Tra hóa đơn GTGT online là nhu cầu quan trọng của doanh nghiệp trong thời đại số. Tính đến hết ngày 21/4/2024, số lượng hóa đơn điện tử cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý ước đạt 7,48 tỷ hóa đơn. Thực tế đã có nhiều trường hợp phát hiện hóa đơn giả, bị hủy hoặc không tồn tại trên hệ thống, gây rủi ro về pháp lý và tài chính. Do đó, nắm rõ cách tra hóa đơn GTGT online không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát giao dịch, bảo vệ quyền lợi mà còn đảm bảo minh bạch, tuân thủ quy định thuế và nâng cao uy tín kinh doanh.
Xem thêm bài viết tại: Tổng quan thuế GTGT – MAN
Tổng quan về hóa đơn GTGT online (điện tử)
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn GTGT online (điện tử) đã trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Đây không chỉ là công cụ thay thế hóa đơn giấy truyền thống mà còn mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian lưu trữ và tăng tính minh bạch trong giao dịch. Để hiểu rõ hơn, trước tiên cần nắm được khái niệm cơ bản về hóa đơn GTGT và hóa đơn điện tử, cùng những điểm khác biệt quan trọng của hai loại hình này.
Hóa đơn GTGT là gì?
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là chứng từ do người bán lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, trong đó thể hiện rõ số tiền thanh toán, thuế suất và số thuế GTGT. Khái niệm này được quy định tại theo Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bên cạnh đó, hóa đơn GTGT cũng là loại hóa đơn phổ biến nhất trong nền kinh tế Việt Nam, giữ vai trò quan trọng trong quản lý và minh bạch hoạt động kinh doanh. Đây là căn cứ pháp lý để xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, chứng minh giao dịch thương mại hợp pháp, đồng thời là cơ sở để doanh nghiệp khấu trừ và hoàn thuế theo quy định, góp phần tối ưu chi phí và bảo đảm quyền lợi.
Xem thêm bài viết tại: Hóa đơn GTGT
Hóa đơn điện tử (online) là gì?
Hóa đơn điện tử là chứng từ lập dưới dạng dữ liệu điện tử, có hoặc không có mã của cơ quan Thuế, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập. Hóa đơn phản ánh đầy đủ thông tin giao dịch theo pháp luật kế toán và thuế. Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn bao gồm hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp với cơ quan Thuế, được quy định tại Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Trường hợp có mã của cơ quan thuế, hóa đơn sẽ được cấp mã xác thực từ hệ thống trước khi người bán gửi cho người mua. Mã xác thực này bao gồm số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự mã hóa dựa trên dữ liệu người bán lập. Cơ chế cấp mã không chỉ đảm bảo tính minh bạch cho giao dịch mà còn giúp cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi quá trình phát hành hóa đơn.
Đối với loại không có mã, doanh nghiệp hoặc tổ chức phát hành trực tiếp cho người mua mà không cần cơ quan thuế cấp mã xác thực. Tuy không gắn mã quản lý, hóa đơn này vẫn có giá trị pháp lý nếu được sử dụng đúng quy định. Việc áp dụng hình thức này tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong giao dịch, đồng thời vẫn bảo đảm tuân thủ các quy định về kế toán và thuế.
| TIÊU CHÍ | HÓA ĐƠN GIẤY (TRƯỚC 2022) | HÓA ĐƠN ONLINE/ ĐIỆN TỬ (2025) |
| Hình thức | In giấy, ký tay/đóng dấu | Lập và ký số trên hệ thống |
| Cơ quan quản lý | Doanh nghiệp tự phát hành | Cơ quan Thuế cấp mã xác thực |
| Khả năng kiểm tra | Kiểm tra thủ công, dễ sai sót | Tra hóa đơn GTGT online trên cổng Thuế |
| Chi phí | In ấn, vận chuyển, lưu trữ | Tiết kiệm, lưu trữ điện tử |
| Tính minh bạch & an toàn | Dễ làm giả, khó kiểm soát | Xác thực bằng mã, minh bạch tuyệt đối |
Hóa đơn GTGT online là gì?
Hóa đơn GTGT online là cách gọi thông dụng của hóa đơn giá trị gia tăng điện tử được tra cứu, phát hành và quản lý trực tuyến thông qua hệ thống Internet. Đây là loại hóa đơn do người bán lập khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ, thể hiện đầy đủ các thông tin về giá trị hàng hóa, thuế suất, số thuế GTGT và được ký số hợp lệ theo quy định pháp luật.
Vai trò của hóa đơn GTGT
Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là loại chứng từ được áp dụng cho các tổ chức khai và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay, thường xuyên được sử dụng trong nhiều hoạt động kinh doanh.
Trước hết, hóa đơn GTGT được lập khi doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trong phạm vi nội địa. Đây là hình thức giao dịch cơ bản và chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh tế.
Ngoài ra, loại hóa đơn này cũng được dùng trong lĩnh vực vận tải quốc tế. Việc sử dụng hóa đơn GTGT giúp ghi nhận và minh bạch hóa doanh thu từ các hoạt động vận chuyển hàng hóa, hành khách qua biên giới.
Hóa đơn GTGT còn được áp dụng khi doanh nghiệp xuất hàng vào khu phi thuế quan hoặc trong những trường hợp pháp luật quy định được coi như xuất khẩu. Điều này đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định trong các giao dịch đặc thù.
Cuối cùng, với các hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn GTGT. Đây vừa là chứng từ pháp lý, vừa là cơ sở để thực hiện khấu trừ hoặc hoàn thuế theo quy định.
| STT | TRƯỜNG HỢP ÁP DỤNG | NỘI DUNG CHI TIẾT |
| 1 | Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa | Doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam. |
| 2 | Hoạt động vận tải quốc tế | Áp dụng cho các hoạt động vận chuyển hàng hóa, hành khách qua biên giới, cần lập hóa đơn GTGT để minh bạch doanh thu. |
| 3 | Xuất vào khu phi thuế quan hoặc trường hợp coi như xuất khẩu | Doanh nghiệp lập hóa đơn GTGT khi xuất hàng vào khu phi thuế quan hoặc giao dịch đặc thù được coi là xuất khẩu. |
| 4 | Xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài | Hóa đơn GTGT được sử dụng cho các giao dịch xuất khẩu, đồng thời là cơ sở để khấu trừ hoặc hoàn thuế theo quy định. |
Hướng dẫn chi tiết từng bước tra hóa đơn GTGT online 2025
Quy trình tra hóa đơn GTGT online năm 2025 được thiết kế dựa trên hạ tầng công nghệ mới của Tổng cục Thuế, giúp kế toán và doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Theo Điều 90 Luật Quản lý Thuế số 38/2019/QH14, mọi hóa đơn điện tử hợp pháp đều phải có dữ liệu lưu trữ tại hệ thống cơ quan Thuế. Do đó, việc tra hóa đơn GTGT online là cách duy nhất để đảm bảo hóa đơn GTGT được công nhận về mặt pháp lý.
Chuẩn bị trước khi tra hóa đơn GTGT online
Trước khi thực hiện tra cứu hóa đơn GTGT online , doanh nghiệp cần chuẩn bị một số thông tin cơ bản từ hóa đơn. Bao gồm: mã số thuế của người bán, số hóa đơn, ký hiệu, ngày phát hành và giá trị thanh toán. Đây là các trường dữ liệu bắt buộc trong hệ thống. Nếu thiếu một trong những thông tin này, việc tra hóa đơn GTGT online có thể cho kết quả không chính xác hoặc bị từ chối.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần đảm bảo thiết bị truy cập có kết nối internet ổn định. Hệ thống của Tổng cục Thuế thường hoạt động tốt nhất với trình duyệt phổ biến như Chrome hoặc Edge. Để tăng tính bảo mật, người dùng nên đăng nhập bằng tài khoản quản lý thuế đã được cấp hoặc sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp quy trình tra hóa đơn GTGT online diễn ra trơn tru và hạn chế sai sót.
Các cách tra hóa đơn GTGT online 2025
Trong bối cảnh doanh nghiệp đã chuyển sang hóa đơn điện tử, tra cứu hóa đơn GTGT online trở thành nhu cầu thiết yếu để kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ. Hoạt động này giúp kế toán quản lý chứng từ minh bạch, chính xác và tránh rủi ro thuế khi dùng hóa đơn sai hoặc không tồn tại. Hiện có 3 cách phổ biến để tra cứu hóa đơn điện tử, mỗi cách thao tác khác nhau nhưng đều đảm bảo hóa đơn GTGT được sử dụng hợp pháp và xác nhận bởi cơ quan Thuế.
Cách 1: Tra cứu hóa đơn GTGT online trên website Tổng cục Thuế
Bước 1: Vào trang tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục Thuế.
Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc gồm:
- Mã số thuế người bán
- Mẫu số hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
- Mã xác thực (captcha)
Bước 3: Nhấn nút Tìm kiếm.
Kết quả: Hệ thống hiển thị các thông tin như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, trạng thái hóa đơn, cơ quan quản lý thuế. Nếu không tìm thấy dữ liệu, có nghĩa là hóa đơn đó không tồn tại hoặc không hợp lệ.
Cách 2: Tra cứu hóa đơn GTGT online trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế
Bước 1: Truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử.
Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản do cơ quan Thuế cấp cho doanh nghiệp.
Bước 3: Chọn mục Tra cứu → Tra cứu hóa đơn.
Bước 4: Chọn loại hóa đơn cần kiểm tra (hóa đơn bán ra hoặc mua vào), sau đó nhập các thông tin liên quan:
- Mã số thuế người bán
- Loại hóa đơn
- Ký hiệu hóa đơn
- Số hóa đơn
Bước 5: Nhấn Tìm kiếm.
Kết quả: Hệ thống trả về thông tin chi tiết như ngày lập hóa đơn, giá trị hàng hóa/dịch vụ, số tiền thuế, tổng thanh toán… Điều này giúp người mua dễ dàng xác nhận hóa đơn có hợp lệ hay không.
Cách 3: Tra cứu hóa đơn GTGT online qua công cụ của meInvoice
Bước 1: Vào trang tra cứu hóa đơn của meInvoice.
Bước 2: Chọn chức năng tải file hóa đơn dạng .xml (đây là file gốc khi phát hành hóa đơn điện tử).
Bước 3: Nhấn nút kiểm tra tính hợp lệ.
Kết quả: Hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ các thông tin của hóa đơn gồm:
- Người bán, người mua, địa chỉ, mã số thuế
- Chữ ký điện tử có hợp lệ không
- Tình trạng hoạt động của người bán (có bị ngừng hoạt động, bỏ trốn thuế hay không)
- Hóa đơn đã được cơ quan Thuế thông báo phát hành hay chưa
- Có nằm trong danh sách rủi ro về thuế hay không
Xem thêm bài viết tại: Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn GTGT không cần đăng nhập tài khoản mới nhất năm 2025?
Lợi ích và ứng dụng của việc tra hóa đơn GTGT online
Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, tra hóa đơn GTGT online không chỉ là yêu cầu tuân thủ mà còn mang lại nhiều giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp. Lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất chính là đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán. Hóa đơn được xác nhận hợp lệ thông qua tra hóa đơn GTGT online giúp doanh nghiệp kê khai, khấu trừ và hoàn thuế đúng quy định, tránh rủi ro bị cơ quan thuế bác bỏ chi phí hoặc từ chối quyền khấu trừ.
Bên cạnh đó, quy trình tra hóa đơn GTGT online còn giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch trong hoạt động tài chính. Việc lưu trữ kết quả tra cứu đi kèm với chứng từ thanh toán không chỉ phục vụ công tác kế toán nội bộ mà còn trở thành bằng chứng khi kiểm toán hoặc thanh tra. Nhờ vậy, doanh nghiệp củng cố uy tín trong quan hệ với đối tác, khách hàng và cả các tổ chức tín dụng.
Một lợi ích khác là tiết kiệm chi phí và thời gian. Trước đây, doanh nghiệp phải kiểm tra thủ công hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế để xác minh tính hợp pháp của hóa đơn. Nay, chỉ với vài thao tác tra hóa đơn GTGT online, thông tin được hiển thị tức thì, đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn lớn.
Ứng dụng của tra hóa đơn GTGT online không chỉ dừng lại ở kế toán mà còn tích hợp vào phần mềm quản trị để tự động kiểm tra hóa đơn khi nhập dữ liệu. Với các tập đoàn đa chi nhánh, việc tra cứu hóa đơn GTGT online giúp đồng bộ dữ liệu, giảm rủi ro và nâng cao khả năng kiểm soát nội bộ.
| KHÍA CẠNH | LỢI ÍCH TRA HÓA ĐƠN GTGT ONLINE MANG LẠI | Ý NGHĨA THỰC TIỄN CHO DOANH NGHIỆP |
| Tính hợp pháp | Xác định hóa đơn hợp lệ, đủ điều kiện khấu trừ và hoàn thuế | Tránh bị bác bỏ chi phí, giảm rủi ro pháp lý |
| Tính minh bạch | Lưu trữ kết quả tra cứu kèm chứng từ kế toán | Tăng uy tín khi kiểm toán, thanh tra |
| Hiệu quả vận hành | Rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí so với kiểm tra thủ công | Phù hợp DN có số lượng hóa đơn lớn |
| Ứng dụng công nghệ | Tích hợp với phần mềm quản trị để tự động kiểm tra | Đồng bộ dữ liệu trong tập đoàn, quản lý tập trung |
Có thể thấy, lợi ích của việc tra hóa đơn GTGT online năm 2025 không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng yêu cầu của pháp luật, mà còn trở thành công cụ quản trị thiết yếu trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp nào khai thác tốt cơ chế này sẽ vừa bảo vệ quyền lợi thuế, vừa tối ưu quy trình kế toán – tài chính, đồng thời củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Một số câu hỏi thường gặp khi tra hóa đơn GTGT online
Nhiều doanh nghiệp thắc mắc việc tra cứu hóa đơn GTGT online có tốn phí hay không. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoàn toàn miễn phí, chỉ cần thiết bị kết nối internet. Nếu dùng phần mềm quản lý hóa đơn có chức năng tra cứu tự động, chi phí chỉ là phí dịch vụ phần mềm, không liên quan đến hệ thống tra cứu chính thức. Như vậy, tra hóa đơn GTGT online vừa tiện lợi, nhanh chóng, vừa không tạo gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp.
Hoàn toàn có thể tra hóa đơn GTGT online trên smartphone hoặc tablet nhờ hệ thống của Tổng cục Thuế đã tối ưu giao diện di động. Người dùng chỉ cần mạng ổn định và nhập đúng thông tin như mã số thuế, số hóa đơn, ký hiệu, ngày phát hành. Nhiều phần mềm kế toán hiện nay cũng tích hợp tính năng tra cứu trực tiếp, giúp nhân viên tra hóa đơn ngay khi nhập dữ liệu, giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả kiểm soát.
Hệ thống tra hóa đơn GTGT online có ưu điểm lớn về tốc độ, thường hiển thị kết quả ngay sau vài giây. Trong thời điểm cao điểm như cuối tháng hoặc kỳ quyết toán, kết quả có thể chậm hơn đôi chút, nhưng vẫn nhanh chóng. Nhờ cơ chế này, doanh nghiệp dễ dàng hạch toán và kiểm tra hóa đơn liên tục, đảm bảo hiệu quả công việc.
Việc tra hóa đơn GTGT online có hai hình thức: công khai và có tài khoản. Hình thức công khai cho phép bất kỳ tổ chức hoặc cá nhân nào tra cứu mà không cần đăng nhập. Hình thức có tài khoản giúp doanh nghiệp tra cứu chi tiết hơn, bao gồm cả lịch sử phát hành hóa đơn. Do đó, đăng ký tài khoản không bắt buộc nhưng sẽ mở rộng phạm vi dữ liệu hiển thị.
Khả năng phát hiện hóa đơn giả là giá trị quan trọng của việc tra hóa đơn GTGT online. Hóa đơn hợp pháp hiển thị đầy đủ thông tin như mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn, ngày phát hành và trạng thái “hợp lệ”. Hóa đơn không hợp lệ sẽ không trả kết quả hoặc báo “không tồn tại”. Lưu kết quả tra cứu cùng chứng từ giúp chứng minh tính hợp pháp, giảm rủi ro pháp lý và đảm bảo doanh nghiệp yên tâm sử dụng hóa đơn đã xác nhận.
Với doanh nghiệp nhiều chi nhánh, quản lý hóa đơn có thể phức tạp, nhưng hệ thống tra hóa đơn GTGT online vẫn hỗ trợ. Mỗi chi nhánh phát hành hóa đơn riêng, dữ liệu đồng bộ lên cơ quan Thuế. Doanh nghiệp nên phân công kế toán trung tâm rà soát định kỳ để tránh bỏ sót. Nhiều phần mềm quản lý hóa đơn tích hợp tra cứu tập trung, giúp các chi nhánh tra hóa đơn online thống nhất, đảm bảo hợp pháp, minh bạch và tăng hiệu quả kiểm soát nội bộ. Tra hóa đơn GTGT online có mất phí không?
Tra hóa đơn GTGT online bằng điện thoại được không?
Tra hóa đơn GTGT online bao lâu thì có kết quả?
Có cần đăng ký tài khoản mới tra được hóa đơn không?
Làm sao phân biệt hóa đơn GTGT thật – giả qua kết quả tra cứu?
Tra hóa đơn GTGT cho nhiều chi nhánh cần lưu ý gì?
Kết luận
Việc tra hóa đơn GTGT online 2025 không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn là công cụ hữu ích để kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa rủi ro khi cơ quan thuế loại bỏ chi phí, từ chối khấu trừ thuế hoặc xử phạt do sử dụng hóa đơn sai.
Bên cạnh đó, việc tra hóa đơn GTGT online 2025 giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho kế toán. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện thao tác trên máy tính hoặc điện thoại mà không cần liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý, giảm sai sót và tăng tính minh bạch trong hoạt động tài chính.
Ngoài những lợi ích trên, việc áp dụng các công cụ hiện đại giúp doanh nghiệp tra hóa đơn GTGT online nhanh chóng và chính xác, đồng thời lưu trữ kết quả tra cứu làm bằng chứng pháp lý. Việc này không chỉ giúp kiểm soát chi phí, giảm rủi ro mà còn hỗ trợ nhân viên kế toán thực hiện công việc hiệu quả hơn khi tra hóa đơn GTGT online thường xuyên và đồng bộ trong toàn bộ hệ thống, đồng thời quản lý tốt tra hóa đơn GTGT điện tử theo đúng quy định.
Quan trọng hơn, tra hóa đơn GTGT online còn giúp doanh nghiệp củng cố uy tín với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý. Đây là bước quan trọng để khẳng định sự chuyên nghiệp, minh bạch và bền vững trong kinh doanh. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý hóa đơn đồng bộ, hãy liên hệ MAN – Master Accountant Network để được hỗ trợ toàn diện.
Thông tin liên hệ:
MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Hotline: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Ban biên tập MAN – Master Accountant Network
