Những hành vi nào bị coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp? Đây là thắc mắc lớn của nhiều doanh nghiệp khi cơ quan thuế đẩy mạnh kiểm tra hóa đơn điện tử theo Law on Tax Administration 38/2019/QH14 and Decree 125/2020/ND-CP. Việc sử dụng chứng từ vi phạm không chỉ khiến doanh nghiệp bị loại chi phí được trừ, truy thu thuế GTGT và TNDN, mà còn dẫn đến mức phạt hành chính từ 20 triệu đến 50 triệu đồng hoặc bị xử lý hình sự.
Tóm tắt trọng tâm về những hành vi nào bị coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp
- What actions are considered the use of illegal invoices and documents? Đây là tập hợp 13 nhóm hành vi vi phạm pháp luật về quản lý thuế được quy định tại Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Các hành vi này được phân làm hai nhóm chính: 7 hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp và 6 hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ. Quy định áp dụng cho mọi doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh trên lãnh thổ Việt Nam.
- Việc nhận diện chính xác các hành vi này giúp nhà quản lý bảo vệ chi phí hợp lý, tránh bị ấn định thuế và phòng ngừa rủi ro pháp lý nghiêm trọng.
Tổng quan pháp lý: Những hành vi nào bị coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp?
Nghị định 125/2020/NĐ-CP là căn cứ pháp lý cốt lõi quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn. Trong văn bản này, Nhà nước phân biệt rõ hai khái niệm có tính chất pháp lý khác nhau nhưng đều dẫn đến hậu quả bị xử lý nghiêm khắc.
Hóa đơn, chứng từ là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp hạch toán và thực hiện nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, không phải mọi hóa đơn được lập hoặc sử dụng đều được pháp luật công nhận là hợp pháp. Sự phân định giữa “sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp” và “sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ” đóng vai trò quyết định trong việc xác định khung tiền phạt, nghĩa vụ khắc phục hậu quả cũng như trách nhiệm hình sự liên quan theo Bộ luật Hình sự.
Các chuyên gia tại MAN với 30 năm kinh nghiệm lưu ý rằng, việc nắm vững bản chất của từng nhóm hành vi sẽ giúp bộ phận kế toán thiết lập được quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ ngay từ khâu tiếp nhận chứng từ đầu vào.
Chi tiết 7 hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể 7 trường hợp hóa đơn, chứng từ bị xác định là không hợp pháp do bản chất chứng từ đó không có giá trị pháp lý hoặc được phát hành trái quy định.
| STT | Nhóm hành vi quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP |
| 1 | Hóa đơn, chứng từ giả; |
| 2 | Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; |
| 3 | Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế; |
| 4 | Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; |
| 5 | Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; |
| 6 | Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; |
| 7 | Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp. |
Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả
Hóa đơn, chứng từ giả là những chứng từ được in, tạo hoặc lập theo dạng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử nhưng không do cơ quan thuế phát hành, không được cơ quan thuế chấp nhận hoặc do tổ chức, cá nhân tự tạo mà không đăng ký.
Trong môi trường hóa đơn điện tử hiện nay, hóa đơn giả thường xuất hiện dưới dạng các tệp dữ liệu XML bị can thiệp, làm giả chữ ký số hoặc giả mạo thông tin xác thực của Tổng cục Thuế. Việc hạch toán các hóa đơn này sẽ dẫn đến vi phạm nghiêm trọng.
Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng hoặc hết giá trị sử dụng
Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn chưa làm thủ tục thông báo phát hành hoặc chưa đăng ký thành công với cơ quan thuế theo quy định. Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm thủ tục thông báo hủy, hóa đơn bị thu hồi, hoặc hóa đơn thuộc các kỳ kê khai đã bị cơ quan thuế công bố không còn hiệu lực thi hành. Doanh nghiệp cần tra cứu kỹ trạng thái hóa đơn trên cổng thông tin của ngành Thuế.
Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế
Khi doanh nghiệp nợ thuế quá hạn, cơ quan thuế áp dụng biện pháp cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn. Mọi hóa đơn xuất ra trong thời gian bị áp dụng quyết định cưỡng chế đều bị coi là không hợp pháp. Trường hợp ngoại lệ duy nhất là doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp thuận cho phép sử dụng từng hóa đơn lẻ theo từng lần phát sinh doanh thu để có nguồn tiền nộp ngân sách nhà nước.
Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký với cơ quan thuế
Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký xảy ra khi doanh nghiệp tự khởi tạo và xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng nhưng chưa gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT đến cơ quan thuế. Mọi hóa đơn lập ra trước thời điểm cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng đều bị xác định là hóa đơn không hợp pháp, không có giá trị để bên mua kê khai khấu trừ.
Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế
Đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn gửi cho người mua phải trải qua bước cấp mã của hệ thống Thuế. Nếu doanh nghiệp phát hành hóa đơn cho khách hàng mà chưa trải qua quá trình cấp mã của Tổng cục Thuế, hóa đơn đó hoàn toàn không có giá trị pháp lý để khấu trừ hay hạch toán chi phí hợp lý.
Sử dụng hóa đơn lập từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động
Trường hợp bên bán đã bỏ địa chỉ kinh doanh, bị cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, toàn bộ hóa đơn có ngày lập trên hóa đơn từ ngày xác định không hoạt động trở đi bị kết luận là hóa đơn không hợp pháp. Doanh nghiệp mua hàng sử dụng các hóa đơn này sẽ bị cơ quan thuế loại toàn bộ chi phí được trừ khi tính corporate income tax và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Sử dụng hóa đơn lập trước ngày bên bán ngưng hoạt động nhưng đã có kết luận vi phạm
Đối với hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế, nhưng cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp thì chứng từ đó không có giá trị hạch toán. Đây là rủi ro rất phổ biến khi doanh nghiệp mua hàng của các công ty ma được lập ra với mục đích bán hóa đơn rồi giải thể hoặc bỏ trốn khỏi địa phương.
Chi tiết 6 hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ theo Khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Khác với nhóm 7 hành vi trên, nhóm 6 hành vi dưới đây tập trung vào cách thức sử dụng hóa đơn, chứng từ để gian lận, hạch toán sai lệch dù bản thân form mẫu hóa đơn có thể được phát hành đúng quy trình.
| STT | Nhóm hành vi quy định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP |
| 1 | Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; |
| 2 | Hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả; |
| 3 | Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn; |
| 4 | Hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác; |
| 5 | Hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra; |
| 6 | Hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ. |
Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa
Hóa đơn thiếu các tiêu thức bắt buộc như tên, mã số thuế, địa chỉ bên mua hoặc bên bán, tên hàng hóa dịch vụ, chữ ký số, hoặc hóa đơn giấy bị tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định sẽ bị coi là sử dụng không hợp pháp. Trường hợp hóa đơn điện tử có sự sai lệch thông tin mà không lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng đối mặt với rủi ro bị cơ quan thuế từ chối chấp nhận.
Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống
Hóa đơn, chứng từ khống là hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ. Hành vi phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh, lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả để tăng chi phí hợp lý đều thuộc nhóm vi phạm nghiêm trọng có thể bị xử lý hình sự.
Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hoặc sai lệch tiêu thức giữa các liên
Đối với hóa đơn giấy nhiều liên, việc ghi thông tin chênh lệch giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn là hành vi gian lận thuế rõ ràng. Dù hiện nay hóa đơn điện tử đã phổ biến, quy định này vẫn áp dụng xử phạt đối với các chứng từ, hóa đơn đặc thù còn lưu hành dưới dạng giấy hoặc hóa đơn in từ máy tính tiền.
Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa
Quay vòng hóa đơn là việc sử dụng một bộ hóa đơn hợp pháp để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông trên thị trường. Hành vi dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác cũng bị khép vào hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn.
Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ
Doanh nghiệp thu mua hàng hóa trôi nổi không có hóa đơn trên thị trường, sau đó dùng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc bán ra. Mọi hành vi mượn hoặc mua hóa đơn của bên thứ ba để nhét vào chi phí đầu vào nhằm hợp thức hóa nguồn gốc hàng hóa và trừ thuế TNDN đều bị coi là vi phạm pháp luật nghiêm trọng.
Hóa đơn, chứng từ đã được cơ quan chức năng kết luận là sử dụng không hợp pháp
Khi cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ, toàn bộ các bên sử dụng hóa đơn đó phải chịu trách nhiệm pháp lý. Doanh nghiệp mua hàng không thể lấy lý do không biết để miễn trừ nghĩa vụ thuế đối với các chứng từ đã có kết luận vi phạm chính thức từ cơ quan thẩm quyền.
Chi tiết các đối tượng chịu tác động và phạm vi áp dụng quy định
Quy định về việc nhận diện những hành vi nào bị coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp được áp dụng rộng rãi cho mọi thực thể tham gia vào nền kinh tế.
| Đối tượng chịu tác động |
Trách nhiệm pháp lý và phạm vi áp dụng chính |
| Doanh nghiệp, Tổ chức kinh tế | Rà soát hóa đơn đầu vào, xuất hóa đơn đầu ra đúng thực tế kinh doanh, chịu trách nhiệm giải trình chi phí. |
| Hộ kinh doanh, Cá nhân kinh doanh | Sử dụng đúng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh. |
| Khách hàng cá nhân, Người tiêu dùng | Kiểm tra hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ để bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và tính hợp lệ của chứng từ. |
| Cơ quan quản lý thuế, Cơ quan Công an | Thanh tra, kiểm tra, phát hiện, truy thu thuế và xử lý vi phạm hành chính hoặc hình sự đối với hành vi gian lận. |
Theo góc nhìn từ MAN, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) là nhóm dễ mắc sai phạm nhất. Nguyên nhân do trình độ kiểm soát nội bộ còn hạn chế và tâm lý chủ quan khi chọn lựa nhà cung cấp cấp thấp trên thị trường.
Mốc thời gian và điều kiện thực tế xác định hóa đơn không hợp pháp
Xác định chính xác mốc thời gian vi phạm là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp bảo vệ lợi ích hợp pháp khi làm việc với đoàn thanh tra thuế.
| Điều kiện và mốc thời gian | Quy tắc xác định tính hợp pháp của hóa đơn |
| Trước ngày bên bán ngừng hoạt động | Hóa đơn được xem xét chấp nhận nếu doanh nghiệp chứng minh được giao dịch thực tế, trừ khi có kết luận vi phạm của cơ quan chức năng. |
| Từ ngày bên bán ngừng hoạt động | Mọi hóa đơn phát sinh từ mốc thời gian này trở về sau đều tự động bị coi là hóa đơn không hợp pháp. |
| Thời điểm bị cưỡng chế hóa đơn | Mọi hóa đơn xuất ra trong thời gian quyết định cưỡng chế có hiệu lực đều không có giá trị pháp lý (trừ hóa đơn lẻ do thuế cấp). |
| Thời điểm cơ quan công an ban hành kết luận | Hóa đơn lập tại bất kỳ thời điểm nào nằm trong danh mục vi phạm theo kết luận điều tra đều bị hủy bỏ giá trị hạch toán. |
Doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống cảnh báo tự động để cập nhật trạng thái của đối tác, tránh trường hợp nhận hóa đơn từ các đơn vị đã bị đóng mã số thuế.
Tổng hợp văn bản pháp luật, Nghị định và Công văn thuế liên quan
Việc quản lý hóa đơn, chứng từ tại Việt Nam được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật quy chuẩn. Doanh nghiệp cần cập nhật các văn bản dưới đây để phục vụ công tác kê khai và bảo vệ chi phí.
| Document number | Date of issuance | The main content of the regulations |
| Luật 38/2019/QH14 | 13/06/2019 | Luật Quản lý thuế, quy định nền tảng về hóa đơn điện tử toàn quốc. |
| Decree 123/2020/ND-CP | 19/10/2020 | Quy định về hóa đơn, chứng từ, hình thức và nguyên tắc khởi tạo. |
| Decree 125/2020/ND-CP | 19/10/2020 | Quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (Điều 4). |
| Công văn 1798/TCT-CS | 16/05/2023 | Rà soát, xử lý hóa đơn không hợp pháp, quản lý rủi ro doanh nghiệp. |
| Công văn 524/TCT-CS | 20/02/2024 | Tăng cường kiểm tra, phát hiện vi phạm về hóa đơn điện tử trôi nổi. |
| Bộ luật Hình sự 2015 (Sửa đổi 2017) | 27/11/2015 | Điều 203 quy định về Tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn. |
So sánh Hóa đơn không hợp pháp và Sử dụng không hợp pháp hóa đơn
Nhằm giúp kế toán phân biệt rõ ràng hai khái niệm thường gây nhầm lẫn tại Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, MAN lập bảng so sánh tiêu chí chi tiết dưới đây.
| Comparison criteria | Sử dụng hóa đơn không hợp pháp (Khoản 1 Điều 4) | Sử dụng không hợp pháp hóa đơn (Khoản 2 Điều 4) |
| Bản chất pháp lý | Tờ hóa đơn hoặc chứng từ tự thân nó không có giá trị pháp lý hoặc phát hành sai quy định. | Tờ hóa đơn có thể được phát hành đúng quy trình nhưng cách thức sử dụng bị gian lận. |
| Yếu tố vi phạm | Hóa đơn giả, chưa hoặc hết hạn, bị ngừng mã, bên bán ngừng hoạt động. | Nghiệp vụ kinh tế không có thật (khống), lệch liên, quay vòng, mượn hóa đơn. |
| Mức độ cố ý | Thường do bên mua không kiểm tra trạng thái pháp lý của bên bán tại thời điểm giao dịch. | Thường có hành vi cố ý gian lận chi phí hoặc hợp thức hóa hàng hóa trôi nổi. |
| Hệ quả truy thu | Bị loại toàn bộ chi phí TNDN và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. | Bị loại chi phí, xử phạt hành vi gian lận thuế, truy thu tiền chậm nộp. |
| Chuyển hình sự | Có thể bị xem xét nếu cố ý sử dụng hóa đơn giả số lượng lớn. | Rất dễ bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 203 Bộ luật Hình sự. |
Case study thực tế: Bài học đắt giá từ vi phạm hóa đơn tại doanh nghiệp thương mại
Để minh họa cụ thể cho rủi ro khi vi phạm quy định hóa đơn, hãy cùng phân tích một tình huống thực tế do đội ngũ chuyên gia MAN tư vấn xử lý cho khách hàng.
Situational context
Công ty Cổ phần Thương mại X hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị điện tử tại TP. Hồ Chí Minh. Năm 2023, công ty thu mua lô hàng linh kiện trị giá 3,5 tỷ đồng (chưa thuế GTGT) từ Công ty Y. Công ty Y đã xuất đầy đủ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và Công ty X đã thanh toán qua ngân hàng 100%.
Risk arises
Tháng 8/2025, Công ty X nhận được thông báo từ Chi cục Thuế quản lý yêu cầu giải trình về 5 tờ hóa đơn mua của Công ty Y. Cơ quan Thuế cho biết, Công ty Y đã bị kết luận bỏ địa chỉ kinh doanh từ tháng 11/2024. Đồng thời, cơ quan công an xác định Công ty Y là công ty chuyên bán hóa đơn khống.
- Tháng 05/2023: Công ty X mua hàng 3,5 tỷ đồng, nhận hóa đơn điện tử từ Công ty Y (có mã thuế, chuyển khoản 100%).
- Tháng 11/2024: Công ty Y bỏ địa chỉ kinh doanh, bị cơ quan chức năng kết luận là đơn vị vi phạm.
- Tháng 08/2025: Cơ quan Thuế gửi thông báo truy thu Công ty X đối với lô hóa đơn mua năm 2023.
Hậu quả tài chính ban đầu
Cơ quan Thuế đưa ra phương án xử lý dự kiến đối với Công ty X:
- Loại bỏ 3,5 tỷ đồng chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (truy thu 20% thuế TNDN = 700 triệu đồng).
- Loại bỏ 350 triệu đồng thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ.
- Phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp (20% trên tổng số thuế truy thu) = 210 triệu đồng.
- Phạt tiền chậm nộp thuế (tính 0.03%/ngày trên số thuế nợ trong hơn 400 ngày).
- Tổng số tiền nguy cơ phải nộp thêm lên tới hơn 1,4 tỷ đồng.
Solutions from MAN – Master Accountant Network
Nhận được sự hỗ trợ từ MAN, đội ngũ chuyên gia với hơn 30 năm kinh nghiệm đã nhanh chóng tiến hành các bước chứng minh tính trung thực của giao dịch:
- Bước 1: Thu thập hồ sơ thực tế. MAN hướng dẫn Công ty X gom lại toàn bộ biên bản giao nhận hàng hóa có chữ ký người vận chuyển, phiếu xuất kho bên bán, phiếu nhập kho bên mua, và dữ liệu trích xuất từ camera kho hàng thời điểm nhập hàng.
- Bước 2: Chứng minh dòng tiền. Trích xuất sao kê ngân hàng đối ứng thể hiện rõ dòng tiền đi từ tài khoản Công ty X sang đúng tài khoản đăng ký của Công ty Y, không có sự vòng vèo hoàn tiền mặt lại cho lãnh đạo.
- Bước 3: Giải trình với cơ quan thuế. Làm văn bản giải trình chi tiết chứng minh thời điểm giao dịch năm 2023, Công ty Y vẫn đang hoạt động bình thường, hóa đơn có mã hợp lệ. Công ty X là bên mua hàng thật, không biết và không thể biết hành vi vi phạm sau này của bên bán.
Kết quả giải trình
Nhờ hồ sơ chứng minh giao dịch có thật và lập luận pháp lý chặt chẽ từ MAN, cơ quan thuế đã chấp nhận giữ nguyên chi phí TNDN hợp lý cho Công ty X. Công ty X chỉ bị điều chỉnh giảm trừ VAT đầu vào do bên bán không kê khai nộp thuế, tránh được khoản phạt gian lận thuế và truy thu TNDN trị giá hàng tỷ đồng.
Nhận định chuyên gia MAN: Rủi ro thường gặp và chiến lược quản trị hóa đơn
Thực tế kiểm toán tại hàng trăm doanh nghiệp tại Việt Nam cho thấy, phần lớn rủi ro thuế phát sinh không xuất phát từ việc doanh nghiệp cố tình gian lận, mà do sự thiếu sót trong khâu kiểm soát hóa đơn đầu vào.
Các chuyên gia tại MAN với 30 năm kinh nghiệm lưu ý rằng, sự chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP khiến việc kiểm tra hóa đơn trở nên khắt khe hơn. Cơ quan thuế hiện sở hữu công cụ truy vết tự động. Chỉ cần một nhà cung cấp trong chuỗi ứng biến bị đưa vào danh sách rủi ro, toàn bộ hóa đơn đầu vào của các đối tác liên quan sẽ bị đưa vào diện nghi vấn.
Quy trình 5 bước kiểm soát rủi ro hóa đơn đầu vào do MAN đề xuất:
- Bước 1: Kiểm tra trạng thái MST doanh nghiệp bán trên Trắc cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế.
- Bước 2: Đối chiếu file XML gốc, không chỉ kiểm tra bản thể hiện PDF.
- Bước 3: Xác thực chữ ký số và tính hợp lệ của Mã cơ quan thuế cấp trên hệ thống.
- Bước 4: Đảm bảo trùng khớp 100% giữa Hóa đơn, Hợp đồng, Biên bản giao nhận và Dòng tiền qua Ngân hàng.
- Bước 5: Lưu trữ tập trung hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế như phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu, hình ảnh hàng hóa.
Giải pháp từ MAN – Master Accountant Network giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình soát xét hóa đơn tự động, tự động tra cứu trạng thái hoạt động của nhà cung cấp định kỳ, từ đó loại bỏ rủi ro bị truy thu thuế TNDN và GTGT trước khi kỳ quyết toán thuế diễn ra.
Conclude
Việc nhận diện chính xác những hành vi nào bị coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp đóng vai trò quyết định đối với sự an toàn tài chính và uy tín pháp lý của doanh nghiệp. Việc chủ động rà soát, loại bỏ chứng từ rủi ro giúp nhà quản lý bảo vệ chi phí hợp lý, loại trừ nguy cơ bị phạt chậm nộp và ấn định thuế khi làm việc với cơ quan thanh tra.
Tax services at MAN – Master Accountant Network
- Tax accounting services
- Tax consulting services
- Tax settlement services
- Tax reporting services
- VAT refund service
Service contact information at MAN – Master Accountant Network
- Address: No. 19A, Street 43, Tan Thuan Ward, Ho Chi Minh City
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- E-mail: man@man.net.vn
- Google Business Profile: View MAN – Master Accountant Network's Google Business Profile
- LinkedIn Founder: View expert Le Hoang Tuyen's LinkedIn profile.
Responsible for production and professional content review by: Mr. Le Hoang Tuyen – Founder & CEO of MAN – Master Accountant Network, CPA Vietnam with over 30 years of experience in accounting, auditing, taxation, and corporate financial consulting.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về những hành vi nào bị coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp
Mua hàng của doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh có bị phạt không?
Nếu thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp bán đã có thông báo bỏ địa chỉ kinh doanh thì hóa đơn đó là không hợp pháp và doanh nghiệp mua sẽ bị xử phạt. Nếu hóa đơn lập trước thời điểm cơ quan thuế thông báo và doanh nghiệp chứng minh được giao dịch có thật, chi phí vẫn có thể được xem xét chấp nhận.
Sử dụng hóa đơn không hợp pháp bị phạt bao nhiêu tiền?
Theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, trừ trường hợp bị xử phạt về hành vi trốn thuế hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Làm thế nào để biết hóa đơn điện tử có hợp pháp hay không?
Doanh nghiệp cần truy cập Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn để kiểm tra trạng thái tồn tại của hóa đơn, thông tin người bán và tính hợp lệ của mã cơ quan thuế cấp.
Hóa đơn bị tẩy xóa thông tin có được chấp nhận không?
Không. Theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn và chứng từ đó không có giá trị để hạch toán chi phí hay khấu trừ thuế.
Xử lý thế nào khi vô tình nhận phải hóa đơn khống từ nhà cung cấp?
Khi phát hiện hóa đơn đã kê khai thuộc diện hóa đơn khống hoặc của doanh nghiệp ma, doanh nghiệp cần chủ động lập hồ sơ khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT được khấu trừ và giảm chi phí TNDN tương ứng trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
