Nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNCN đúng địa điểm là yêu cầu tiên quyết để đảm bảo quyền lợi về hoàn thuế cũng như tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến chậm nộp. Theo quy định tại Nghị định số 373/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 14/02/2026, Chính phủ đã có những sửa đổi quan trọng bổ sung cho Nghị định 126/2020/NĐ-CP nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý thuế. Việc nắm vững quy định về cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ giúp cá nhân và tổ chức chi trả thu nhập tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế sai sót trong quá trình thực thi nghĩa vụ ngân sách.
Trong bối cảnh ngành thuế đẩy mạnh tự động hóa và liên thông dữ liệu, việc xác định đúng nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN ngày càng quan trọng. Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại từ hai nơi trở lên, Điều 3 Nghị định 373/2025/NĐ-CP đã quy định rõ nguyên tắc nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý đơn vị chi trả có thu nhập lớn nhất trong năm. Bài viết dưới đây của đội ngũ chuyên gia MAN – Master Accountant Network sẽ phân tích cụ thể từng trường hợp để hỗ trợ người nộp thuế thực hiện quyết toán đúng quy định.
Quy định mới về địa điểm nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNCN
Căn cứ vào Điều 3 Nghị định 373/2025/NĐ-CP sửa đổi bổ sung Điểm b.2 Khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, quy tắc xác định nơi nộp hồ sơ đã có sự thay đổi mang tính hỗ trợ người nộp thuế cao hơn. Thay vì các quy trình chuyển đổi thủ công phức tạp, hệ thống ngành thuế sẽ tự động hỗ trợ điều hướng hồ sơ nếu người dân nộp sai địa chỉ.
Nguyên tắc xác định cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ cho cá nhân có nhiều nguồn thu nhập
Đối với cá nhân cư trú có thu nhập tiền lương, tiền công thuộc diện tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn từ hai nơi trở lên, địa điểm nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNCN được xác định dựa trên các nguyên tắc cụ thể sau đây:
- Nguyên tắc chủ đạo: Hồ sơ phải được nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập lớn nhất trong năm của cá nhân đó. Điều này giúp tập trung dữ liệu thuế về nơi phát sinh doanh thu trọng yếu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối soát chứng từ và xác minh nghĩa vụ tài chính.
- Trường hợp thu nhập bằng nhau: Nếu người lao động có từ hai nguồn thu nhập trở lên mà mức thu nhập lớn nhất tại các đơn vị này bằng nhau, cá nhân được quyền tự lựa chọn nộp hồ sơ tại một trong các cơ quan thuế quản lý trực tiếp các tổ chức chi trả đó.
Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc này giúp hệ thống thuế vận hành chính xác và đẩy nhanh tiến độ thẩm định hồ sơ hoàn thuế của cá nhân.
| Đối tượng người nộp thuế | Điều kiện thu nhập | Địa điểm nộp hồ sơ quyết toán |
| Cá nhân làm việc tại 1 đơn vị duy nhất | Có thu nhập từ tiền lương, tiền công | CQT quản lý trực tiếp tổ chức chi trả thu nhập đó |
| Cá nhân làm việc từ 2 nơi trở lên | Có thu nhập chênh lệch giữa các nơi | CQT quản lý tổ chức chi trả thu nhập lớn nhất trong năm |
| Cá nhân làm việc từ 2 nơi trở lên | Các nguồn thu nhập lớn nhất bằng nhau | Cá nhân lựa chọn 1 trong các CQT quản lý các tổ chức đó |
| Cá nhân nộp sai cơ quan thuế | Hệ thống ghi nhận dữ liệu | CQT đã tiếp nhận tự động chuyển hồ sơ về đúng CQT quản lý |
Quy trình liên thông dữ liệu và xử lý hồ sơ khi có sai sót về địa điểm
Theo Điều 3 Nghị định 373, nếu cá nhân thực hiện nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNCN không đúng cơ quan thuế quản lý, hệ thống điện tử của ngành thuế sẽ kích hoạt quy trình liên thông dữ liệu. Thay vì trả lại hồ sơ khiến cá nhân phải thực hiện lại từ đầu, cơ quan thuế tiếp nhận ban đầu sẽ đóng vai trò là “cửa ngõ” hỗ trợ.
Cơ quan thuế này sẽ căn cứ vào mã số thuế (MST) và lịch sử chi trả thu nhập trên hệ thống dữ liệu quốc gia để xác định chính xác cơ quan quản lý trực tiếp tổ chức trả thu nhập. Sau khi xác định đúng địa chỉ, hồ sơ được chuyển tự động trên nền tảng số đến đơn vị có thẩm quyền để phê duyệt và thực hiện các bước hoàn thuế hoặc thu thuế bổ sung theo đúng trình tự pháp lý.
Lưu ý về thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm 2025
Đối với kỳ tính thuế năm 2025:
- Tổ chức trả thu nhập nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN chậm nhất ngày 31/3/2026.
- Cá nhân trực tiếp quyết toán nộp hồ sơ chậm nhất ngày 30/4/2026; trường hợp thời hạn trùng với ngày nghỉ lễ thì được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo (04/5/2026) theo quy định.
Theo Khoản 2 Điều 13 Nghị định 373/2025/NĐ-CP, mặc dù nghị định có hiệu lực từ 14/02/2026, nhưng người nộp thuế đã kê khai theo mẫu cũ của Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 80/2021/TT-BTC cho kỳ tính thuế năm 2025 thì vẫn tiếp tục thực hiện theo các mẫu biểu cũ. Tuy nhiên, nguyên tắc về địa điểm nộp hồ sơ cần được cập nhật sớm để tránh các rắc rối về mặt quy trình hành chính khi bước sang năm 2026.
Các loại hồ sơ cần chuẩn bị khi nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNCN
Để việc nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNCN diễn ra suôn sẻ tại cơ quan thuế được xác định, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo danh mục được quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP. Việc chuẩn bị thiếu chứng từ là nguyên nhân chính khiến hồ sơ bị chậm trễ xử lý.
Danh mục hồ sơ khai thuế đối với cá nhân tự quyết toán, bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN: Sử dụng mẫu 02/QTT-TNCN (hoặc mẫu tương đương theo cập nhật mới nhất tại Phụ lục I Nghị định 373).
- Chứng từ khấu trừ thuế: Các chứng từ điện tử hoặc giấy do đơn vị chi trả thu nhập cấp cho cá nhân.
- Thư xác nhận thu nhập: Đối với các khoản thu nhập từ các tổ chức quốc tế hoặc thu nhập từ nước ngoài (nếu có).
- Hồ sơ giảm trừ gia cảnh: Bản sao giấy khai sinh của con, chứng minh nhân dân của bố mẹ, hoặc các giấy tờ chứng minh người phụ thuộc khác theo luật định.
Lợi ích vượt trội từ cơ chế tự động chuyển hồ sơ theo Nghị định 373/2025/NĐ-CP
Sự thay đổi tại Điều 3 của Nghị định 373/2025/NĐ-CP được xem là một “điểm sáng” trong cải cách hành chính thuế. Việc nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNCN giờ đây trở nên an toàn hơn đối với những người nộp thuế không am hiểu sâu về cấu trúc quản lý của ngành thuế.
- Giảm thiểu rủi ro quá hạn: Cơ chế tự động giúp ngày nộp hồ sơ được tính từ thời điểm cơ quan thuế đầu tiên tiếp nhận, giúp cá nhân không bị phạt chậm nộp nếu vô tình chọn sai đơn vị thuế.
- Tối ưu hóa nguồn lực xã hội: Loại bỏ hoàn toàn quy trình rút hồ sơ – nộp lại thủ công, giúp giảm áp lực trực tiếp tại các bộ phận một cửa của Chi cục thuế.
- Minh bạch hóa dữ liệu: Việc chuyển hồ sơ dựa trên dữ liệu ngành thuế giúp cá nhân kiểm soát được tính chính xác của nguồn thu nhập mà các đơn vị đã kê khai thay mình trên hệ thống.
Những rủi ro khi xác định sai địa điểm nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNCN
Dù có cơ chế tự động chuyển hồ sơ, việc chủ động xác định đúng địa điểm nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNCN vẫn vô cùng quan trọng. Các chuyên gia từ MAN – Master Accountant Network chỉ ra những hệ lụy nếu cá nhân không chú trọng vấn đề này:
- Chậm trễ thời gian hoàn thuế: Quy trình chuyển hồ sơ nội bộ giữa các cơ quan thuế có thể mất thêm thời gian so với việc nộp trực tiếp tại đúng cơ quan quản lý.
- Phát sinh tiền chậm nộp: Nếu hồ sơ bị lỗi trong quá trình lu chuyển dữ liệu hoặc thông tin không trùng khớp trên hệ thống, thời gian xử lý kéo dài có thể khiến người nộp thuế vô tình rơi vào diện chậm nộp hồ sơ theo quy định tại Điều 1 Nghị định 373.
- Khó khăn trong đối chiếu dữ liệu: Cơ quan thuế không quản lý trực tiếp đơn vị chi trả thu nhập sẽ khó có thể xác minh ngay lập tức tính xác thực của các chứng từ khấu trừ, dẫn đến việc yêu cầu giải trình phức tạp.
Kết luận
Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đòi hỏi độ chính xác cao về số liệu và tuân thủ chặt chẽ quy định về thời hạn, địa điểm. Nghị định 373/2025/NĐ-CP đã làm rõ thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ, đồng thời tăng cường hỗ trợ người nộp thuế thông qua hệ thống dữ liệu điện tử liên thông. Tuy nhiên, với cá nhân có nhiều nguồn thu nhập hoặc doanh nghiệp cần kiểm soát rủi ro thuế cho người lao động, việc tự thực hiện quyết toán vẫn tiềm ẩn nguy cơ sai sót nếu không nắm vững quy định.
MAN tự hào là đơn vị hàng đầu cung cấp giải pháp toàn diện về dịch vụ kiểm toán, kế toán thuế và dịch vụ tư vấn thuế. Chúng tôi hỗ trợ khách hàng từ việc rà soát thu nhập, tối ưu hóa các khoản giảm trừ đến việc thay mặt người nộp thuế thực hiện thủ tục quyết toán thuế và báo cáo thuế một cách chuyên nghiệp nhất. Đừng để những rào cản về thủ tục hành chính làm gián đoạn kế hoạch tài chính của bạn. Hãy liên hệ ngay với MAN để được tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, đảm bảo hồ sơ thuế luôn an toàn và đúng luật.
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp về địa điểm nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNCN ở đâu
Bạn cần so sánh tổng thu nhập trong năm tại hai thành phố này. Nếu thu nhập tại đơn vị ở TP.HCM cao hơn, bạn nộp hồ sơ tại Chi cục thuế quản lý đơn vị ở TP.HCM. Nếu bằng nhau, bạn được chọn một trong hai.
Nghị định có hiệu lực từ 14/02/2026. Các kỳ quyết toán trước thời điểm này vẫn áp dụng theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
Đây là nghiệp vụ hỗ trợ của cơ quan thuế dựa trên cơ sở dữ liệu ngành, người nộp thuế không phải trả bất kỳ khoản phí nào cho dịch vụ này. Tôi có thu nhập tại TP.HCM và Hà Nội, nơi nào là nơi nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNCN của tôi?
Nghị định 373/2025/NĐ-CP có áp dụng cho quyết toán thuế năm 2024 không?
Hệ thống tự động chuyển hồ sơ nộp sai có mất phí không?
