2 cách nộp kèm hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm 2026 là thông tin mọi người sử dụng lao động cần chốt trước ngày 05/12/2026. Kỳ báo cáo này là kỳ cuối năm đầu tiên áp dụng Nghị định 283/2026/NĐ-CP ngày 15/7/2026 về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, có hiệu lực từ 10/9/2026. Doanh nghiệp bỏ sót báo cáo có thể bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng, và khoản phạt này không được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
Từ 01/7/2025, theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, báo cáo do Sở Nội vụ tiếp nhận thay cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội trước đây, còn việc thông báo chuyển sang cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực. Theo góc nhìn từ MAN – Master Accountant Network, đây là báo cáo nhỏ về hình thức nhưng lớn về hệ quả: số liệu lao động khai với Sở Nội vụ, dữ liệu BHXH và bảng lương tính thuế TNCN phải khớp nhau khi cơ quan quản lý đối chiếu.
Tóm tắt trọng tâm về 2 cách nộp, hạn nộp báo cáo sử dụng lao động cuối năm 2026
- 2 cách nộp kèm hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm 2026 là quy định về thời hạn (trước ngày 05/12/2026) và phương thức gửi báo cáo biến động lao động theo Mẫu số 01/PLI đến Sở Nội vụ.
- Mục đích: giúp cơ quan nhà nước theo dõi biến động lao động tại từng đơn vị sử dụng lao động.
- Đối tượng: mọi người sử dụng lao động có thuê mướn, sử dụng người lao động (doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân…).
- Cách 1: nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Cách 2: nộp bản giấy khi không thể nộp trực tuyến. Cả hai cách đều phải thông báo cho cơ quan BHXH khu vực.
- Không báo cáo: phạt 5 – 10 triệu đồng với cá nhân, 10 – 20 triệu đồng với tổ chức (Nghị định 283/2026/NĐ-CP).
2 cách nộp kèm hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm 2026 được quy định ở đâu?
Câu trả lời ngắn: tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, dẫn chiếu khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Nghĩa vụ gốc nằm ở khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019. Phần dưới đây trích nguyên văn từng căn cứ để kế toán, nhân sự đối chiếu khi cần.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là gì?
Trong văn bản pháp luật, tên gọi chính thức là báo cáo tình hình thay đổi về lao động. “Báo cáo tình hình sử dụng lao động” là cách gọi quen thuộc trong thực tế. Đây là báo cáo định kỳ, ghi nhận biến động lao động (tăng, giảm) của đơn vị trong kỳ.
Nghĩa vụ này phát sinh từ khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14:
“2. Người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.”
Điều luật chứa hai nghĩa vụ khác nhau, thường bị nhầm là một:
- Khai trình việc sử dụng lao động: làm một lần, trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
- Báo cáo tình hình thay đổi về lao động: làm định kỳ trong suốt quá trình hoạt động. Báo cáo cuối năm 2026 thuộc loại này.
Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP quy định nguyên văn thế nào?
Nghị định 129/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 quy định phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ, có hiệu lực từ 01/7/2025. Đoạn quy định về báo cáo sử dụng lao động tại Điều 71 như sau (trích):
“Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đến Sở Nội vụ và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Nội vụ, cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.”
Từ đoạn trích này rút ra ba điểm cốt lõi:
- Thời hạn: hai kỳ mỗi năm, trước 05/6 và trước 05/12.
- Phương thức: trực tuyến là mặc định; bản giấy chỉ dùng khi không thể nộp trực tuyến.
- Nơi nhận: Sở Nội vụ, kèm thông báo đến BHXH khu vực; doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế gửi thêm Ban quản lý.
Với báo cáo nộp bằng bản giấy, Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp và cập nhật thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp không phải lập Mẫu 02/PLI; mẫu này dành cho cơ quan quản lý.
Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm 2026 là ngày nào?
Hạn nộp là trước ngày 05/12/2026. Ngày 05/12/2026 rơi vào Thứ Bảy, nên trên thực tế doanh nghiệp nên hoàn tất chậm nhất Thứ Sáu 04/12/2026 để tránh rủi ro hệ thống quá tải hoặc bộ phận tiếp nhận nghỉ cuối tuần.
| Kỳ báo cáo | Hạn nộp | Lưu ý thực tế |
| Hằng năm (cuối năm 2026) | Trước 05/12/2026 | Kỳ cần làm ngay; nên chốt số liệu và nộp trong tuần đầu tháng 12 |
| 6 tháng đầu năm 2026 | Trước 05/6/2026 | Kỳ đã qua; kiểm tra lại biên nhận đã nộp |
| 6 tháng đầu năm 2027 | Trước 05/6/2027 | Theo quy định hiện hành, nếu chưa có văn bản thay đổi |
Về thời điểm chốt số liệu, pháp luật không ấn định một ngày cố định trên toàn quốc. Ở kỳ cuối năm 2025, Sở Nội vụ TP.HCM hướng dẫn thông tin sử dụng lao động tính đến ngày 15/11/2025. Doanh nghiệp nên theo dõi hướng dẫn của Sở Nội vụ nơi đặt trụ sở cho kỳ 2026.
Cách 1: Nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thực hiện thế nào?
Đây là cách mặc định theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP. Trình tự thực hành mà các chuyên gia tại MAN thường hướng dẫn khách hàng gồm 5 bước:
- Rà soát dữ liệu lao động trên hệ thống BHXH. Cổng Dịch vụ công Quốc gia lấy dữ liệu lao động từ cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội, nên sai lệch phải được điều chỉnh ở BHXH trước.
- Đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia bằng tài khoản của tổ chức theo cơ chế đăng nhập hiện hành của Cổng.
- Chọn dịch vụ báo cáo tình hình thay đổi về lao động và kỳ báo cáo hằng năm, sau đó đối chiếu số liệu hệ thống với hồ sơ nội bộ.
- Gửi báo cáo theo Mẫu số 01/PLI và lưu lại biên nhận hoặc mã hồ sơ.
- Thông báo đến cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Một số địa phương từng yêu cầu đính kèm bản scan báo cáo có ký tên, đóng dấu (PDF) và bản Excel để tiện tổng hợp. Đường dẫn nộp trên Cổng cũng đã có điều chỉnh từ 29/5/2026, vì vậy nên kiểm tra hướng dẫn mới nhất của Sở Nội vụ trước khi nộp.
Cách 2: Khi nào được nộp báo cáo bằng bản giấy?
Bản giấy chỉ là phương án dự phòng. Điều 71 cho phép nộp bản giấy khi người sử dụng lao động không thể báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Báo cáo vẫn lập theo Mẫu số 01/PLI, gửi đến Sở Nội vụ, đồng thời thông báo cho cơ quan BHXH khu vực.
Kinh nghiệm của MAN: khi chọn cách này, hãy lưu lại bằng chứng về lý do không nộp được trực tuyến (ảnh chụp lỗi hệ thống, thời điểm truy cập). Hồ sơ này hữu ích nếu sau đó phát sinh câu hỏi về việc nộp đúng hạn.
| Tiêu chí | Cách 1: Trực tuyến | Cách 2: Bản giấy |
| Điều kiện áp dụng | Mặc định cho mọi người sử dụng lao động | Chỉ khi không thể nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia |
| Biểu mẫu | Mẫu số 01/PLI | Mẫu số 01/PLI |
| Nơi nhận | Sở Nội vụ, qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia | Sở Nội vụ |
| Thông báo BHXH khu vực | Bắt buộc | Bắt buộc |
| Bằng chứng đã nộp | Biên nhận, mã hồ sơ điện tử | Dấu tiếp nhận hoặc giấy biên nhận của Sở Nội vụ |
Doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế gửi báo cáo cho những cơ quan nào?
Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, báo cáo phải đến ba nơi: Sở Nội vụ, cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế. Quy định gửi thêm Ban quản lý được bổ sung bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP và tiếp tục được ghi nhận tại Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Đây là điểm doanh nghiệp FDI trong khu công nghiệp tại Bình Dương (nay thuộc TP.HCM), Đồng Nai hay Bắc Ninh hay bỏ sót nhất. Nộp đủ cho Sở Nội vụ nhưng quên Ban quản lý vẫn là nộp chưa đúng quy định.
Ai bắt buộc phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động?
Mọi “người sử dụng lao động” đều thuộc diện phải nộp, không phân biệt quy mô hay loại hình. Khái niệm này được định nghĩa tại khoản 2 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019:
“2. Người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động làm việc cho mình theo thỏa thuận; trường hợp người sử dụng lao động là cá nhân thì phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.”
Trên thực tế, các nhóm cần lưu ý gồm:
- Doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
- Chi nhánh, văn phòng đại diện có sử dụng lao động (Điều 71 nhắc rõ BHXH khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện).
- Hợp tác xã, hộ kinh doanh, hộ gia đình và cá nhân có thuê mướn lao động.
- Doanh nghiệp có lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế (gửi thêm Ban quản lý).
Ở kỳ cuối năm 2025, Sở Nội vụ TP.HCM ban hành Công văn 9002/SNV-VLATLĐ ngày 13/11/2025, xác định đối tượng báo cáo là cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có thuê mướn, sử dụng người lao động và có trụ sở, địa điểm hoạt động trên địa bàn thành phố.
Doanh nghiệp không thuê lao động có phải nộp không?
Nghĩa vụ gắn với tư cách “người sử dụng lao động”, tức là phải có thuê mướn, sử dụng người lao động. Đơn vị không thuê mướn, không sử dụng lao động thì không thuộc diện này. Tuy nhiên, MAN khuyến nghị kiểm tra kỹ: chỉ một hợp đồng lao động còn hiệu lực trong kỳ cũng đủ để phát sinh nghĩa vụ báo cáo.
Báo cáo này có vai trò gì trong quản trị thuế, kế toán và kiểm toán?
Báo cáo tình hình thay đổi về lao động không phải là tờ khai thuế. Nhưng số liệu của nó là một mảnh trong bức tranh mà cơ quan quản lý và kiểm toán viên dùng để đối chiếu. Các chuyên gia tại MAN với 30 năm kinh nghiệm lưu ý rằng rủi ro thuế thường lộ ra từ chỗ các nguồn số liệu không khớp nhau, chứ không phải từ một tờ khai đơn lẻ.
| Nguồn số liệu | Nơi tiếp nhận | Rủi ro khi lệch với các nguồn khác |
| Báo cáo tình hình thay đổi về lao động (Mẫu 01/PLI) | Sở Nội vụ, BHXH khu vực | Bị đặt câu hỏi khi thanh tra, kiểm tra lao động |
| Dữ liệu tham gia BHXH, BHYT, BHTN | Cơ quan BHXH | Truy thu, phạt về đóng bảo hiểm |
| Danh sách nhận thu nhập trên hồ sơ quyết toán thuế TNCN | Cơ quan thuế | Bị xem xét lại khấu trừ thuế và chi phí tiền lương |
| Sổ quản lý lao động, hợp đồng lao động, bảng lương | Lưu tại doanh nghiệp | Thiếu căn cứ chứng minh chi phí tiền lương |
Cụ thể, giá trị của báo cáo thể hiện ở ba điểm:
- Với kế toán thuế: chi phí tiền lương chỉ được trừ khi tính thuế TNDN nếu thực tế phát sinh, có hồ sơ chứng từ hợp lệ. Số lao động khai với Sở Nội vụ lệch xa bảng lương là dấu hiệu khiến cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
- Với kiểm toán: kiểm toán viên thường đối chiếu số lao động bình quân, quỹ lương và dữ liệu BHXH. Báo cáo định kỳ đúng hạn, đúng số liệu giúp phần hành tiền lương được kết luận nhanh hơn.
- Với quản trị chi phí: không phát sinh tiền phạt hành chính, vốn là khoản chi không được trừ khi tính thuế TNDN.
Đây cũng là lý do giải pháp từ MAN – Master Accountant Network luôn đặt việc đối soát số liệu lao động trong cùng quy trình với quyết toán thuế, thay vì xem đó là việc riêng của phòng nhân sự.
Không nộp báo cáo bị phạt bao nhiêu theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP?
Doanh nghiệp không báo cáo tình hình thay đổi về lao động bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng; cá nhân, hộ kinh doanh bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng. Căn cứ là Nghị định 283/2026/NĐ-CP ngày 15/7/2026, có hiệu lực từ 10/9/2026.
Điểm c khoản 2 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định:
“Điều 11. Vi phạm quy định về tuyển dụng, quản lý lao động
…
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với tổ chức, cá nhân có một trong các hành vi sau đây:
…
c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;”
Cũng tại Điều 11, hành vi không khai trình (nghĩa vụ một lần khi bắt đầu hoạt động) có khung phạt riêng:
“1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;”
Vì sao doanh nghiệp bị phạt gấp đôi?
Khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP xác định mức phạt ghi trong Nghị định là mức áp dụng cho cá nhân (trừ một số điều khoản được liệt kê riêng, không bao gồm Điều 11), và nêu rõ:
“Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.”
Điểm b khoản 2 Điều 7 xếp vào nhóm tổ chức: “Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp Việt Nam hoặc doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam”. Riêng khoản 3 Điều 7 quy định: “Hộ kinh doanh, hộ gia đình có hành vi vi phạm quy định tại Nghị định này bị xử phạt như đối với cá nhân.”
| Đối tượng vi phạm | Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động | Không khai trình việc sử dụng lao động |
| Cá nhân, hộ kinh doanh, hộ gia đình | 5.000.000 – 10.000.000 đồng | 1.000.000 – 3.000.000 đồng |
| Doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, tổ chức khác | 10.000.000 – 20.000.000 đồng | 2.000.000 – 6.000.000 đồng |
Thời hiệu xử phạt cũng cần nhớ. Điểm a khoản 4 Điều 3 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định thời hiệu “01 năm đối với vi phạm hành chính về lao động, bảo hiểm xã hội”. Nghĩa là việc bỏ sót kỳ cuối năm 2026 vẫn có thể bị xử lý trong năm 2027.
Tiền phạt do không nộp báo cáo có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Không. Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (Luật số 67/2025/QH15) quy định:
“Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
…
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
a) Khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều này;
b) Khoản tiền phạt do vi phạm hành chính;
…”
Như vậy, một khoản phạt 15 triệu đồng không chỉ là 15 triệu đồng tiền mặt. Doanh nghiệp còn mất phần thuế lẽ ra được giảm nếu đó là chi phí hợp lệ, và phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế khi quyết toán.
Những văn bản pháp luật nào liên quan đến báo cáo tình hình sử dụng lao động?
Bảng dưới đây tổng hợp các văn bản đang áp dụng cho kỳ báo cáo cuối năm 2026.
| Văn bản | Số hiệu, ngày ban hành | Nội dung liên quan |
| Bộ luật Lao động 2019 | Số 45/2019/QH14, ngày 20/11/2019 | Khoản 2 Điều 3 định nghĩa người sử dụng lao động; khoản 2 Điều 12 quy định nghĩa vụ khai trình và báo cáo định kỳ |
| Nghị định 145/2020/NĐ-CP | Ngày 14/12/2020 | Khoản 2 Điều 4 về báo cáo tình hình thay đổi lao động; ban hành Mẫu số 01/PLI và 02/PLI |
| Nghị định 35/2022/NĐ-CP | Ngày 28/5/2022 | Khoản 1 Điều 73 sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP: gửi thêm Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế |
| Nghị định 129/2025/NĐ-CP | Ngày 11/6/2025, hiệu lực 01/7/2025 | Điều 71: báo cáo gửi Sở Nội vụ, thông báo BHXH khu vực |
| Nghị định 283/2026/NĐ-CP | Ngày 15/7/2026, hiệu lực 10/9/2026 | Điều 11: mức phạt; Điều 7: phạt tổ chức gấp đôi; Điều 3: thời hiệu 01 năm |
| Luật Thuế TNDN 2025 | Số 67/2025/QH15, thông qua ngày 14/6/2025, hiệu lực 01/10/2025 | Điểm b khoản 2 Điều 9: tiền phạt vi phạm hành chính không được trừ |
| Công văn 9002/SNV-VLATLĐ | Sở Nội vụ TP.HCM, ngày 13/11/2025 | Hướng dẫn đối tượng báo cáo kỳ cuối năm 2025 (tham khảo cách địa phương triển khai) |
Case study: Doanh nghiệp FDI trong khu công nghiệp xử lý báo cáo cuối năm ra sao?
Tình huống điển hình từ thực tế tư vấn; thông tin nhận diện đã được thay đổi, số liệu mang tính minh họa.
Bối cảnh
Công ty TNHH Y (vốn nước ngoài, sản xuất bao bì) đặt nhà máy trong một khu công nghiệp tại Đồng Nai, sử dụng 420 lao động. Ở kỳ báo cáo trước, công ty đã nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia nhưng có ba thiếu sót:
- Không gửi báo cáo cho Ban quản lý khu công nghiệp.
- Số liệu Cổng lấy từ hệ thống BHXH lệch 18 người so với bảng lương, do 18 lao động đã nghỉ việc nhưng chưa được báo giảm BHXH.
- Không lưu biên nhận nộp, nên không chứng minh được thời điểm nộp khi được hỏi.
Cách xử lý
Khi rà soát cho kỳ cuối năm 2026, nhóm tư vấn của MAN thực hiện ba bước:
- Đối soát ba nguồn: danh sách BHXH, bảng lương tháng 10 và 11, sổ quản lý lao động. Hồ sơ báo giảm của 18 lao động được hoàn tất trước ngày chốt số liệu.
- Nộp đủ nơi, đúng hạn: nộp Mẫu 01/PLI qua Cổng ngày 01/12/2026, gửi Ban quản lý khu công nghiệp và thông báo BHXH khu vực trong cùng ngày.
- Lập bộ hồ sơ lưu: biên nhận điện tử, bản PDF có ký đóng dấu, bản Excel, và bảng đối chiếu với danh sách quyết toán thuế TNCN.
Kết quả đo lường được
| Chỉ tiêu | Trước khi rà soát | Sau khi rà soát |
| Chênh lệch số lao động BHXH và bảng lương | 18 người | 0 người |
| Số cơ quan nhận báo cáo | 2/3 | 3/3 |
| Rủi ro phạt không báo cáo đúng quy định | 10 – 20 triệu đồng | Không phát sinh |
| Thời gian hoàn tất | Không có quy trình | 3 ngày làm việc |
Điều đáng chú ý là chi phí ẩn. Nếu bị phạt ở mức 15 triệu đồng, công ty không được trừ khoản này khi tính thuế TNDN. Với thuế suất phổ thông 20%, doanh nghiệp mất thêm 3 triệu đồng lẽ ra đã tiết kiệm được nếu đó là chi phí hợp lệ.
Nhận định chuyên gia: Doanh nghiệp Việt thường gặp rủi ro gì khi nộp báo cáo này?
Các chuyên gia tại MAN với 30 năm kinh nghiệm kiểm toán và tư vấn thuế lưu ý rằng lỗi hiếm khi nằm ở việc “không biết phải nộp”. Lỗi thường nằm ở những chi tiết nhỏ quanh việc nộp. Dưới đây là năm rủi ro chúng tôi gặp nhiều nhất.
- Rủi ro 1: Nhầm khai trình với báo cáo định kỳ: Nhiều doanh nghiệp mới thành lập nghĩ rằng đã khai trình lúc bắt đầu hoạt động là xong. Thực tế đây là hai nghĩa vụ riêng, hai khung phạt riêng. Cách xử lý: đưa hai mốc 05/6 và 05/12 vào lịch tuân thủ năm, cùng các mốc kê khai thuế.
- Rủi ro 2: Dữ liệu BHXH chưa cập nhật nên báo cáo sai: Vì Cổng lấy dữ liệu từ hệ thống BHXH, một lao động nghỉ việc chưa báo giảm sẽ đi thẳng vào báo cáo. Lỗi này còn kéo theo rủi ro khác: khoản 2 Điều 12 Nghị định 283/2026/NĐ-CP phạt người sử dụng lao động không đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động khi nộp hồ sơ BHXH, với mức thấp nhất “Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 50 người lao động”.
- Rủi ro 3: Nộp chưa đủ nơi nhận: Doanh nghiệp trong khu công nghiệp thường quên Ban quản lý; doanh nghiệp nộp bản giấy thường quên thông báo BHXH khu vực. Cách xử lý: lập danh sách kiểm tra (checklist) nơi nhận ngay trên hồ sơ nộp.
- Rủi ro 4: Không lưu bằng chứng đã nộp: Khi thanh tra lao động hoặc kiểm toán hỏi, doanh nghiệp cần chứng minh đã nộp đúng hạn. Biên nhận điện tử, mã hồ sơ, dấu tiếp nhận nên được lưu cùng hồ sơ tiền lương của năm.
- Rủi ro 5: Ghi nhận sai khoản tiền phạt: Nếu đã bị phạt, một số kế toán vẫn đưa khoản phạt vào chi phí được trừ. Theo góc nhìn từ MAN, đây là lỗi dễ bị phát hiện khi quyết toán và làm phát sinh thêm rủi ro thuế. Khoản phạt phải được loại khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điểm chung của năm rủi ro trên là chúng đều có thể phòng ngừa bằng một quy trình đối soát đơn giản. Đó cũng là cách tối ưu chi phí thuế tại Việt Nam bền vững nhất: không tìm cách giảm nghĩa vụ, mà không để phát sinh khoản chi không được trừ ngay từ đầu.
Kết luận
2 cách nộp kèm hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm 2026 có thể tóm lại trong một câu: nộp Mẫu 01/PLI đến Sở Nội vụ trước 05/12/2026, ưu tiên qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thông báo BHXH khu vực, và gửi thêm Ban quản lý nếu có lao động trong khu công nghiệp, khu kinh tế. Làm đúng giúp doanh nghiệp tránh khoản phạt 10 – 20 triệu đồng không được trừ thuế, đồng thời giữ số liệu lao động, BHXH và thuế TNCN khớp nhau trước mùa quyết toán.
Các dịch vụ thuế tại MAN – Master Accountant Network
- Dịch vụ kế toán thuế
- Dịch vụ tư vấn thuế
- Dịch vụ quyết toán thuế
- Dịch vụ báo cáo thuế
- Dịch vụ hoàn thuế GTGT
Thông tin liên hệ dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
- Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
- LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên
Phụ trách sản xuất và kiểm duyệt nội dung chuyên môn bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán, Thuế và Tư vấn Tài chính doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp về hạn nộp và cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động
Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cuối năm 2026 là ngày nào?
Trước ngày 05/12/2026, theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP. Vì 05/12/2026 là Thứ Bảy, nên hoàn tất chậm nhất Thứ Sáu 04/12/2026.
Có bắt buộc nộp trực tuyến không?
Nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia là cách mặc định. Bản giấy chỉ dùng khi không thể nộp trực tuyến, và cả hai cách đều phải thông báo cho cơ quan BHXH khu vực.
Doanh nghiệp chỉ có 1 – 2 lao động có phải nộp không?
Có. Nghĩa vụ áp dụng cho mọi người sử dụng lao động có thuê mướn, sử dụng người lao động, không phân biệt số lượng.
Nộp trễ vài ngày có bị phạt không?
Có rủi ro. Điểm c khoản 2 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP xử phạt hành vi không báo cáo “theo quy định”, mà quy định đã ấn định thời hạn. Nếu đã trễ, hãy nộp ngay và lưu biên nhận, thay vì bỏ qua kỳ báo cáo.
Tiền phạt có được tính vào chi phí khi quyết toán thuế TNDN không?
Không. Điểm b khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN 2025 xếp khoản tiền phạt do vi phạm hành chính vào nhóm chi không được trừ.
