Cách làm quyết toán thuế TNCN là quy trình bắt buộc đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhằm xác định chính xác số thuế phải nộp hoặc được hoàn. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp người nộp thuế tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi tài chính tối đa.
Trong bối cảnh hệ thống quản lý thuế hiện đại, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Thông tư 80/2021/TT-BTC đã tạo điều kiện thuận lợi cho kê khai trực tuyến. Tuy nhiên, nhiều cá nhân vẫn lúng túng khi đối mặt với các con số và chứng từ. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn thực tiễn nhất để bạn tự tin quyết toán.
Tại sao cần nắm vững cách làm quyết toán thuế TNCN?
Thực hiện đúng cách làm quyết toán thuế TNCN giúp cá nhân tránh được các khoản phạt chậm nộp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Theo Tổng cục Thuế, số lượng hồ sơ tự quyết toán tăng mạnh cho thấy sự chủ động của người dân trong việc quản lý nghĩa vụ thuế.
Đây còn là cơ hội để người nộp thuế yêu cầu hoàn lại số thuế nộp thừa. Với kỳ quyết toán 2026, quy trình hoàn thuế tự động giúp rút ngắn thời gian nhận tiền về tài khoản ngân hàng xuống chỉ còn 6 ngày làm việc đối với hồ sơ diện hoàn trước kiểm sau.
- Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 và các luật sửa đổi, bổ sung.
- Thông tư số 111/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Thuế TNCN.
- Thông tư số 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế.
- Nghị quyết số 954/2020/UBTVQH14 về mức giảm trừ gia cảnh (đang có lộ trình điều chỉnh trong năm 2025).
Đối tượng và thời hạn thực hiện cách làm quyết toán thuế TNCN
Xác định đúng đối tượng là bước đầu tiên trong cách làm quyết toán thuế TNCN. Có hai nhóm chính: cá nhân ủy quyền cho tổ chức thực hiện quyết toán thuế thay cho mình (nếu chỉ có thu nhập một nơi) hoặc cá nhân tự mình trực tiếp thực hiện quyết toán thuế (nếu có thu nhập từ nhiều nguồn).
Theo quy định, cá nhân có số thuế phải nộp thêm trên 50.000 đồng buộc phải thực hiện thủ tục này. Trường hợp bạn có số thuế nộp thừa và có nhu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau, bạn có thể gửi hồ sơ bất cứ lúc nào sau thời hạn quy định mà không lo bị phạt chậm nộp.
Căn cứ theo Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC và khoản 5 Điều 148 Bộ luật Dân sự 2015, nếu thời hạn trùng ngày nghỉ thì được tính vào ngày làm việc tiếp theo. Thời gian quyết toán thuế TNCN trong năm 2026 cụ thể như sau:
| Trường hợp quyết toán | Thời hạn cuối cùng | Căn cứ pháp lý |
| Cá nhân ủy quyền cho tổ chức thực hiện thay | 31/03/2026 | Ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch |
| Cá nhân tự mình trực tiếp quyết toán thuế | 02/05/2026 | Ngày 30/4 và 1/5 là ngày nghỉ lễ liên tiếp, hạn được kéo dài đến ngày làm việc kế tiếp |
| Cá nhân có số thuế nộp thừa (Hoàn thuế) | Không giới hạn | Không bị xử phạt hành chính khi nộp sau thời hạn |
Các khoản giảm trừ gia cảnh mới nhất năm 2026
Trong cách làm quyết toán thuế TNCN, tính toán chính xác các khoản giảm trừ là yếu tố sống còn để giảm thuế phải nộp. Theo quy định điều chỉnh phù hợp với biến động CPI, các mức giảm trừ đã được nâng lên nhằm hỗ trợ người dân trong điều kiện kinh tế mới.
| Loại giảm trừ | Mức giảm trừ cũ | Mức áp dụng dự kiến 2025 |
| Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế | 11.000.000 VNĐ/tháng | 15.500.000 VNĐ/tháng |
| Giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc | 4.400.000 VNĐ/tháng | 6.200.000 VNĐ/tháng |
Nắm rõ các con số này giúp bạn tối ưu hóa dòng tiền cá nhân. Ngoài giảm trừ gia cảnh, bạn còn được trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN), các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học có chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật.
Quy trình chi tiết cách làm quyết toán thuế TNCN online
Hiện nay, cách làm quyết toán thuế TNCN qua cổng Canhan.gdt.gov.vn là phương thức hiệu quả nhất. Phương thức này giảm thiểu sai sót do hệ thống tự động tính toán số học dựa trên các trường dữ liệu người nộp thuế cung cấp.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chứng từ
Trước khi bắt đầu cách làm quyết toán thuế TNCN, bạn cần có:
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do doanh nghiệp cấp.
- Thư xác nhận thu nhập (nếu có thu nhập từ nước ngoài).
- Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc phát sinh trong năm.
- Giấy tờ về các khoản đóng góp từ thiện hoặc bảo hiểm mua ngoài.
Bước 2: Đăng nhập và chọn tờ khai
Truy cập hệ thống Thuế điện tử, đăng nhập bằng MST hoặc VNeID định danh mức độ 2. Tại menu, chọn “Quyết toán thuế” > “Kê khai trực tuyến”. Tiếp theo, chọn tờ khai 02/QTT-TNCN theo quy định tại Thông tư 80 để bắt đầu nhập liệu.
Bước 3: Kê khai các chỉ tiêu thu nhập
Đây là phần trọng tâm trong cách làm quyết toán thuế TNCN. Bạn cần nhập tổng thu nhập chịu thuế từ tất cả các nguồn trong năm. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn cơ quan thuế quyết toán dựa trên tình trạng việc làm hiện tại hoặc nơi cư trú.
- Chỉ tiêu [23]: Tổng thu nhập chịu thuế tại Việt Nam.
- Chỉ tiêu [26]: Tổng thu nhập chịu thuế tại nước ngoài.
- Chỉ tiêu [30], [31]: Các khoản giảm trừ tương ứng.
Bước 4: Tải tệp đính kèm và nộp tờ khai
Kiểm tra số thuế nộp thừa [44] hoặc còn phải nộp [45] rồi kết xuất XML. Cách làm quyết toán thuế TNCN yêu cầu đính kèm bản quét chứng từ khấu trừ để cơ quan thuế đối chiếu. Sau đó, ký số hoặc nhập mã OTP để hoàn tất việc gửi tờ khai.
Những sai lầm thường gặp khi thực hiện cách làm quyết toán thuế TNCN
Dù đã có hướng dẫn, nhiều người vẫn mắc lỗi khiến hồ sơ bị trả lại. Lỗi phổ biến nhất là thiếu thu nhập vãng lai (như nhuận bút, hoa hồng) dẫn đến bị tính là trốn thuế. Bạn cần tổng hợp mọi nguồn thu trước khi kê khai.
Một sai sót khác là chọn sai cơ quan thuế. Nếu đã nghỉ việc tại thời điểm quyết toán, bạn nộp hồ sơ tại Chi cục thuế nơi cư trú. Nếu đang làm việc, nơi nộp là cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả thu nhập cuối cùng theo quy định hiện hành.
Cách làm quyết toán thuế TNCN đối với người nước ngoài tại Việt Nam
Người nước ngoài là đối tượng phức tạp trong cách làm quyết toán thuế TNCN. Việc xác định tình trạng “Cư trú” hay “Không cư trú” (dựa trên mốc 183 ngày) sẽ quyết định thuế suất áp dụng là biểu thuế lũy tiến hay thuế suất toàn phần 20%.
Nếu người nước ngoài rời Việt Nam trong năm, họ phải quyết toán trước khi xuất cảnh. Các hiệp định tránh đánh thuế hai lần giữa Việt Nam và quốc tế cũng cần được xem xét kỹ để đảm bảo quyền lợi tối đa cho chuyên gia nước ngoài làm việc tại đây.
Kết luận
Cách làm quyết toán thuế TNCN là trách nhiệm tài chính quan trọng. Việc nắm bắt thay đổi về mức giảm trừ và thành thạo kê khai online giúp bạn tiết kiệm thời gian. Hy vọng hướng dẫn này giúp bạn tháo gỡ vướng mắc và tự tin hơn trong kỳ quyết toán.
Với các trường hợp thu nhập phức tạp hoặc doanh nghiệp cần quản trị thuế chuyên nghiệp, hãy liên hệ đơn vị tư vấn uy tín. MAN – Master Accountant Network cung cấp dịch vụ kiểm toán, kế toán thuế chuyên sâu, giúp bạn giải trình số liệu và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế một cách bền vững.
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.
Câu hỏi thường gặp về cách làm quyết toán thuế TNCN
Nếu quên mật khẩu khi thực hiện cách làm quyết toán thuế TNCN, bạn có thể lấy lại qua số điện thoại đăng ký hoặc dùng tài khoản VNeID để đăng nhập trực tiếp mà không cần mật khẩu cũ, giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi.
Không. Chứng từ khấu trừ là bằng chứng duy nhất chứng minh bạn đã nộp thuế. Nếu công ty không cấp, bạn cần yêu cầu họ cung cấp theo nghĩa vụ của tổ chức chi trả. Đây là điều kiện bắt buộc trong cách làm quyết toán thuế TNCN.
Sau khi gửi tờ khai, bạn vào mục Tra cứu tờ khai. Trạng thái Gói tin đã được hạch toán thành công hoặc Cơ quan thuế chấp nhận hồ sơ cho thấy hồ sơ của bạn đã đi vào quy trình xử lý chính thức của ngành thuế. Quên mật khẩu đăng nhập hệ thống thuế phải làm sao?
Tôi có được hoàn thuế nếu không có chứng từ khấu trừ không?
Làm thế nào để biết hồ sơ quyết toán đã được chấp nhận?
