Bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho kỳ tính thuế năm 2025 đang trở thành tâm điểm chú ý khi Chính phủ ban hành Nghị định 373/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025. Văn bản này sửa đổi Nghị định 126/2020/NĐ-CP, thay đổi danh mục hồ sơ khai thuế từ ngày 14/02/2026.
Việc nắm vững bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN giúp doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ pháp luật, hạn chế rủi ro xử phạt. Trong bối cảnh chuyển đổi số, hiểu rõ các mẫu biểu mới tại Phụ lục I Nghị định 373/2025/NĐ-CP là yêu cầu bắt buộc với kế toán và người nộp thuế.
Cơ sở pháp lý và những thay đổi trọng yếu trong năm 2026
Kỳ quyết toán thuế TNCN 2025 được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản mới, trọng tâm là Nghị định 373/2025/NĐ-CP. Nghị định này thay thế danh mục hồ sơ khai thuế tại Phụ lục I của Nghị định 126/2020/NĐ-CP, áp dụng cho các hồ sơ nộp từ đầu năm 2026.
Công văn 1296/CT-NVT năm 2026 cũng hướng dẫn cụ thể đối tượng quyết toán và các trường hợp miễn trừ. Người nộp thuế cần cập nhật các mẫu Tờ khai 02/QTT-TNCN và 05/QTT-TNCN theo định dạng mới nhất để gửi qua hệ thống Thuế điện tử hoặc eTax Mobile.
Chi tiết bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN dành cho cá nhân trực tiếp khai thuế
Đối với cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán, chuẩn bị bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN đầy đủ là yếu tố quyết định để được hoàn thuế hoặc bù trừ thuế đúng hạn.
Các mẫu biểu bắt buộc theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP
Theo Mục 9.2 Phụ lục I kèm theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP, cá nhân cần chuẩn bị:
- Mẫu số 02/QTT-TNCN: Tờ khai quyết toán thuế TNCN cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.
- Mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN: Phụ lục bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
Việc kê khai mẫu 02/QTT-TNCN yêu cầu tổng hợp thu nhập từ mọi nguồn trong năm 2025. Điều này bao gồm thu nhập tại Việt Nam và thu nhập nhận từ nước ngoài đối với cá nhân cư trú.
Các chứng từ đi kèm trong bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Ngoài tờ khai, bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN cần có tài liệu chứng minh để cơ quan thuế phê duyệt số thuế:
- Bản sao chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức chi trả cấp (nếu chưa chuyển dữ liệu điện tử).
- Bản sao hóa đơn đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
- Tài liệu chứng minh thu nhập nhận từ tổ chức quốc tế hoặc đơn vị tại nước ngoài.
- Chứng từ nộp thuế ở nước ngoài nếu thu nhập phát sinh tại quốc gia đã ký Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.
Bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN dành cho tổ chức chi trả thu nhập
Doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ quyết toán thay cho người lao động có ủy quyền. Do đó, bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN của đơn vị phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ cho toàn bộ nhân sự.
Danh mục mẫu biểu quy định cho doanh nghiệp
Căn cứ Mục 9.9 Phụ lục I Nghị định 373/2025/NĐ-CP, tổ chức chi trả nộp bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN gồm:
- Mẫu số 05/QTT-TNCN: Tờ khai quyết toán thuế TNCN của tổ chức trả thu nhập.
- Mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân tính thuế theo biểu lũy tiến.
- Mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân tính thuế theo thuế suất toàn phần.
- Mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh.
So sánh các mẫu biểu quyết toán thuế TNCN cũ và mới
Để phù hợp với quá trình số hóa quản lý thuế, các mẫu biểu quyết toán thuế thu nhập cá nhân đã được cập nhật trong những năm gần đây. So với quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nhiều biểu mẫu theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP đã được điều chỉnh nhằm tăng khả năng đối soát dữ liệu điện tử, chuẩn hóa mã số thuế và giảm bớt thủ tục giấy tờ. Bảng dưới đây tổng hợp sự khác biệt giữa các mẫu biểu quyết toán thuế TNCN cũ và mới để người nộp thuế dễ dàng theo dõi và áp dụng.
| Thành phần hồ sơ | Nghị định 126/2020 | Nghị định 373/2025 | Ghi chú |
| Tờ khai cá nhân | 02/QTT-TNCN | 02/QTT-TNCN (Mới) | Cập nhật cấu trúc mã vạch |
| Tờ khai tổ chức | 05/QTT-TNCN | 05/QTT-TNCN (Mới) | Đối soát dữ liệu điện tử |
| Chứng từ khấu trừ | Bản giấy/Điện tử | Ưu tiên điện tử | Giảm thủ tục bản sao giấy |
| Giảm trừ gia cảnh | 02-1/BK-QTT-TNCN | 02-1/BK-QTT-TNCN | Tối ưu hóa MST người phụ thuộc |
Đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế TNCN
Theo Công văn 1296/CT-NVT, các đối tượng sau bắt buộc nộp bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN:
- Tổ chức trả thu nhập: Phải khai quyết toán không phân biệt có phát sinh khấu trừ hay không.
- Cá nhân cư trú: Có thu nhập từ hai nơi trở lên không thuộc diện ủy quyền, có số thuế nộp thêm hoặc nộp thừa đề nghị hoàn.
- Người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam trước khi xuất cảnh.
- Cá nhân cư trú nhận thu nhập từ nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế chưa khấu trừ thuế trong năm.
Các trường hợp được miễn nộp bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN
Pháp luật quy định một số trường hợp không cần chuẩn bị bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN:
- Cá nhân có số thuế phải nộp thêm từ 50.000 đồng trở xuống.
- Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã tạm nộp nhưng không yêu cầu hoàn thuế.
- Thu nhập vãng lai bình quân tháng không quá 10 triệu đồng đã khấu trừ 10%.
- Người lao động được mua bảo hiểm nhân thọ tích lũy phí đã được đơn vị khấu trừ 10%.
Những lưu ý quan trọng khi nộp bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN điện tử
Năm 2026, cơ quan thuế khuyến khích nộp bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN điện tử. Cá nhân nên dùng eTax Mobile để theo dõi dòng thu nhập và đối soát chứng từ.
Khi nộp online, hãy đảm bảo các tệp đính kèm rõ nét và đúng định dạng. Việc sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản giao dịch thuế điện tử là bắt buộc để hoàn tất quy trình trực tuyến nhanh chóng.
Kết luận
Bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho kỳ tính thuế 2025 yêu cầu sự cập nhật chính xác các quy định mới tại Nghị định 373/2025/NĐ-CP. Hiểu rõ thành phần hồ sơ giúp người nộp thuế bảo vệ quyền lợi và minh bạch tài chính.
MAN – Master Accountant Network cung cấp dịch vụ kiểm toán, kế toán thuế và tư vấn thuế chuyên nghiệp. Chúng tôi cam kết hỗ trợ quyết toán thuế và báo cáo thuế chính xác, giúp khách hàng yên tâm phát triển kinh doanh.
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp về quyết toán thuế TNCN
Có mẫu tờ khai đã được cập nhật theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP để tăng cường tính tự động hóa khi đối soát dữ liệu trên hệ thống.
Dù dưới 50.000 đồng được miễn nộp thêm nhưng nếu bạn muốn hoàn trả số thuế nộp thừa này bạn vẫn phải nộp bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN.
Tổ chức nộp chậm nhất là 31/03/2026. Cá nhân trực tiếp nộp chậm nhất là 04/05/2026 do các ngày nghỉ lễ cuối tháng 4. Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN 2025 có gì khác so với năm 2024 hay không?
Tôi có số thuế nộp thừa 40.000 đồng thì có cần nộp bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN để hoàn thuế không?
Hạn chót nộp bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025 là khi nào?
