ khai → khớp 100%.
- Kiểm tra hóa đơn đầu vào: đảm bảo đầy đủ, hợp lệ, không bị trạng thái “treo”.
- Kiểm tra số dư TK 133 khớp số thuế GTGT chuyển kỳ sau.
- Quyết toán TNDN có điều chỉnh tăng/giảm chi phí → ghi chú giải trình để sẵn sàng trả lời đoàn thanh tra.
Bộ 03: Hồ sơ lương và thuế TNCN (Cập nhật Cam kết 08)
Đây là bộ hồ sơ giúp chứng minh doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ khấu trừ và nộp thuế TNCN cho nhân viên.
Hồ sơ cần có:
- Tờ khai khấu trừ thuế TNCN.
- Quyết toán thuế TNCN các năm.
- Cam kết 08, hợp đồng lao động và phụ lục.
- Bảng lương, bảng công, phiếu lương.
- Quyết định nâng lương, thưởng.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có).
Cách kiểm tra:
- Nhân sự chưa có hợp đồng lao động → phải ký bổ sung ngay.
- Các khoản phụ cấp phải thể hiện trong HĐLĐ hoặc quy chế công ty.
- Thanh toán lương tiền mặt bắt buộc phải có ký nhận.
- Kiểm tra người có thu nhập cao để đảm bảo không thiếu khấu trừ thuế TNCN.
Bộ 04: Hồ sơ vay nợ và lãi vay
Đối với doanh nghiệp có vay vốn, hồ sơ vay nợ và lãi vay là điểm mà cơ quan thuế dễ chú ý, đặc biệt với các dự án đầu tư.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Hợp đồng vay, khế ước nhận nợ, lịch trả nợ.
- Hóa đơn điện tử tiền lãi (nếu ngân hàng xuất theo từng kỳ).
- Hợp đồng mua hàng / hóa đơn nếu vay để thanh toán cho nhà cung cấp.
Cách kiểm tra:
- Khoản vay thiếu hợp đồng → bổ sung ngay.
- Kiểm tra xem khoản vay có bị tính là “vốn mỏng” hay không.
- Lãi vay có phải vốn hóa hay đã trích trước đầy đủ chưa.
- Hợp đồng trả lãi cuối kỳ → đảm bảo đã trích trước chi phí theo đúng quy định.
Bộ 05: Công nợ phải thu – phải trả
Đây là bộ hồ sơ quan trọng để chứng minh doanh nghiệp quản lý công nợ minh bạch, đúng pháp luật.
Hồ sơ cần có:
- Hợp đồng đầu vào – đầu ra.
- Phụ lục hợp đồng.
- Biên bản đối chiếu công nợ.
Cách kiểm tra:
- Hợp đồng phải tồn tại với các khoản công nợ lớn.
- Khách hàng ứng trước phải có điều khoản thanh toán trong hợp đồng.
- Đối chiếu công nợ phải khớp với sổ cái TK 131 – 331.
Bộ 06: Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
Đây là bộ hồ sơ cơ bản nhưng rất dễ bị sai sót nếu không kiểm tra kỹ.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
- Phiếu thu – phiếu chi – UNC – sao kê ngân hàng.
Cách kiểm tra:
- Sổ quỹ không được âm.
- Số dư ngân hàng khớp sao kê 100%.
- Thanh toán hóa đơn trên 5.000.000đ phải chuyển khoản, tránh thanh toán tiền mặt.
Bộ 07: Hồ sơ hàng tồn kho
Hàng tồn kho cần được quản lý chi tiết để chứng minh giá trị tồn kho thực tế.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Bảng NXT (Nhập – Xuất – Tồn).
- Phiếu nhập, phiếu xuất.
- Sổ chi tiết vật tư/hàng hóa.
- Hồ sơ nghiệm thu, biên bản giao nhận hàng.
Cách kiểm tra:
- NXT phải khớp với CĐPS.
- Đảm bảo đủ bộ chứng từ từ đề nghị mua hàng → đơn hàng → hóa đơn → phiếu nhập → biên bản giao nhận.
Bộ 08: Hồ sơ tài sản cố định
TSCĐ là bộ hồ sơ dễ phát sinh sai sót về khấu hao và pháp lý.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Bảng tính khấu hao.
- Hồ sơ nghiệm thu – bàn giao.
- Hóa đơn điện tử mua TSCĐ.
- Hồ sơ thanh lý (nếu có).
Cách kiểm tra:
- PS có TK 214 khớp bảng khấu hao.
- TSCĐ tăng → đảm bảo đầy đủ hồ sơ pháp lý và chứng từ.
- Thanh lý → phải có đầy đủ họp, quyết định, đánh giá, biên bản thanh lý.
Bộ 09: Hồ sơ công cụ dụng cụ (CCDC)
CCDC cần chứng minh đầy đủ giá trị và phân bổ chi phí.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Hóa đơn CCDC.
- Bảng phân bổ chi phí CCDC.
Cách kiểm tra:
- Nợ TK 242 phải khớp với tăng CCDC.
- Có TK 242 khớp bảng phân bổ theo kỳ.
Bộ 10: Hồ sơ thanh toán không dùng tiền mặt
Theo quy định hiện hành, hóa đơn >5.000.000đ bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt nếu muốn tính chi phí hợp lý.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
Hóa đơn >5 triệu đồng kèm UNC/chuyển khoản hoặc ủy quyền cho nhân viên thanh toán.
Cách kiểm tra:
Rà soát TK 111 để loại ra các khoản chi phí thanh toán tiền mặt >5 triệu nếu chưa thanh toán qua ngân hàng.
Kết luận
Việc chuẩn bị đầy đủ 10 bộ hồ sơ thanh tra thuế giúp doanh nghiệp chủ động, minh bạch và giảm rủi ro xử phạt. Chuẩn bị hồ sơ đúng – đủ – logic sẽ biến thanh tra thuế từ nỗi lo thành một quy trình bình thường, giúp doanh nghiệp tự tin khi đoàn thuế vào làm việc.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi nhận quyết định thanh tra thuế không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là công cụ để doanh nghiệp quản lý nội bộ, minh bạch tài chính và tối ưu quy trình quản trị. Bằng cách rà soát kỹ từng bộ hồ sơ, doanh nghiệp gần như đạt “an toàn 90%”, đảm bảo hồ sơ hợp pháp, chính xác và logic.
Để việc chuẩn bị trở nên dễ dàng và chính xác, doanh nghiệp có thể đồng hành cùng MAN – Master Accountant Network, nơi cung cấp hướng dẫn chi tiết, mẫu hồ sơ chuẩn và dịch vụ kiểm toán, dịch vụ kế toán thuế trọn gói và tư vấn chuyên sâu, giúp rà soát tất cả 10 bộ hồ sơ quan trọng, từ pháp lý, thuế, nhân sự đến tài sản cố định và thanh toán.
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
