Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xác định đúng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Nếu tận dụng đúng quy định về chi phí được trừ, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí thuế, vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật. Theo Luật Thuế TNDN 2025, doanh nghiệp có doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng sẽ được áp thuế suất 15%, từ trên 3 tỷ đến 50 tỷ đồng áp thuế suất 17%, còn lại đa số doanh nghiệp áp mức phổ thông 20%.
Để thấy rõ vai trò của chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, giả sử một doanh nghiệp có doanh thu 10 tỷ đồng. Nếu tổng chi phí hợp lệ được trừ là 7 tỷ, thu nhập chịu thuế là 3 tỷ, số thuế phải nộp với thuế suất 17% là 510 triệu đồng. Nhưng nếu chỉ được tính 5 tỷ chi phí, thu nhập chịu thuế thành 5 tỷ, thuế phải nộp tăng lên 850 triệu đồng – chênh lệch tới 340 triệu đồng. Điều này cho thấy việc quản lý và kê khai đúng chi phí có thể giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng thuế đáng kể.
Tổng quan về quy định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành cùng các thông tư hướng dẫn, chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là những khoản chi phát sinh phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và không thuộc danh mục chi phí bị loại trừ theo quy định. Đây là cơ sở để xác định thu nhập chịu thuế và số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
Chi phí được trừ là gì?
Chi phí được trừ là những khoản chi phí hợp lệ, có căn cứ pháp lý rõ ràng, được pháp luật thừa nhận khi tính thu nhập chịu thuế. Các khoản này có thể bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí lương nhân viên, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ thuê ngoài, chi phí quản lý doanh nghiệp… Tất cả phải đảm bảo ba điều kiện: liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; có chứng từ hợp pháp; và thanh toán không dùng tiền mặt với giao dịch trên 20 triệu đồng.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là tập hợp các khoản chi phí hợp pháp mà doanh nghiệp có thể tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ tính thuế, từ đó giảm lợi nhuận tính thuế. Nói cách khác, đây là những chi phí được pháp luật “chấp nhận” khi doanh nghiệp kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp.
Vai trò của chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Việc xác định đúng chi phí được trừ khi tính thuế TNDN có ý nghĩa đặc biệt quan trọng:
- Tối ưu gánh nặng thuế: giảm số thuế TNDN phải nộp một cách hợp pháp.
- Đảm bảo minh bạch tài chính: tạo niềm tin với nhà đầu tư, cơ quan thuế và đối tác.
- Giảm rủi ro pháp lý: tránh bị loại trừ chi phí, truy thu hoặc phạt do kê khai sai.
Căn cứ pháp lý liên quan đến chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Để xác định chính xác chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần căn cứ vào hệ thống pháp luật hiện hành bao gồm luật, nghị định và thông tư hướng dẫn. Những văn bản này không chỉ quy định điều kiện để một khoản chi được tính vào chi phí hợp lệ, mà còn liệt kê rõ ràng các khoản chi không được trừ. Việc nắm vững cơ sở pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý chi phí, hạn chế rủi ro về thuế khi bị cơ quan chức năng kiểm tra, thanh tra.
Dưới đây là bảng tổng hợp các căn cứ pháp lý quan trọng liên quan đến chi phí được trừ khi tính thuế TNDN mà doanh nghiệp cần lưu ý:
| Văn bản pháp lý | Nội dung chính | Hiệu lực áp dụng |
| Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12 và các luật sửa đổi, bổ sung (2012, 2013, 2014) | Quy định khung pháp lý chung: đối tượng chịu thuế, thu nhập chịu thuế, chi phí hợp lệ, thuế suất TNDN. | Từ 01/01/2009 đến nay (đã được sửa đổi, bổ sung). |
| Luật Thuế TNDN 2025 | Cập nhật mức thuế suất theo doanh thu (15%, 17%, 20%), bổ sung quy định về chi phí được trừ trong bối cảnh áp dụng hóa đơn điện tử. | Có hiệu lực từ 01/10/2025. |
| Nghị định 218/2013/NĐ-CP và các nghị định sửa đổi (91/2014/NĐ-CP, 12/2015/NĐ-CP, 132/2020/NĐ-CP) | Hướng dẫn chi tiết các khoản chi phí được trừ, không được trừ; quy định về chi phí lãi vay, giao dịch liên kết. | Từ 2013, còn hiệu lực đến nay. |
| Thông tư 78/2014/TT-BTC | Hướng dẫn thi hành Luật TNDN, trong đó nêu rõ điều kiện để khoản chi được trừ (liên quan SXKD, chứng từ hợp pháp, thanh toán không dùng tiền mặt). | Có hiệu lực từ 2014. |
| Thông tư 96/2015/TT-BTC | Sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014; bổ sung danh mục chi phí được trừ/không được trừ. | Có hiệu lực từ 2015 đến nay. |
| Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC | Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử – căn cứ quan trọng để xác định tính hợp pháp của chi phí. | Áp dụng toàn quốc từ 01/07/2022. |
Điều kiện để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Để một khoản chi được công nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp không chỉ cần chứng minh sự hợp lý mà còn phải đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Thông tư 96/2015/TT-BTC, có ba điều kiện cơ bản mà mọi khoản chi phải đáp ứng:
Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh
Khoản chi phải phát sinh nhằm phục vụ hoạt động tạo ra doanh thu hoặc duy trì bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Các khoản chi không liên quan, hoặc phục vụ mục đích cá nhân của lãnh đạo và nhân viên, sẽ không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Ví dụ điển hình: chi phí mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, chi phí thuê kho bãi để lưu trữ hàng hóa, chi phí vận chuyển sản phẩm đến khách hàng, hoặc chi phí quảng cáo nhằm mở rộng thị trường. Ngược lại, chi phí mua sắm tài sản dùng cho mục đích cá nhân (như xe hơi cho ban giám đốc sử dụng riêng) sẽ bị loại trừ.
Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Điều kiện này nhằm đảm bảo tính minh bạch và có căn cứ pháp lý để ghi nhận chi phí. Các chứng từ bắt buộc bao gồm: hóa đơn VAT hợp lệ, phiếu chi, hợp đồng lao động, bảng lương, biên bản nghiệm thu dịch vụ, chứng từ nộp bảo hiểm xã hội.
Nếu khoản chi phát sinh mà không có chứng từ chứng minh, hoặc hóa đơn không hợp lệ (ví dụ: hóa đơn mua hàng trôi nổi, hóa đơn khống), thì khoản chi đó sẽ không được coi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh từ năm 2022, tất cả doanh nghiệp đã phải áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng)
Đối với các khoản chi có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt khác (như chuyển khoản, thẻ, ví điện tử). Nếu thanh toán bằng tiền mặt, dù có hóa đơn hợp lệ, thì chi phí vẫn sẽ bị loại khi quyết toán thuế.
Ví dụ: doanh nghiệp chi 50 triệu để mua nguyên liệu sản xuất. Nếu thanh toán qua ngân hàng và có hóa đơn VAT hợp lệ, khoản chi này sẽ được công nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Ngược lại, nếu trả toàn bộ bằng tiền mặt, chi phí sẽ bị loại trừ.
Các khoản chi phí được trừ phổ biến khi tính thuế TNDN
Khi xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp không thể áp dụng tùy ý mà phải dựa trên các quy định pháp luật cụ thể. Hệ thống văn bản hiện hành từ Luật Thuế TNDN, các nghị định đến thông tư hướng dẫn đã nêu rõ điều kiện, phạm vi và giới hạn đối với từng loại chi phí. Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu số thuế phải nộp, mà còn tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.
Dưới đây là bảng tổng hợp các nhóm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, kèm theo nội dung, điều kiện áp dụng, ví dụ minh họa và căn cứ pháp lý để doanh nghiệp dễ dàng tra cứu và vận dụng:
| Nhóm chi phí | Nội dung chi phí | Điều kiện để được trừ | Ví dụ minh họa | Căn cứ pháp lý |
| Nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ |
|
Liên quan trực tiếp SXKD, có hóa đơn chứng từ hợp lệ | DN A mua thép để sản xuất, có hóa đơn VAT và thanh toán chuyển khoản | Luật TNDN 2008, sửa đổi 2013; Thông tư 78/2014/TT-BTC; Thông tư 96/2015/TT-BTC |
| Nhân công |
|
Có HĐLĐ, bảng lương, chứng từ nộp BH đầy đủ | DN B chi 200 triệu trả lương + BHXH cho nhân viên | Luật TNDN; Thông tư 78/2014; Thông tư 96/2015 |
| Khấu hao TSCĐ |
|
TSCĐ phục vụ SXKD, đăng ký và khấu hao theo khung | DN C khấu hao máy ép nhựa trong 5 năm | Luật TNDN; Thông tư 45/2013/TT-BTC (khấu hao) |
| Dịch vụ thuê ngoài |
|
Có hợp đồng dịch vụ, hóa đơn hợp lệ | DN D thuê agency marketing, có hợp đồng + hóa đơn VAT | Luật TNDN; Thông tư 96/2015 |
| Tài chính |
|
Thanh toán qua NH, lãi vay trong giới hạn | DN E trả 100 triệu lãi vay NH, có chứng từ | Luật TNDN; Nghị định 132/2020/NĐ-CP |
| Quản lý DN |
|
Có chứng từ, hóa đơn đầy đủ, thanh toán đúng quy định | DN F chi công tác phí 30 triệu, có quyết toán và hóa đơn khách sạn | Luật TNDN; Thông tư 96/2015 |
Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN
Bên cạnh những chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, pháp luật cũng quy định rõ ràng các khoản chi phí không được trừ. Đây là những khoản chi không đáp ứng điều kiện về tính hợp lý, hợp lệ hoặc bị loại theo quy định nhằm tránh tình trạng doanh nghiệp kê khai chi phí “ảo” để giảm số thuế phải nộp.
Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC) và Luật Thuế TNDN, các khoản chi phổ biến không được trừ bao gồm:
| Nhóm chi phí | Nội dung chi phí không được trừ | Lý do loại trừ | Căn cứ pháp lý |
| Không liên quan SXKD | Chi cho mục đích cá nhân, tiếp khách xa xỉ, mua sắm không phục vụ sản xuất kinh doanh | Không tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho DN | Điều 6, Thông tư 78/2014 |
| Không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp | Mua hàng không có hóa đơn, chứng từ không hợp lệ (hóa đơn khống, hóa đơn bỏ trốn) | Không đủ cơ sở chứng minh chi phí hợp lệ | Điều 4, Luật Kế toán 2015; Điều 6, Thông tư 96/2015 |
| Thanh toán bằng tiền mặt (>20 triệu) | Hóa đơn trên 20 triệu nhưng thanh toán bằng tiền mặt | Vi phạm điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt | Điều 6, Thông tư 78/2014; Nghị định 123/2020/NĐ-CP |
| Khấu hao TSCĐ không hợp lệ | Khấu hao TSCĐ không phục vụ SXKD; trích khấu hao sai khung | Không đúng nguyên tắc kế toán, không gắn SXKD | Thông tư 45/2013/TT-BTC |
| Chi phí lãi vay vượt mức quy định | – Phần lãi vay vượt quá 30% EBITDA
– Vay từ cá nhân không qua tổ chức tín dụng, không có hợp đồng |
Giới hạn chống chuyển giá, rủi ro chứng từ | Nghị định 132/2020/NĐ-CP |
| Các khoản phạt | Phạt vi phạm hành chính, phạt thuế, phạt vi phạm hợp đồng | Không được khuyến khích, không phục vụ SXKD | Điều 6, Thông tư 96/2015 |
| Chi vượt định mức | – Ăn ca vượt 730.000 đồng/người/tháng
– Trang phục bằng tiền vượt 5 triệu/người/năm – Khuyến mãi vượt trần theo Luật Thương mại |
Vượt trần quy định nên không hợp lệ | Điều 6, Thông tư 96/2015; Luật Thương mại 2005 |
Điểm mới trong quy định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN năm 2025
Năm 2025, chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tiếp tục có sự điều chỉnh đáng chú ý, đặc biệt là các quy định liên quan đến chi phí được trừ khi tính thuế. Đây là nội dung có ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp, do đó doanh nghiệp cần nắm rõ để chủ động trong việc hoạch định tài chính và tuân thủ pháp luật.
Chi phí lãi vay
Từ năm 2025, quy định về giới hạn chi phí lãi vay vẫn giữ nguyên mức không quá 30% EBITDA (lợi nhuận trước lãi vay, thuế và khấu hao). Tuy nhiên, có điểm mới quan trọng: phần chi phí lãi vay vượt trần sẽ được phép chuyển sang khấu trừ ở các kỳ tính thuế tiếp theo. Quy định này giúp giảm bớt áp lực tài chính cho các doanh nghiệp có vốn vay lớn trong giai đoạn đầu tư mở rộng, đồng thời tạo sự linh hoạt hơn trong quản lý chi phí hợp lệ.
Hóa đơn điện tử
Từ 01/01/2025, tất cả doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Mọi chứng từ giấy (trừ các trường hợp đặc thù do cơ quan thuế quy định) sẽ không còn giá trị pháp lý để hạch toán chi phí. Điều này có nghĩa là: chi phí không có hóa đơn điện tử hợp lệ sẽ bị loại trừ khi tính thuế TNDN. Quy định này không chỉ siết chặt quản lý mà còn thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác kế toán – thuế của doanh nghiệp.
Chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D)
Một điểm mới tích cực là Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp đầu tư vào nghiên cứu và phát triển (R&D). Các khoản chi cho hoạt động này, bao gồm chi phí nhân sự nghiên cứu, nguyên vật liệu thử nghiệm, phần mềm, trang thiết bị phục vụ R&D… sẽ được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Đây là động lực giúp doanh nghiệp đổi mới công nghệ, nâng cao năng lực cạnh tranh trong bối cảnh kinh tế số.
Chi phí liên quan đến giao dịch liên kết (chuyển giá)
Quy định mới năm 2025 cũng siết chặt hơn đối với các doanh nghiệp có giao dịch liên kết, nhằm hạn chế tình trạng chuyển giá. Doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết chi tiết hơn, đồng thời một số khoản chi không hợp lý trong giao dịch với bên liên kết có thể bị loại khỏi chi phí được trừ. Điều này buộc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và tập đoàn đa quốc gia phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc thị trường trong giao dịch nội bộ.
Kinh nghiệm, lưu ý cho doanh nghiệp liên quan đến chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Để quản lý hiệu quả và đảm bảo tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần chú ý đến một số kinh nghiệm và lưu ý quan trọng trong việc ghi nhận và hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Việc thực hiện tốt các khâu này không chỉ giúp tối ưu số thuế phải nộp mà còn giảm thiểu rủi ro khi cơ quan thuế thanh, kiểm tra.
Quản lý hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Mọi chi phí muốn được công nhận đều cần có hóa đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình lưu trữ khoa học, phân loại rõ ràng (theo tháng, theo bộ phận, theo loại chi phí). Trường hợp mất hóa đơn hoặc hóa đơn không hợp lệ, khoản chi sẽ bị loại trừ. Ví dụ: chi phí mua vật tư không có hóa đơn VAT chuẩn sẽ không được tính là chi phí hợp lệ.
Thanh toán qua ngân hàng với hóa đơn trên 20 triệu
Theo quy định, các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải được thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, ủy nhiệm chi, thẻ ngân hàng). Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt, chi phí đó sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Đây là lỗi phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vì vậy cần thiết lập quy tắc thanh toán nghiêm ngặt trong nội bộ.
Minh bạch trong chi trả lương, thưởng
Chi phí nhân sự luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí được trừ. Để được tính hợp lệ, doanh nghiệp cần có: hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định thưởng, và chứng từ chi trả qua ngân hàng. Nếu chi lương “ngoài sổ sách” hoặc không có chứng từ kèm theo, khoản chi này sẽ bị loại. Ví dụ: thưởng Tết bằng tiền mặt nhưng không có quyết định chi thưởng thì không được trừ khi tính thuế TNDN.
Kiểm tra định kỳ, soát xét nội bộ
Doanh nghiệp nên định kỳ (quý hoặc 6 tháng) tiến hành soát xét các khoản chi phí, đặc biệt là các chi phí lớn hoặc có rủi ro cao. Điều này giúp kịp thời phát hiện các khoản chi chưa đáp ứng đủ điều kiện, tránh để đến cuối năm mới phát hiện dẫn đến khó khắc phục. Đây cũng là cách hạn chế rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt khi cơ quan thuế kiểm tra.
Tham vấn chuyên gia, kế toán – thuế
Trong bối cảnh quy định pháp luật thay đổi thường xuyên, các khoản chi đặc thù như chi phí M&A, chi phí chuyển giá, hay chi phí R&D cần được tham vấn từ chuyên gia. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa tận dụng tối đa chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, vừa tránh bị loại trừ do thiếu hiểu biết hoặc áp dụng sai quy định.
Kết luận
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả tài chính, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu số thuế phải nộp. Từ việc xác định điều kiện, phân loại chi phí hợp lệ, đến việc lưu trữ chứng từ, thanh toán qua ngân hàng và tuân thủ các điểm mới trong năm 2025, tất cả đều góp phần tạo nên một hệ thống quản lý thuế minh bạch, bền vững.
Tuy nhiên, trong thực tiễn, các quy định pháp luật về thuế thường xuyên thay đổi, cùng với đó là những tình huống đặc thù phát sinh trong từng doanh nghiệp. Do đó, việc đồng hành cùng một đối tác tư vấn chuyên nghiệp là điều cần thiết để doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng luật, vừa tận dụng tối đa lợi ích hợp pháp.
Nếu doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí và lập kế hoạch thuế hiệu quả, hãy liên hệ MAN – Master Accountant Network. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán và thuế, MAN cam kết mang đến giải pháp quản lý an toàn, minh bạch và tối ưu.
Thông tin liên hệ dịch vụ thuế TNDN tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
