Chi phí phúc lợi nhân viên theo quy định năm 2025 được tính vào chi phí hợp lý nhưng không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm của doanh nghiệp, căn cứ tại khoản 4 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC và tiếp tục được kế thừa trong Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung 2025).
Ví dụ, nếu doanh nghiệp có tổng quỹ lương 12 tỷ đồng thì mức chi phí phúc lợi tối đa được trừ là 1 tỷ đồng. Việc nắm rõ giới hạn này giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo quyền lợi cho người lao động vừa tối ưu chi phí khi quyết toán thuế TNDN.
Căn cứ pháp lý về chi phí phúc lợi nhân viên
Để xác định chính xác chi phí phúc lợi nhân viên được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành. Những căn cứ pháp lý này không chỉ cung cấp nền tảng chung mà còn hướng dẫn chi tiết về phạm vi, điều kiện và thủ tục hạch toán chi phí phúc lợi nhân viên.
Bảng dưới đây tóm tắt các văn bản pháp luật quan trọng, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và áp dụng đúng quy định khi quản lý chi phí phúc lợi nhân viên:
| Căn cứ pháp lý | Nội dung chính liên quan đến chi phí phúc lợi nhân viên | Ghi chú |
| Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung 2020) | Quy định nguyên tắc chung về các khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thu nhập chịu thuế, bao gồm chi phí phúc lợi nhân viên. | Là nền tảng pháp lý cơ bản. |
| Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi 2025) | Hướng dẫn chi tiết về các khoản chi phí được trừ và không được trừ, nêu rõ điều kiện, phạm vi chi phí phúc lợi nhân viên hợp lý. | Giúp doanh nghiệp áp dụng đúng khi quyết toán thuế. |
| Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2025/TT-BTC | Làm rõ trách nhiệm kê khai, hạch toán và quản lý chi phí phúc lợi nhân viên, đặc biệt trong các doanh nghiệp có giao dịch liên kết. | Quy định cụ thể cho việc hạch toán và lưu trữ chứng từ. |
| Các công văn hướng dẫn liên quan | Giải đáp các tình huống thực tế về chi phí phúc lợi nhân viên, hướng dẫn áp dụng cụ thể các quy định pháp luật thuế. | Giúp doanh nghiệp thống nhất cách áp dụng, tránh vướng mắc khi cơ quan thuế kiểm tra. |
Khái niệm chi phí phúc lợi nhân viên
Chi phí phúc lợi nhân viên là những khoản chi ngoài tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp bỏ ra để chăm lo, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động. Đây có thể là các khoản hỗ trợ trong những dịp đặc biệt như hiếu, hỉ, nghỉ mát, hỗ trợ học tập, hay bảo hiểm sức khỏe tự nguyện.
Khác với tiền lương gắn trực tiếp với công việc, chi phí phúc lợi mang tính khuyến khích và động viên, giúp người lao động gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, đồng thời góp phần xây dựng môi trường làm việc nhân văn, bền vững. Chính vì vậy, pháp luật thuế cho phép tính một phần chi phí phúc lợi hợp lý vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
Phạm vi chi phí phúc lợi nhân viên
Theo Thông tư 25/2018/TT-BTC (khoản 4 Điều 3) và hướng dẫn kế thừa trong các văn bản mới năm 2025, những khoản sau được coi là chi phí phúc lợi hợp lý nếu đáp ứng đủ điều kiện và giới hạn:
- Chi đám hiếu, hỷ cho bản thân và gia đình người lao động.
- Chi nghỉ mát, hỗ trợ điều trị cho người lao động.
- Chi hỗ trợ thêm học tập, đào tạo, nâng cao trình độ cho người lao động và con em họ.
- Chi khen thưởng, hỗ trợ nhân viên khó khăn trong các dịp đặc biệt.
- Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe ngoài bảo hiểm bắt buộc.
- Các khoản phúc lợi khác phục vụ trực tiếp đời sống nhân viên, có hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
Tất cả các khoản này chỉ được tính vào chi phí được trừ khi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm của doanh nghiệp.
Điều kiện để chi phí phúc lợi nhân viên được trừ
Để khoản chi phúc lợi nhân viên được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
Có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh
Chi phí phúc lợi nhân viên chỉ được trừ khi có mối liên hệ chặt chẽ với hoạt động của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là khoản chi phải hướng đến mục tiêu chăm lo, khuyến khích và giữ chân người lao động, từ đó duy trì nguồn lực phục vụ sản xuất kinh doanh.
Ví dụ, chi phí nghỉ mát giúp tái tạo sức lao động, chi hỗ trợ hiếu hỷ giúp người lao động yên tâm gắn bó, hay chi bảo hiểm sức khỏe tự nguyện giúp họ an tâm làm việc lâu dài. Nếu một khoản chi không có sự gắn kết hợp lý với mục tiêu này, cơ quan thuế có thể loại trừ khi quyết toán.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Một trong những yêu cầu quan trọng là phải có chứng từ đầy đủ theo quy định pháp luật. Mọi khoản chi cần đi kèm hóa đơn VAT, hợp đồng dịch vụ, phiếu chi, chứng từ thanh toán. Với khoản chi tiền mặt, doanh nghiệp phải có danh sách nhân viên ký nhận.
Trường hợp chi qua ngân hàng, như thanh toán dịch vụ nghỉ mát hay mua bảo hiểm sức khỏe, phải có chứng từ chuyển khoản rõ ràng. Nếu thiếu chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ, chi phí phúc lợi sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
Được quy định trong văn bản của doanh nghiệp
Để chứng minh tính minh bạch và chính thức, khoản chi phúc lợi cần được quy định trong các văn bản như quy chế chi tiêu nội bộ, thỏa ước lao động tập thể hoặc quyết định của Giám đốc, Hội đồng quản trị. Đây là cơ sở pháp lý nội bộ để khẳng định khoản chi là chính sách chung, không mang tính cá nhân hay tùy tiện. Việc có văn bản rõ ràng cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng giải trình với cơ quan thuế khi cần.
Không vượt quá giới hạn cho phép
Ngoài các điều kiện trên, pháp luật còn giới hạn mức tối đa của chi phí phúc lợi được trừ. Cụ thể, tổng chi phí phúc lợi không được vượt quá một tháng lương bình quân thực tế trong năm của doanh nghiệp. Cách tính như sau:
|
Lương bình quân 1 tháng = Tổng quỹ lương thực tế trong năm / 12 tháng |
Ví dụ, một doanh nghiệp có tổng quỹ lương năm 2025 là 12 tỷ đồng thì mức lương bình quân một tháng là 1 tỷ đồng, và khoản chi phúc lợi được trừ tối đa cũng là 1 tỷ đồng. Nếu doanh nghiệp chi vượt quá con số này, phần vượt sẽ không được chấp nhận khi tính chi phí hợp lý.
Các giới hạn và hạn mức chi phí phúc lợi nhân viên 2025
Trong năm 2025, pháp luật thuế tiếp tục kế thừa quy định tại Thông tư 25/2018/TT-BTC (khoản 4, Điều 3) và các văn bản sửa đổi bổ sung, xác định rõ giới hạn chi phí phúc lợi nhân viên được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
Thứ nhất, giới hạn về tổng mức chi
Tổng chi phí phúc lợi hợp lý được trừ không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Đây là ngưỡng trần, đảm bảo doanh nghiệp có chính sách phúc lợi cho người lao động nhưng không vượt quá khả năng tài chính và nguyên tắc hạch toán.
Thứ hai, cách xác định lương bình quân
Lương bình quân một tháng được xác định bằng cách lấy tổng quỹ tiền lương thực tế đã chi trong năm chia cho 12 tháng. Quỹ tiền lương này phải được ghi nhận đầy đủ trong sổ sách, báo cáo tài chính và thực tế chi trả cho người lao động.
Ví dụ, nếu quỹ lương của doanh nghiệp trong năm 2025 là 24 tỷ đồng thì mức lương bình quân tháng là 2 tỷ đồng, đồng nghĩa với chi phí phúc lợi hợp lý tối đa được trừ cũng là 2 tỷ đồng.
Thứ ba, phạm vi các khoản chi chịu hạn mức
Hạn mức áp dụng cho toàn bộ các khoản chi phúc lợi, bao gồm chi nghỉ mát, hỗ trợ hiếu hỷ, bảo hiểm tự nguyện ngoài bảo hiểm bắt buộc, chi học bổng cho con em nhân viên và các khoản phúc lợi khác phục vụ đời sống người lao động. Doanh nghiệp không được tách riêng từng khoản để vượt trần.
Thứ tư, xử lý phần chi vượt mức
Nếu tổng chi phúc lợi vượt quá 1 tháng lương bình quân, phần vượt sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Điều này đồng nghĩa doanh nghiệp phải tự chi trả, không được tính giảm thuế.
Hồ sơ và chứng từ cần thiết để chứng minh chi phí phúc lợi nhân viên
Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung 2020) và hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, cùng với Thông tư 25/2018/TT-BTC (khoản 4, Điều 3), chi phí phúc lợi chỉ được trừ khi doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ chứng minh tính thực tế, hợp pháp và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quyết định và văn bản nội bộ của doanh nghiệp
Căn cứ theo khoản 1, Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ và được quy định rõ ràng. Do đó, doanh nghiệp cần ban hành văn bản chính thức như quy chế chi tiêu nội bộ, thỏa ước lao động tập thể, nghị quyết Hội đồng quản trị hoặc quyết định của Giám đốc. Đây là căn cứ khẳng định chi phí phúc lợi mang tính chính sách chung, không phải chi ngẫu nhiên.
Hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp
Điều 4 Luật Thuế TNDN quy định khoản chi hợp lý phải có hóa đơn, chứng từ theo đúng pháp luật. Khi phát sinh chi phúc lợi, doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn VAT, hợp đồng dịch vụ, phiếu chi hoặc chứng từ ngân hàng. Trường hợp chi bằng tiền mặt, phải có danh sách người lao động ký nhận theo hướng dẫn tại Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Danh sách nhân viên được hưởng phúc lợi
Danh sách này là bằng chứng chứng minh khoản chi thực tế liên quan đến người lao động, đáp ứng điều kiện “có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh” tại Điều 4 Luật Thuế TNDN. Danh sách cần có chữ ký xác nhận hoặc chứng từ chi trả trực tiếp cho từng cá nhân.
Tài liệu chứng minh sự kiện hoặc nhu cầu chi
Với các khoản phúc lợi đặc thù, doanh nghiệp cần có tài liệu kèm theo để chứng minh tính hợp lý. Ví dụ, chi hiếu hỷ cần có giấy báo tử hoặc thiệp cưới; chi học bổng cho con em nhân viên cần có giấy nhập học; chi nghỉ mát cần có chương trình, hợp đồng du lịch và chứng từ thanh toán. Đây là cách để đáp ứng nguyên tắc “chi phí có đầy đủ chứng từ hợp pháp” theo khoản 1, Điều 6 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Ví dụ minh họa về chi phí phúc lợi nhân viên
Bối cảnh doanh nghiệp
Công ty TNHH ABC hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thực phẩm. Trong năm 2025, công ty có tổng quỹ tiền lương thực tế đã chi trả cho 200 nhân viên là 24 tỷ đồng. Theo công thức tính, mức lương bình quân một tháng của công ty là 24 tỷ đồng chia cho 12 tháng, bằng 2 tỷ đồng. Đây chính là mức trần tối đa mà công ty được phép tính chi phí phúc lợi vào chi phí hợp lý khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
Các khoản chi phúc lợi phát sinh trong năm
Trong quá trình hoạt động, công ty đã chi cho nhân viên nhiều khoản phúc lợi khác nhau. Đầu tiên, công ty tổ chức chuyến du lịch nghỉ mát hằng năm cho toàn bộ nhân viên với chi phí 1,2 tỷ đồng, có hợp đồng du lịch, hóa đơn VAT và chứng từ thanh toán hợp lệ.
Tiếp theo, công ty chi hỗ trợ hiếu hỉ cho nhân viên và gia đình với tổng số tiền 300 triệu đồng, được lập phiếu chi kèm danh sách nhân viên ký nhận đầy đủ. Ngoài ra, công ty còn mua bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cho toàn bộ lao động với tổng chi phí 800 triệu đồng, có hợp đồng và chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
Tổng hợp chi phí phúc lợi trong năm
Tính tổng cộng, công ty đã chi 2,3 tỷ đồng cho các khoản phúc lợi trong năm 2025. Như vậy, số chi này đã vượt quá mức giới hạn một tháng lương bình quân, tức 2 tỷ đồng. Dù các khoản chi đều có đầy đủ chứng từ hợp lệ và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ, phần vượt quá 300 triệu đồng sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
Kết quả và bài học rút ra
Trong trường hợp này, công ty TNHH ABC chỉ được khấu trừ 2 tỷ đồng chi phí phúc lợi khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Phần 300 triệu đồng vượt trần phải loại trừ và công ty tự chịu chi phí. Tình huống này cho thấy doanh nghiệp cần dự trù và kiểm soát mức chi phúc lợi ngay từ đầu năm. Nếu không, dù có chứng từ hợp pháp và mục đích rõ ràng, khoản chi vượt trần vẫn không được tính khi quyết toán thuế.
Những lưu ý khi hạch toán chi phí phúc lợi nhân viên
Để giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí phúc lợi nhân viên đúng quy định và tránh rủi ro khi quyết toán thuế, cần nắm rõ một số nguyên tắc quan trọng. Các lưu ý dưới đây được trình bày trong bảng nhằm hỗ trợ kế toán dễ dàng đối chiếu, kiểm tra và áp dụng trong thực tiễn.
| Nội dung lưu ý | Giải thích chi tiết | Ví dụ minh họa |
| Phân loại chính xác bản chất khoản chi | Chỉ những khoản chi chăm lo đời sống nhân viên ngoài tiền lương như nghỉ mát, hiếu hỷ, bảo hiểm tự nguyện mới được coi là chi phí phúc lợi. Không nhầm với tiền lương hay thưởng. | Chi nghỉ mát được tính là phúc lợi, còn tiền thưởng cuối năm được tính là chi phí lương. |
| Đảm bảo đầy đủ chứng từ hợp lệ | Mọi khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ. Nếu chi tiền mặt phải có phiếu chi và danh sách nhân viên ký nhận; nếu chi qua ngân hàng cần hợp đồng, hóa đơn VAT, chứng từ thanh toán. | Hợp đồng du lịch kèm hóa đơn VAT và chứng từ chuyển khoản cho công ty lữ hành. |
| Ghi nhận đúng tài khoản kế toán | Các khoản chi phúc lợi được hạch toán vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo minh bạch và thuận tiện cho quyết toán. | Hạch toán: Nợ TK 642 / Có TK 111, 112. |
| Tuân thủ hạn mức được khấu trừ | Chi phí phúc lợi được trừ tối đa bằng 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm. Phần vượt trần vẫn hạch toán nhưng phải loại khi quyết toán thuế. | Quỹ lương năm = 24 tỷ → lương bình quân tháng = 2 tỷ → chi phúc lợi tối đa được trừ = 2 tỷ. |
| Ban hành và lưu giữ quy định nội bộ | Các khoản chi phải được quy định trong quy chế chi tiêu, thỏa ước lao động tập thể hoặc quyết định của lãnh đạo. Đây là căn cứ pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra. | Quyết định Giám đốc về chi bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cho nhân viên. |
Tác động của chi phí phúc lợi nhân viên đến doanh nghiệp
Trong hoạt động quản trị nhân sự và tài chính, chi phí phúc lợi nhân viên không chỉ là khoản chi nhằm chăm lo đời sống lao động mà còn mang lại nhiều tác động trực tiếp và gián tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp. Việc phân tích các ảnh hưởng này giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ giá trị của chính sách phúc lợi và có chiến lược chi tiêu hợp lý.
Tác động tích cực đến người lao động
Chi phí phúc lợi góp phần cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên. Các chế độ như du lịch, bảo hiểm sức khỏe, hiếu hỷ hay hỗ trợ học tập không chỉ tạo sự an tâm mà còn nâng cao mức độ gắn kết với doanh nghiệp. Nhân viên cảm thấy được quan tâm và trân trọng, từ đó gia tăng động lực và tinh thần trách nhiệm trong công việc.
Gia tăng năng suất và hiệu quả hoạt động
Khi được hưởng các chế độ phúc lợi hợp lý, người lao động có xu hướng làm việc hiệu quả hơn và gắn bó lâu dài với tổ chức. Doanh nghiệp có thể giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo lại do hạn chế được tình trạng nghỉ việc. Đồng thời, một đội ngũ ổn định sẽ giúp nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
Tác động đến hình ảnh và thương hiệu nhà tuyển dụng
Chính sách phúc lợi hấp dẫn giúp doanh nghiệp xây dựng thương hiệu tuyển dụng tích cực trên thị trường lao động. Đây là yếu tố quan trọng để thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt. Những doanh nghiệp có chính sách phúc lợi tốt thường được đánh giá cao về văn hóa và trách nhiệm xã hội.
Ảnh hưởng đến chi phí và nghĩa vụ thuế
Ở khía cạnh tài chính, chi phí phúc lợi là một khoản chi hợp lý nếu đáp ứng đủ điều kiện và nằm trong giới hạn khấu trừ. Điều này giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo quyền lợi cho người lao động, vừa tối ưu nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, nếu chi vượt quá mức quy định hoặc không có đầy đủ chứng từ, phần chi đó sẽ bị loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, ảnh hưởng đến lợi nhuận sau thuế.
Những thay đổi mới về chi phí phúc lợi nhân viên 2025
Từ năm 2025, quy định về chi phí phúc lợi nhân viên có nhiều điểm thay đổi quan trọng, đặc biệt liên quan đến hạn mức được khấu trừ và yêu cầu chứng từ. Để giúp doanh nghiệp dễ hình dung, bảng dưới đây tổng hợp sự khác biệt giữa giai đoạn trước năm 2025 và sau ngày 1/10/2025, đồng thời chỉ ra xu hướng mới trong quản lý phúc lợi.
| Nội dung | Trước 2025 | Từ 1/10/2025 và xu hướng mới |
| Quy định về phần chi vượt mức | Một số khoản chi phúc lợi có thể linh hoạt, chưa quy định rõ về thời điểm áp dụng loại trừ phần vượt. | Theo Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025, phần chi vượt mức do Chính phủ quy định không được trừ khi tính thuế TNDN. |
| Giới hạn khấu trừ | Được trừ tối đa bằng 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế. | Tiếp tục giữ nguyên giới hạn này, nhưng yêu cầu tính toán đúng lương bình quân thực tế và có căn cứ chứng minh rõ ràng. |
| Phân loại thu nhập chịu thuế TNCN | Chưa có hướng dẫn chặt chẽ, doanh nghiệp dễ nhầm lẫn giữa khoản phúc lợi tính/không tính TNCN. | Tăng cường phân biệt rõ: khoản nào được miễn thuế TNCN (hiếu hỷ, ốm đau, bảo hiểm sức khỏe…) và khoản nào phải cộng vào thu nhập chịu thuế. |
| Chi bảo hiểm nhân thọ, hưu trí tự nguyện | Doanh nghiệp có thể chi nhưng ít bị kiểm soát hạn mức cụ thể. | Chỉ được trừ khi trong giới hạn luật định và thể hiện trong thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính hoặc HĐLĐ. Phần vượt mức phải loại. |
| Hồ sơ và chứng từ | Yêu cầu chung: hóa đơn, chứng từ hợp lệ, danh sách nhân viên. | Siết chặt hơn: ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản lớn; nếu chứng từ thiếu sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý. |
| Xu hướng thực tế tại doanh nghiệp | Chủ yếu tập trung vào phúc lợi tài chính và các khoản hỗ trợ truyền thống. | Xu hướng mới: phúc lợi linh hoạt, cá nhân hóa; chú trọng đến sức khỏe tinh thần, cân bằng công việc – cuộc sống; áp dụng công nghệ quản lý phúc lợi. |
Kết luận
Chi phí phúc lợi nhân viên là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển nguồn nhân lực, đồng thời tối ưu hóa nghĩa vụ thuế nếu được quản lý đúng cách. Việc nắm vững các quy định, giới hạn và hồ sơ chứng từ không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.
Hãy theo dõi MAN – Master Accountant Network để cập nhật nhanh chóng các quy định thuế mới nhất, hướng dẫn chi tiết và mẹo tối ưu chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ luôn chủ động, tự tin trong việc hạch toán và quản lý chi phí phúc lợi nhân viên một cách hiệu quả.
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
