Công văn số 3955/CT-CS ngày 19/9/2025 của Cục Thuế hướng dẫn về việc kê khai hóa đơn điện tử, đặc biệt là cách ghi mã số thuế (MST) của người mua. Việc kê khai hóa đơn điện tử và ghi thông tin người mua đúng cách luôn là vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp. Theo công văn, tên, địa chỉ và MST của người mua trên hóa đơn điện tử cần được thực hiện đúng quy định tại khoản 5, điểm c khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cũng như các sửa đổi, bổ sung tại điểm a và điểm d khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách ghi mã số thuế người mua trên hóa đơn điện tử, những trường hợp cần lưu ý, đồng thời chỉ rõ cách áp dụng công văn số 3955/CT-CS trong thực tiễn, giúp doanh nghiệp kê khai chính xác, tránh rủi ro bị xử phạt.
Cơ sở pháp lý liên quan đến công văn số 3955/CT-CS
Để doanh nghiệp nắm rõ căn cứ pháp lý khi thực hiện kê khai hóa đơn điện tử, bảng dưới đây tổng hợp các văn bản pháp luật và công văn hướng dẫn liên quan đến việc ghi tên, địa chỉ và mã số thuế (MST) của người mua. Thông tin này giúp việc áp dụng công văn số 3955/CT-CS trở nên dễ dàng, chính xác và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật.
| Cơ sở pháp lý | Nội dung chính | Vai trò liên quan đến công văn 3955/CT-CS |
| Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Khoản 5, điểm c, khoản 14 Điều 10 | Quy định cách ghi tên, địa chỉ và MST của người mua trên hóa đơn điện tử. Đây là căn cứ gốc để công văn hướng dẫn thực hiện đúng quy định. |
| Nghị định 70/2025/NĐ-CP | Điểm a và điểm d, khoản 7 Điều 1 | Bổ sung, sửa đổi các quy định về MST người mua, giúp doanh nghiệp cập nhật và kê khai hóa đơn điện tử chính xác theo quy định mới. |
Vai trò của công văn số 3955/CT-CS
Công văn số 3955/CT-CS ngày 19/9/2025 của Cục Thuế đóng vai trò then chốt trong việc hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện kê khai hóa đơn điện tử, đặc biệt là việc ghi tên, địa chỉ và mã số thuế (MST) của người mua. Vai trò của công văn này không chỉ nằm ở tính pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kế toán – thuế và quản lý giao dịch của doanh nghiệp. Cụ thể, các vai trò chính bao gồm:
Hướng dẫn chi tiết thực hiện đúng quy định pháp luật
Trước đây, doanh nghiệp chủ yếu dựa vào các quy định tổng quát tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các sửa đổi bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, các nghị định này đôi khi còn khó tiếp cận và chưa đưa ra ví dụ cụ thể. Công văn số 3955/CT-CS cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách ghi tên, địa chỉ và MST người mua, giúp doanh nghiệp kê khai đúng và đầy đủ, tránh sai sót, vi phạm pháp luật thuế.
Hỗ trợ cơ quan thuế kiểm soát giao dịch hiệu quả
Việc kê khai MST người mua một cách chính xác giúp cơ quan thuế theo dõi và kiểm tra các giao dịch thương mại điện tử và giao dịch nội bộ của doanh nghiệp. Nhờ đó, cơ quan thuế có thể phát hiện kịp thời các giao dịch không minh bạch hoặc rủi ro gian lận, đảm bảo công tác quản lý thuế được hiệu quả hơn.
Đảm bảo tính minh bạch và pháp lý cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp khi thực hiện theo hướng dẫn công văn sẽ giảm thiểu rủi ro bị xử phạt do kê khai sai thông tin trên hóa đơn. Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi hợp pháp mà còn nâng cao uy tín, sự tin tưởng từ đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý.
Làm cơ sở tham khảo cho các nghiệp vụ kế toán – thuế
Công văn số 3955/CT-CS được xem là tài liệu tham khảo chính thức, cụ thể cho nhân viên kế toán, nhân viên thuế và bộ phận tài chính doanh nghiệp khi thực hiện kê khai hóa đơn điện tử. Việc dựa trên công văn này giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình nội bộ chuẩn hóa, minh bạch và đồng bộ với pháp luật.
Cập nhật các quy định mới, giảm rủi ro pháp lý
Với những bổ sung, sửa đổi từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, công văn số 3955/CT-CS là văn bản cập nhật, giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt các quy định mới về MST người mua, từ đó giảm thiểu sai sót và tránh rủi ro pháp lý trong kê khai và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Tăng hiệu quả quản trị doanh nghiệp và tuân thủ thuế
Khi áp dụng đúng hướng dẫn của công văn, doanh nghiệp không chỉ thực hiện nghĩa vụ thuế chính xác mà còn tạo ra dữ liệu minh bạch, giúp quản lý nội bộ hiệu quả hơn, hỗ trợ lập báo cáo tài chính và các báo cáo thuế định kỳ dễ dàng.
Trường hợp người mua có mã số thuế liên quan đến công văn số 3955/CT-CS
Theo công văn số 3955/CT-CS, nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc cơ sở kinh doanh có mã số thuế (MST), thì trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải thể hiện đầy đủ và chính xác các thông tin sau:
Tên doanh nghiệp hoặc tên tổ chức
Tên phải được ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh hoặc tài liệu pháp lý do cơ quan nhà nước cấp. Không được viết tắt, thêm bớt hoặc sai chính tả so với tên đăng ký chính thức, vì có thể gây hiểu lầm và ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hóa đơn.
Địa chỉ trụ sở chính hoặc chi nhánh
Địa chỉ phải trùng khớp với thông tin đăng ký trong hồ sơ thuế. Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cần ghi rõ địa chỉ chi nhánh được cấp MST để tránh nhầm lẫn.
Mã số thuế của người mua
Đây là thông tin quan trọng nhất, giúp cơ quan thuế xác định chính xác người mua. MST phải được kiểm tra và đối chiếu chính xác trước khi xuất hóa đơn. Sai sót về MST (như thiếu số, thừa số, nhầm lẫn số) có thể dẫn đến việc hóa đơn bị coi là không hợp lệ.
Yêu cầu về sự trùng khớp thông tin
Các thông tin tên, địa chỉ và MST của người mua trên hóa đơn phải trùng khớp tuyệt đối với hồ sơ pháp lý và dữ liệu đăng ký thuế của doanh nghiệp. Đây là điều kiện bắt buộc để hóa đơn được công nhận là hợp pháp trong trường hợp kiểm tra hoặc đối chiếu của cơ quan thuế.
Hậu quả nếu kê khai sai MST
Nếu hóa đơn ghi sai hoặc thiếu MST, hóa đơn đó có thể không được chấp nhận khi kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Doanh nghiệp sẽ mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đồng thời có nguy cơ bị xử phạt hành chính về hóa đơn và thuế theo quy định hiện hành.
Khuyến nghị cho doanh nghiệp
Trước khi phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần kiểm tra lại MST của đối tác thông qua hệ thống đăng ký thuế hoặc Cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Nên thiết lập quy trình kiểm tra MST trong phần mềm kế toán/hóa đơn điện tử để giảm thiểu sai sót. Trường hợp phát hiện sai sót sau khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định để đảm bảo hóa đơn hợp lệ.
Trường hợp người mua không có mã số thuế liên quan đến công văn số 3955/CT-CS
Theo hướng dẫn tại công văn số 3955/CT-CS, trong các tình huống người mua không có mã số thuế (MST), doanh nghiệp khi lập hóa đơn điện tử cần lưu ý như sau:
Không bắt buộc ghi tên, địa chỉ hoặc MST của người mua
Khi người mua không có MST, hóa đơn điện tử vẫn hợp pháp ngay cả khi các thông tin về tên, địa chỉ hoặc MST không được khai báo. Điều này giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn hoặc kê khai sai thông tin khi người mua là cá nhân không kinh doanh hoặc chưa đăng ký MST.
Khuyến nghị ghi các thông tin nhận dạng khác
Mặc dù không bắt buộc, doanh nghiệp vẫn nên ghi các thông tin nhận dạng khác của người mua như:
- Họ và tên đầy đủ
- Số điện thoại
- Email hoặc địa chỉ liên lạc khác
Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý giao dịch, lưu trữ hóa đơn và đối chiếu khi cần thiết. Đồng thời, trong trường hợp xảy ra tranh chấp, hóa đơn vẫn có căn cứ nhận dạng người mua để phục vụ kiểm tra, đối chiếu.
Đảm bảo tuân thủ pháp luật và minh bạch giao dịch
Bằng cách ghi các thông tin bổ sung này, doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử, vừa tăng tính minh bạch trong quản lý giao dịch. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhiều giao dịch nhỏ với cá nhân hoặc khách hàng chưa đăng ký MST, giúp giảm rủi ro khi kiểm tra thuế.
Lưu ý về lưu trữ và quản lý hóa đơn
Các thông tin nhận dạng thay thế nên được lưu trữ đầy đủ trong hệ thống kế toán, quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, để dễ dàng truy xuất khi cần đối chiếu với các giao dịch thực tế hoặc phục vụ thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế.
Thông tin mã số thuế cho cá nhân từ ngày 1/6/2025
Để giúp doanh nghiệp và kế toán dễ dàng nắm bắt quy định mới về việc ghi thông tin mã số thuế (MST) hoặc số định danh cá nhân trên hóa đơn điện tử, công văn số 3955/CT-CS đã có hướng dẫn chi tiết áp dụng từ ngày 1/6/2025. Những thay đổi này không chỉ liên quan đến các giao dịch thương mại điện tử mà còn áp dụng cho cả giao dịch truyền thống, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là bảng tóm tắt các điểm quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý:
| Nội dung | Chi tiết theo công văn số 3955/CT-CS |
| Thời điểm áp dụng | Từ ngày 1/6/2025, áp dụng cho cả giao dịch truyền thống và thương mại điện tử. |
| Quy định chung | Khi người mua là cá nhân, hóa đơn điện tử phải thể hiện MST cá nhân hoặc số định danh cá nhân. |
| Trường hợp 1: Cá nhân có MST | Doanh nghiệp bắt buộc ghi đầy đủ MST cá nhân trên hóa đơn điện tử. |
| Trường hợp 2: Cá nhân chưa có MST | Nếu cá nhân đã có số định danh cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, doanh nghiệp có thể dùng số này để thay thế MST. |
| Ý nghĩa của quy định |
|
| Lợi ích đối với doanh nghiệp |
|
| Yêu cầu khi triển khai |
|
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền liên quan đến công văn số 3955/CT-CS
Theo công văn số 3955/CT-CS, đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền, hóa đơn cần hiển thị:
- Tên, địa chỉ và MST hoặc số định danh cá nhân của người mua.
- Số điện thoại nếu người mua yêu cầu.
Điều này giúp hóa đơn điện tử không chỉ hợp lệ về mặt pháp lý mà còn dễ dàng cho việc tra cứu, kiểm tra và đối chiếu thông tin với dữ liệu của cơ quan thuế.
Về miễn giảm thuế với hộ kinh doanh liên quan đến công văn số 3955/CT-CS
Một nội dung quan trọng khác được đề cập trong công văn số 3955/CT-CS là:
- Luật thuế hiện hành và pháp luật về quản lý thuế không quy định việc miễn, giảm thuế cho hộ kinh doanh chuyển đổi sang phương pháp kê khai.
- Điều này có nghĩa là các hộ kinh doanh khi chuyển đổi hình thức phải tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ kê khai và nộp thuế, ghi MST trên hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
Lưu ý quan trọng khi ghi mã số thuế người mua trên hóa đơn liên quan đến công văn số 3955/CT-CS
Để đảm bảo việc kê khai hóa đơn điện tử được thực hiện đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro liên quan đến thuế, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng khi ghi MST người mua. Bảng dưới đây tổng hợp những lưu ý thiết yếu dựa trên công văn số 3955/CT-CS, giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin, đối chiếu dữ liệu chính xác và thực hiện kê khai hóa đơn hợp pháp.
| Nội dung cần lưu ý | Chi tiết hướng dẫn theo công văn số 3955/CT-CS |
| Đối chiếu MST trước khi xuất hóa đơn | Trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra và đối chiếu MST của người mua với cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế để tránh sai sót. Việc này giúp giảm rủi ro pháp lý và đảm bảo hóa đơn hợp lệ. |
| Đảm bảo thông tin trùng khớp với giấy tờ | Tên, địa chỉ và MST trên hóa đơn phải trùng khớp tuyệt đối với các giấy tờ pháp lý như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh hoặc thông báo MST do cơ quan thuế cấp. |
| Cập nhật MST cá nhân từ ngày 1/6/2025 | Đối với khách hàng cá nhân có cung cấp MST hoặc số định danh cá nhân, doanh nghiệp bắt buộc ghi chính xác thông tin này trên hóa đơn điện tử theo quy định mới. |
| Không xóa dữ liệu cũ khi kê khai bổ sung | Khi kê khai bổ sung hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không được xóa hay chỉnh sửa dữ liệu cũ. Mọi thay đổi phải được giải trình rõ ràng để đảm bảo minh bạch và tránh rủi ro kiểm tra. |
| Hiển thị MST trong hóa đơn từ máy tính tiền | Với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, MST hoặc số định danh cá nhân của người mua phải được hiển thị đầy đủ. Nếu người mua yêu cầu, có thể bổ sung số điện thoại để thuận tiện kiểm tra và đối chiếu. |
| Ý nghĩa tuân thủ hướng dẫn | Việc thực hiện đầy đủ các lưu ý trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị xử phạt, đảm bảo hóa đơn hợp lệ, minh bạch và dễ dàng đối chiếu với cơ quan thuế. |
Công văn số 3955/CT-CS và thực tiễn áp dụng
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi ghi MST người mua trên hóa đơn điện tử, đặc biệt là với các khách hàng cá nhân hoặc trong các giao dịch kết hợp trực tuyến và truyền thống. Nếu không thực hiện đúng quy định, hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ, gây khó khăn trong kê khai thuế và đối chiếu với cơ quan thuế.
Công văn số 3955/CT-CS cung cấp hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp biết khi nào cần ghi MST và khi nào không. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được các sai sót pháp lý và thực hiện kê khai hóa đơn điện tử một cách chính xác.
Đối với khách hàng cá nhân, công văn hướng dẫn cách ghi MST hoặc số định danh cá nhân đúng quy định, áp dụng thống nhất từ ngày 1/6/2025. Điều này giúp cơ quan thuế quản lý tốt hơn các giao dịch của cá nhân và đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai thuế.
Ngoài ra, công văn 3955/CT-CS cũng chỉ dẫn cách ghi MST trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, bao gồm việc hiển thị tên, địa chỉ, MST hoặc số định danh cá nhân, và bổ sung số điện thoại nếu người mua yêu cầu. Điều này giúp hóa đơn vừa hợp pháp, vừa thuận tiện cho việc tra cứu, kiểm tra và đối chiếu thông tin với dữ liệu của cơ quan thuế.
Nhờ những hướng dẫn này, doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng quy định pháp luật, vừa nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn và kê khai thuế, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót và xử phạt.
Kết luận
Công văn số 3955/CT-CS là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp kê khai hóa đơn điện tử đúng pháp luật, đặc biệt về việc ghi tên, địa chỉ và mã số thuế (MST) người mua. Việc áp dụng đầy đủ hướng dẫn từ công văn này sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót, đảm bảo hóa đơn hợp lệ và thuận tiện trong quản lý, kiểm tra thuế.
Thực tiễn cho thấy, việc ghi MST người mua, đặc biệt với khách hàng cá nhân và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, luôn tiềm ẩn rủi ro nếu không thực hiện chính xác. Do đó, tuân thủ hướng dẫn của công văn số 3955/CT-CS không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng nghĩa vụ thuế, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý hóa đơn và minh bạch giao dịch.
Để tối ưu quy trình kê khai và quản lý hóa đơn điện tử theo đúng pháp luật, doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp và hỗ trợ chuyên sâu từ MAN – Master Accountant Network. Hãy kết nối với MAN ngay hôm nay để nhận tư vấn, cập nhật quy định mới và đảm bảo mọi giao dịch hóa đơn luôn đúng chuẩn pháp luật và minh bạch.
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
